Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là gì?
Một hệ thống thông tin kế toán (AIS) liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu tài chính và kế toán được sử dụng bởi người dùng nội bộ để báo cáo thông tin cho các nhà đầu tư, chủ nợ và cơ quan thuế. Nó thường là một phương pháp dựa trên máy tính để theo dõi hoạt động kế toán kết hợp với các nguồn lực công nghệ thông tin. AIS kết hợp các thông lệ kế toán truyền thống, chẳng hạn như việc sử dụng Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP), với các tài nguyên công nghệ thông tin hiện đại.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) được sử dụng như thế nào
Một hệ thống thông tin kế toán chứa các yếu tố quan trọng khác nhau trong chu trình kế toán. Mặc dù thông tin trong hệ thống khác nhau giữa các ngành và quy mô kinh doanh, AIS điển hình bao gồm dữ liệu liên quan đến doanh thu, chi phí, thông tin khách hàng, thông tin nhân viên và thông tin thuế. Dữ liệu cụ thể bao gồm đơn đặt hàng và báo cáo phân tích, yêu cầu mua hàng, hóa đơn, sổ đăng ký kiểm tra, hàng tồn kho, bảng lương, sổ cái, số dư dùng thử và thông tin báo cáo tài chính.
Một hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin. Cấu trúc cơ sở dữ liệu này thường được lập trình với ngôn ngữ truy vấn cho phép thao tác bảng và dữ liệu. Một AIS có nhiều trường để nhập dữ liệu cũng như chỉnh sửa dữ liệu được lưu trữ trước đó. Ngoài ra, hệ thống thông tin kế toán thường là các nền tảng được bảo mật cao với các biện pháp phòng ngừa chống lại virus, tin tặc và các nguồn bên ngoài khác đang cố gắng thu thập thông tin. An ninh mạng ngày càng quan trọng khi ngày càng nhiều công ty lưu trữ dữ liệu của họ bằng điện tử.
Các kết quả đầu ra khác nhau của một hệ thống thông tin kế toán thể hiện tính linh hoạt của khả năng thao tác dữ liệu của nó. AIS tạo báo cáo bao gồm các báo cáo lão hóa phải thu dựa trên thông tin khách hàng, lịch trình khấu hao tài sản cố định và số dư dùng thử cho báo cáo tài chính. Danh sách khách hàng, tính toán thuế và mức tồn kho cũng có thể được sao chép. Tuy nhiên, thư từ, bản ghi nhớ hoặc bản trình bày không được đưa vào AIS vì các mục này không liên quan trực tiếp đến báo cáo tài chính hoặc sổ sách kế toán của công ty.
Lợi ích của hệ thống thông tin kế toán
Giao thoa liên ngành
Một hệ thống thông tin kế toán cố gắng để giao diện trên nhiều bộ phận. Trong hệ thống, bộ phận bán hàng có thể tải lên ngân sách bán hàng. Thông tin này được sử dụng bởi đội ngũ quản lý hàng tồn kho để tiến hành đếm hàng tồn kho và mua vật liệu. Khi mua hàng tồn kho, hệ thống có thể thông báo cho bộ phận tài khoản phải trả của hóa đơn mới. AIS cũng có thể chia sẻ thông tin về một đơn đặt hàng mới để các bộ phận sản xuất, vận chuyển và dịch vụ khách hàng nhận thức được việc bán hàng.
Kiểm soát nội bộ
Một phần không thể thiếu của hệ thống thông tin kế toán liên quan đến kiểm soát nội bộ. Các chính sách và thủ tục có thể được đặt trong hệ thống để đảm bảo rằng thông tin khách hàng, nhà cung cấp và thông tin kinh doanh nhạy cảm được duy trì trong một công ty. Thông qua việc sử dụng các phê duyệt truy cập vật lý, yêu cầu đăng nhập, nhật ký truy cập, ủy quyền và phân biệt nhiệm vụ, người dùng chỉ có thể bị giới hạn ở những thông tin liên quan cần thiết để thực hiện chức năng kinh doanh của mình.
