Hàng tồn kho định kỳ so với hàng tồn kho vĩnh viễn: Tổng quan
Hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn là hai phương pháp kế toán tương phản mà doanh nghiệp sử dụng để theo dõi số lượng sản phẩm họ có sẵn. Nhìn chung, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn mang lại nhiều lợi ích so với hệ thống định kỳ và hiện được sử dụng bởi tất cả các nhà bán lẻ lớn. Tuy nhiên, một chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn phải tính đến việc liệu lợi ích của việc cài đặt hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sẽ vượt xa chi phí bổ sung.
Hàng tồn kho định kỳ
Hệ thống định kỳ sử dụng số lượng vật lý không thường xuyên để đo lường mức độ tồn kho và giá vốn hàng bán (giá vốn hàng bán). Mua hàng hóa được ghi lại trong tài khoản mua hàng. Tài khoản tồn kho và giá vốn hàng bán được cập nhật vào cuối giai đoạn định sẵn, điều này có thể là một lần một tháng, một lần một quý hoặc một lần một năm. Giá vốn hàng bán là một thước đo kế toán quan trọng, khi được trừ vào doanh thu, cho thấy tỷ suất lợi nhuận gộp của công ty.
Giá vốn hàng bán theo hệ thống kiểm kê định kỳ được tính như sau:
Số dư đầu tiên của hàng tồn kho + Chi phí mua hàng tồn kho - Chi phí kết thúc hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán
Vì các doanh nghiệp thường mang sản phẩm trong hàng ngàn, việc thực hiện một số lượng vật lý có thể khó khăn và tốn thời gian. Hãy tưởng tượng việc sở hữu một cửa hàng cung cấp văn phòng và cố gắng đếm và ghi lại mọi bút bi trong kho. Bây giờ nhân lên cho một chuỗi cung ứng văn phòng. Vì những lý do này, nhiều công ty chỉ thực hiện một số lượng vật lý một lần một phần tư hoặc thậm chí một lần một năm. Đối với các công ty theo một hệ thống định kỳ, điều này có nghĩa là tài khoản hàng tồn kho và giá vốn hàng bán không nhất thiết phải rất mới hoặc chính xác.
Tồn kho vĩnh viễn
Ngược lại, hệ thống vĩnh viễn theo dõi số dư hàng tồn kho liên tục, với các cập nhật được thực hiện tự động bất cứ khi nào sản phẩm được nhận hoặc bán. Mua và trả lại ngay lập tức được ghi lại trong tài khoản hàng tồn kho. Miễn là không có trộm cắp hoặc thiệt hại, số dư tài khoản hàng tồn kho phải chính xác. Giá vốn hàng bán cũng được cập nhật liên tục khi mỗi lần bán được thực hiện. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sử dụng công nghệ kỹ thuật số để theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực bằng cách sử dụng các bản cập nhật được gửi điện tử đến cơ sở dữ liệu trung tâm.
Tại một cửa hàng tạp hóa sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, khi các sản phẩm có mã vạch được vuốt và thanh toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật mức tồn kho trong cơ sở dữ liệu.
Sự khác biệt chính
Hệ thống kế toán hàng tồn kho định kỳ thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ do chi phí mua công nghệ và nhân viên để hỗ trợ một hệ thống vĩnh viễn. Một doanh nghiệp, chẳng hạn như đại lý xe hơi hoặc phòng trưng bày nghệ thuật, có thể phù hợp hơn với hệ thống định kỳ do khối lượng bán hàng thấp và dễ dàng theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công. Tuy nhiên, việc thiếu thông tin chính xác về giá vốn hàng bán hoặc số dư tồn kho trong các giai đoạn khi không có số lượng hàng tồn kho vật lý gần đây có thể cản trở các quyết định kinh doanh.
Các doanh nghiệp có doanh số cao và nhiều cửa hàng bán lẻ (như cửa hàng tạp hóa hoặc hiệu thuốc) cần hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Khía cạnh công nghệ của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có nhiều ưu điểm như khả năng xác định dễ dàng hơn các lỗi liên quan đến hàng tồn kho. Hệ thống vĩnh viễn có thể hiển thị tất cả các giao dịch một cách toàn diện ở cấp độ đơn vị cá nhân. Theo hệ thống vĩnh viễn, các nhà quản lý có thể đưa ra thời điểm mua hàng thích hợp với kiến thức rõ ràng về số lượng hàng hóa có trong tay tại các địa điểm khác nhau. Việc theo dõi chính xác hơn mức tồn kho cũng cung cấp một cách tốt hơn để theo dõi các vấn đề như trộm cắp.
- Hệ thống kiểm kê định kỳ sử dụng số lượng vật lý không thường xuyên để đo mức tồn kho và giá vốn hàng bán (COGS). Hệ thống vĩnh viễn theo dõi số dư hàng tồn kho liên tục, với các cập nhật được thực hiện tự động mỗi khi nhận hoặc bán sản phẩm. hệ thống thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ, trong khi các doanh nghiệp có doanh số cao và nhiều cửa hàng bán lẻ (như cửa hàng tạp hóa hoặc hiệu thuốc) cần hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
