Phân tích Pareto là gì?
Phân tích Pareto là một kỹ thuật được sử dụng để ra quyết định kinh doanh dựa trên quy tắc 80/20. Đây là một kỹ thuật ra quyết định, phân tách thống kê một số yếu tố đầu vào hạn chế là có tác động lớn nhất đến kết quả, mong muốn hoặc không mong muốn.
Phân tích Pareto dựa trên ý tưởng rằng 80% lợi ích của dự án có thể đạt được bằng cách thực hiện 20% công việc hoặc ngược lại 80% các vấn đề được bắt nguồn từ 20% nguyên nhân.
Hiểu phân tích Pareto
Năm 1906, nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto đã phát hiện ra rằng 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của chỉ 20% người dân trong nước. Ông đã mở rộng nghiên cứu này và phát hiện ra rằng sự phân bổ tài sản không cân xứng cũng giống nhau trên khắp châu Âu. Quy tắc 80/20 được định nghĩa chính thức là quy tắc 20% dân số hàng đầu của một quốc gia chiếm khoảng 80% tài sản hoặc tổng thu nhập của quốc gia.
Joseph Juran, một nhà lý luận kinh doanh người Mỹ gốc Rumani, đã vấp phải công trình nghiên cứu của Pareto sau 40 năm kể từ khi nó được xuất bản, và đặt tên cho Nguyên tắc phân phối bất bình đẳng 80/20 của Pareto. Juran mở rộng Nguyên tắc của Pareto trong các tình huống kinh doanh để hiểu liệu quy tắc này có thể được áp dụng cho các vấn đề mà các doanh nghiệp phải đối mặt hay không. Ông quan sát thấy rằng trong các bộ phận kiểm soát chất lượng, hầu hết các lỗi sản xuất xuất phát từ một tỷ lệ nhỏ nguyên nhân của tất cả các lỗi, một hiện tượng mà ông mô tả là "số ít quan trọng và nhiều tầm thường".
Sau công việc của Pareto và Juran, Viện đổi mới và cải tiến NHS của Anh cung cấp rằng 80% sáng kiến đến từ 20% nhân viên; 80% các quyết định được đưa ra trong các cuộc họp đến từ 20% thời gian họp; 80% thành công của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn; và 80% khiếu nại bạn thực hiện là từ 20% dịch vụ của bạn.
Ngày nay, Phân tích Pareto được sử dụng bởi các nhà quản lý doanh nghiệp trong tất cả các ngành để xác định vấn đề nào gây ra nhiều vấn đề nhất trong các bộ phận, tổ chức hoặc lĩnh vực của họ. Một cách tiếp cận tốt thường bao gồm tiến hành một kỹ thuật thống kê, chẳng hạn như phân tích nguyên nhân và kết quả, để đưa ra một danh sách các vấn đề tiềm ẩn và kết quả của những vấn đề này. Theo thông tin được cung cấp từ phân tích nguyên nhân và kết quả, phân tích 80/20 có thể được áp dụng.
Chìa khóa chính
- Phân tích Pareto nói rằng 80% lợi ích hoặc kết quả của dự án đạt được từ 20% công việc, hoặc ngược lại, 80% vấn đề được truy tìm đến 20% nguyên nhân. Mỗi vấn đề hoặc lợi ích đều được cho điểm số dựa trên mức độ tác động đến công ty. Điểm càng cao, tác động càng lớn. Tôi phân bổ nguồn lực cho các vấn đề có điểm cao hơn, các công ty có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn bằng cách nhắm mục tiêu vào những người có tác động cao hơn đến doanh nghiệp.
Các bước phân tích Pareto
Bằng cách áp dụng quy tắc 80/20, các vấn đề có thể được sắp xếp dựa trên việc chúng có ảnh hưởng đến lợi nhuận, khiếu nại của khách hàng, sự cố kỹ thuật, lỗi sản phẩm hay sự chậm trễ và tồn đọng từ thời hạn bỏ lỡ. Mỗi vấn đề này được đưa ra một đánh giá dựa trên số tiền doanh thu hoặc doanh thu và thời gian bị mất hoặc số lượng khiếu nại nhận được. Bảng phân tích cơ bản của các bước có thể bao gồm:
- Xác định vấn đề hoặc sự cố Liệt kê hoặc xác định nguyên nhân của sự cố hoặc sự cố lưu ý rằng có thể có nhiều nguyên nhân Khắc phục sự cố bằng cách gán một số cho mỗi vấn đề ưu tiên vấn đề dựa trên mức độ tác động tiêu cực đối với công ty. dịch vụ khách hàng hoặc các vấn đề hệ thống Phát triển và thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết các vấn đề bằng cách tập trung vào các vấn đề được ghi điểm cao hơn trước
Không phải tất cả các vấn đề sẽ có điểm cao và một số vấn đề nhỏ hơn có thể không đáng để theo đuổi ban đầu. Bằng cách phân bổ nguồn lực cho các vấn đề có tác động cao hoặc điểm số cao hơn, các công ty có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn bằng cách nhắm mục tiêu các vấn đề có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận, doanh số hoặc khách hàng của mình.
Phân tích Pareto cho thấy một sự cải thiện không cân xứng có thể đạt được bằng cách xếp hạng các nguyên nhân khác nhau của một vấn đề và tập trung vào các giải pháp với tác động lớn nhất.
Ví dụ về phân tích Pareto
Một công ty có thể phát hiện ra sự gia tăng gần đây về lợi nhuận sản phẩm từ trang web bán lẻ quần áo trực tuyến. Vì số lượng lợi nhuận vượt quá một ngưỡng nhất định, các nhà phân tích của công ty bắt đầu nghiên cứu và theo dõi nguyên nhân. Nguyên nhân chính dường như là một trục trặc kỹ thuật với trang web truyền thông không chính xác kích cỡ quần áo được lựa chọn bởi người mua hàng trực tuyến trên một số bộ phận.
Vấn đề thứ yếu là trải nghiệm dịch vụ khách hàng kém dẫn đến việc người mua hàng chọn hoàn tiền thay vì đổi lấy quần áo có kích cỡ chính xác. Vì các vấn đề chuyển thành doanh thu bị mất cho công ty, các nhà phân tích chấm điểm các vấn đề sau dựa trên số tiền tổn thất doanh thu do từng vấn đề: trục trặc kỹ thuật, dịch vụ khách hàng kém và mất khách hàng trong dài hạn.
Một biểu đồ và biểu đồ Pareto có thể được sử dụng để xác định vấn đề mà công ty phải đối mặt. Biểu đồ có thể có vấn đề đã đăng ký "lợi nhuận cao từ cổng thông tin trực tuyến của nó." Danh sách các nguyên nhân sẽ được hiển thị trên biểu đồ với xếp hạng hoặc điểm số bên cạnh mỗi nguyên nhân.
Ví dụ, trục trặc kỹ thuật, trên thang điểm từ 1 đến 10, sẽ được cho điểm 10 và được xác định là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và yếu tố chính của doanh thu bị mất.
Dịch vụ khách hàng kém có kinh nghiệm của người mua hàng có thể được quy cho thực tế là các đại diện khách hàng chỉ giữ bí mật thông tin sai được truyền đạt cho họ do trục trặc. Do đó, trong khi khách hàng khăng khăng rằng đã mua áo cỡ L, đại diện có thể đã tự tin rằng khách hàng có lỗi và chiếc áo được đặt là cỡ S, dẫn đến sự không hài lòng và thất vọng cho khách hàng.
Với phân tích này, yếu tố dịch vụ khách hàng có thể được đánh giá 5 với hy vọng rằng một khi trục trặc được giải quyết, thông tin chảy đến đại diện sẽ phù hợp với phản hồi của khách hàng. Doanh thu bị mất do không chỉ mất khách hàng trong thời gian ngắn mà ngay cả sau khi trục trặc được khắc phục có thể dẫn đến điểm 8 cho danh mục này trên biểu đồ hoặc biểu đồ Pareto. Các nhóm có điểm số cao nhất trên bảng xếp hạng sẽ được ưu tiên cao nhất, trong khi các nhóm có điểm số thấp nhất sẽ có mức ưu tiên thấp nhất.
Điều quan trọng cần lưu ý là phân tích Pareto không cung cấp giải pháp cho các vấn đề, mà chỉ giúp doanh nghiệp xác định một vài nguyên nhân quan trọng của phần lớn các vấn đề của họ. Khi các nguyên nhân đã được xác định, công ty có thể tạo ra các chiến lược để giải quyết các vấn đề. Người ta tin rằng với Phân tích Pareto, 20% các vấn đề một khi được khắc phục, có thể cải thiện 80% kết quả của một công ty.
Cửa hàng bán lẻ trực tuyến có thể sử dụng một chiến lược để giành lại khách hàng đã mất và tăng doanh số. Công ty có thể thực hiện các chiến dịch bán hàng cho quần áo của mình để tăng doanh số mới và giảm giá hoặc giảm giá cho những khách hàng không hài lòng khỏi trục trặc để chiếm được lòng tin của khách hàng hiện tại.
Phân tích Pareto thường sẽ chỉ ra rằng có thể đạt được sự cải thiện không cân xứng bằng cách xếp hạng các nguyên nhân khác nhau của vấn đề và bằng cách tập trung vào các giải pháp hoặc vật phẩm có tác động lớn nhất. Tiền đề cơ bản là không phải tất cả các yếu tố đầu vào đều có tác động tương tự hoặc thậm chí tỷ lệ thuận với một đầu ra nhất định. Kiểu ra quyết định này có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực nỗ lực, từ chính sách của chính phủ đến các quyết định kinh doanh cá nhân.
