Tài khoản phải trả (AP) là gì?
Tài khoản phải trả (AP) là một tài khoản trong sổ cái chung thể hiện nghĩa vụ của một công ty trong việc trả một khoản nợ ngắn hạn cho các chủ nợ hoặc nhà cung cấp của công ty. Một cách sử dụng phổ biến khác của "AP" đề cập đến bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các khoản thanh toán của công ty cho các nhà cung cấp và các chủ nợ khác.
Chìa khóa chính
- Tài khoản phải trả là số tiền do nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được chưa được thanh toán. Tổng số tiền còn nợ của nhà cung cấp được hiển thị dưới dạng số dư tài khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán của công ty. AP từ giai đoạn trước xuất hiện trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Người quản lý có thể chọn thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán càng gần ngày đáo hạn càng tốt để cải thiện dòng tiền.
Tài khoản phải trả
Hiểu tài khoản phải trả (AP)
Số dư tài khoản phải trả (AP) của một công ty tại một thời điểm cụ thể sẽ xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của công ty trong phần nợ phải trả hiện tại. Tài khoản phải trả là các khoản nợ phải được thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định để tránh vỡ nợ. Ở cấp độ công ty, AP đề cập đến các khoản thanh toán nợ ngắn hạn do các nhà cung cấp. Khoản phải trả về cơ bản là IOU ngắn hạn từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp hoặc tổ chức khác. Bên kia sẽ ghi nhận giao dịch là sự gia tăng đối với các tài khoản phải thu với cùng số tiền.
Tài khoản phải trả (AP) là một con số quan trọng trong bảng cân đối kế toán của công ty. Nếu AP tăng trong khoảng thời gian trước đó, điều đó có nghĩa là công ty sẽ mua nhiều hàng hóa hoặc dịch vụ hơn bằng tín dụng, thay vì trả tiền mặt. Nếu AP của công ty giảm, điều đó có nghĩa là công ty đang trả các khoản nợ trong kỳ trước với tốc độ nhanh hơn so với việc mua các mặt hàng mới bằng tín dụng. Quản lý tài khoản phải trả là rất quan trọng trong việc quản lý dòng tiền của doanh nghiệp.
Khi sử dụng phương pháp gián tiếp để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, AP tăng hoặc giảm ròng từ giai đoạn trước xuất hiện trong phần trên cùng, dòng tiền từ hoạt động điều hành. Ban quản lý có thể sử dụng AP để thao túng dòng tiền của công ty ở một mức độ nhất định. Ví dụ: nếu ban quản lý muốn tăng dự trữ tiền mặt trong một thời gian nhất định, họ có thể kéo dài thời gian doanh nghiệp phải trả tất cả các tài khoản chưa thanh toán trong AP. Tuy nhiên, tính linh hoạt này để thanh toán sau phải được cân nhắc với các mối quan hệ đang diễn ra của công ty với các nhà cung cấp. Luôn luôn là thực hành kinh doanh tốt để thanh toán hóa đơn vào ngày đáo hạn của họ.
Ghi lại các tài khoản phải trả (AP)
Sổ sách kế toán kép đúng yêu cầu luôn phải có một khoản ghi nợ và tín dụng bù đắp cho tất cả các mục được thực hiện trong sổ cái. Để ghi lại các tài khoản phải trả, kế toán tín dụng các tài khoản phải trả khi nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn. Phần bù nợ cho mục này thường là một tài khoản chi phí cho hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng. Khoản ghi nợ cũng có thể vào tài khoản tài sản nếu mặt hàng được mua là tài sản có thể viết hoa. Khi hóa đơn được thanh toán, kế toán ghi nợ các tài khoản phải trả để giảm số dư nợ. Tín dụng bù đắp được thực hiện cho tài khoản tiền mặt, điều này cũng làm giảm số dư tiền mặt.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một doanh nghiệp nhận được hóa đơn $ 500 cho vật tư văn phòng. Khi bộ phận AP nhận được hóa đơn, nó ghi lại khoản tín dụng 500 đô la trong các tài khoản phải trả và khoản nợ 500 đô la cho chi phí cung cấp văn phòng. Khoản ghi nợ $ 500 cho chi phí cung cấp văn phòng chảy vào báo cáo thu nhập tại thời điểm này, vì vậy công ty đã ghi lại giao dịch mua hàng mặc dù tiền mặt chưa được thanh toán. Điều này phù hợp với kế toán dồn tích, trong đó chi phí được ghi nhận khi phát sinh thay vì khi tiền mặt thay đổi. Công ty sau đó thanh toán hóa đơn và kế toán nhập khoản tín dụng 500 đô la vào tài khoản tiền mặt và khoản ghi nợ 500 đô la cho các tài khoản phải trả.
Một công ty có thể có nhiều khoản thanh toán mở do nhà cung cấp bất cứ lúc nào. Tất cả các khoản thanh toán chưa thanh toán do nhà cung cấp được ghi lại trong tài khoản phải trả. Kết quả là, nếu bất cứ ai nhìn vào số dư trong các tài khoản phải trả, họ sẽ thấy tổng số tiền mà doanh nghiệp nợ tất cả các nhà cung cấp và người cho vay ngắn hạn. Tổng số tiền này xuất hiện trên bảng cân đối. Ví dụ: nếu doanh nghiệp ở trên cũng nhận được hóa đơn cho các dịch vụ chăm sóc cỏ với số tiền là 50 đô la, thì tổng số cả hai mục trong tài khoản phải trả sẽ bằng 550 đô la trước khi công ty trả hết các khoản nợ đó.
Tài khoản phải trả so với khoản phải trả thương mại
Mặc dù một số người sử dụng các cụm từ "tài khoản phải trả" và "khoản phải trả thương mại" có thể hoán đổi cho nhau, các cụm từ đề cập đến các tình huống tương tự nhưng hơi khác nhau. Các khoản phải trả thương mại tạo thành tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp của mình cho hàng hóa liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như vật tư kinh doanh hoặc nguyên vật liệu là một phần của hàng tồn kho. Tài khoản phải trả bao gồm tất cả các khoản nợ hoặc nghĩa vụ ngắn hạn của công ty.
Ví dụ: nếu một nhà hàng nợ tiền của một công ty thực phẩm hoặc đồ uống, những mặt hàng đó là một phần của hàng tồn kho, và do đó là một phần của các khoản phải trả thương mại của nó. Trong khi đó, nghĩa vụ đối với các công ty khác, chẳng hạn như công ty làm sạch đồng phục nhân viên của nhà hàng, rơi vào danh mục phải trả. Cả hai danh mục này đều thuộc danh mục tài khoản phải trả rộng hơn và nhiều công ty kết hợp cả hai theo các tài khoản phải trả.
Tài khoản phải trả so với tài khoản phải thu
Các khoản phải thu và các khoản phải trả về cơ bản là đối lập. Tài khoản phải trả là tiền mà công ty nợ nhà cung cấp, trong khi tài khoản phải thu là tiền mà công ty đang nợ, thường là của khách hàng. Khi một công ty giao dịch với tín dụng khác, một công ty sẽ ghi lại một mục vào các tài khoản phải trả trên sổ sách của họ trong khi công ty kia ghi lại một mục vào các tài khoản phải thu.
