Nhiều doanh nghiệp cung cấp một số hình thức của kế hoạch nghỉ hưu đủ điều kiện và, khi làm như vậy, họ thuộc các hướng dẫn quản trị của Đạo luật An ninh Thu nhập Nghỉ hưu của Nhân viên năm 1974 (ERISA). ERISA thiết lập các hướng dẫn và tiêu chuẩn tối thiểu được thiết kế để bảo vệ nhân viên của các công ty thuộc khu vực tư nhân tham gia vào các kế hoạch lợi ích hưu trí và phúc lợi. Các doanh nghiệp quản lý một kế hoạch nghỉ hưu đủ điều kiện không tuân thủ đầy đủ với ERISA có thể phải chịu các hình phạt tốn kém.
Nếu kế hoạch nghỉ hưu của nhân viên của bạn cung cấp thu nhập hưu trí trong tương lai hoặc cho phép nhân viên trì hoãn thu nhập để nghỉ hưu, thì đó là kế hoạch ERISA. Là chủ lao động cung cấp các lợi ích của chương trình ERISA này, bạn cũng được ERISA coi là người ủy thác có tên, chịu trách nhiệm quản lý các kế hoạch này và, tương tự, trách nhiệm của bạn là các kế hoạch của bạn không tuân thủ các hướng dẫn và tiêu chuẩn do ERISA thiết lập.
Tuân thủ ERISA
Đáp ứng các yêu cầu tuân thủ ERISA không phải là gánh nặng quá lớn. Trong khi có rất nhiều yêu cầu, một quản trị viên bên thứ ba (TPA) giỏi có thể gánh nhiều gánh nặng. Nhiều trong số các yêu cầu được định hướng theo lịch, yêu cầu các biểu mẫu nộp theo thời hạn cụ thể. Những ngày hạn chót này tạo thành một danh sách kiểm tra có thể được quản lý bởi TPA hoặc nhân viên nhân sự. Các yêu cầu khác phải được đáp ứng trên cơ sở đặc biệt khi hoàn cảnh ra lệnh.
Danh sách kiểm tra lịch ERISA
Quản lý các kế hoạch 401 (k) liên quan đến việc thực hiện một số nhiệm vụ tuân thủ ERISA nhất định theo lịch trình hàng năm. Đây là những nhiệm vụ phổ biến nhất phải là một phần trong danh sách kiểm tra của hầu hết các công ty.
Quý đầu tiên của Năm kế hoạch: Cung cấp báo cáo lợi ích quý IV cho những người tham gia kế hoạch không muộn hơn 45 ngày sau khi kết thúc quý. Thực hiện đóng góp của chủ lao động năm trước để khấu trừ thuế để tính trong năm trước.
Quý II: Cung cấp báo cáo lợi ích quý đầu tiên cho những người tham gia kế hoạch. Phân phối số tiền trả chậm vượt quá năm 2015 vượt quá giới hạn Mục 402 (g) của IRC. Đối với những người tham gia chương trình bước sang tuổi 70 trong năm trước, hãy phân phối Phân phối tối thiểu bắt buộc năm đầu tiên (RMD).
Quý III: Cung cấp báo cáo lợi ích quý hai. Mẫu đơn 5500 cho năm trước hoặc tệp Mẫu 5558 cho gia hạn 2, 5 tháng. Nếu tài liệu kế hoạch đã được sửa đổi trong năm trước, hãy phân phối Mô tả Kế hoạch Tóm tắt mới cho những người tham gia kế hoạch. Phân phối Báo cáo thường niên cho năm trước để lên kế hoạch cho người tham gia.
Quý IV: Cung cấp báo cáo lợi ích quý ba. Gửi các thông báo áp dụng cho những người tham gia, bao gồm cả các đợt hoặc thay đổi đối với kế hoạch bến cảng an toàn 401 (k), Giải pháp thay thế đầu tư mặc định đủ điều kiện (QĐIA) hoặc đăng ký tự động. Sửa bất kỳ lỗi kiểm tra ADP / ACP nào và đóng thuế tiêu thụ đặc biệt 10%.
Yêu cầu ERISA đang thực hiện
Một số yêu cầu ERISA đang diễn ra như một phần của quản trị kế hoạch hoặc được kích hoạt bởi các sự cố.
Tuân thủ Tài liệu Kế hoạch: Đảm bảo quản lý kế hoạch liên tục tuân thủ các điều khoản của tài liệu kế hoạch. IRS coi bất kỳ sự thất bại nào trong việc tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản của tài liệu kế hoạch là một khiếm khuyết hoạt động, nếu không được khắc phục, có thể dẫn đến việc bị loại khỏi kế hoạch.
Tiết lộ phí tham gia hàng năm: Tất cả nhân viên đủ điều kiện tham gia chương trình, nhân viên bị chấm dứt và người thụ hưởng có số dư tài khoản phải nhận được tiết lộ phí tham gia mỗi 12 tháng.
Thông báo về thay đổi kế hoạch: Người tham gia phải được thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với kế hoạch 30 đến 90 ngày trước ngày thay đổi có hiệu lực.
Cơ hội ghi danh: Tất cả nhân viên đã đáp ứng yêu cầu dịch vụ và độ tuổi của chương trình phải có cơ hội đăng ký. Họ sẽ nhận được tất cả các biểu mẫu và hướng dẫn cần thiết cùng với Mô tả Kế hoạch Tóm tắt và mọi thông báo tham gia có thể áp dụng.
Tuân thủ khoản vay: Đảm bảo các khoản nợ tồn đọng đang được hoàn trả theo các điều khoản chính sách của chương trình và lưu ý kỳ hạn của người vay.
Tiền gửi kịp thời: Đảm bảo rằng tiền trả chậm của nhân viên và các khoản thanh toán cho vay được gửi đúng hạn, thường là cùng lúc với tiền gửi thuế lương.
Thực hiện vệ sinh hàng quý: Rút ra số dư tài khoản nhỏ cho nhân viên bị chấm dứt. Xử lý mặc định cho vay và sử dụng bất kỳ khoản giả nào chưa được phân bổ.
Mặc dù hầu hết các yêu cầu này có thể được quản lý bởi TPA, nhà tài trợ kế hoạch sử dụng lao động có nhiệm vụ ủy thác để đảm bảo chúng được đáp ứng và thực hiện chính xác.
