Văn phòng hỗ trợ là gì?
Văn phòng hỗ trợ là một phần của một công ty gồm các nhân viên hành chính và hỗ trợ không phải là khách hàng. Các chức năng của văn phòng bao gồm các khu định cư, giải phóng mặt bằng, bảo trì hồ sơ, tuân thủ quy định, kế toán và dịch vụ CNTT. Ví dụ: một công ty dịch vụ tài chính được chia thành ba phần: văn phòng chính (ví dụ: bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng), văn phòng trung gian (quản lý rủi ro) và văn phòng hỗ trợ (dịch vụ hành chính và hỗ trợ).
Chìa khóa chính
- Văn phòng hỗ trợ là một phần của một công ty gồm các nhân viên hành chính và hỗ trợ, những người không phải là khách hàng. Các chức năng của văn phòng bao gồm các khu định cư, giải phóng mặt bằng, bảo trì hồ sơ, tuân thủ quy định, kế toán và dịch vụ CNTT. "Bắt nguồn khi các công ty đầu tiên thiết kế văn phòng của họ sao cho phần phía trước chứa các cộng sự tương tác với khách hàng và phần sau của văn phòng chứa các cộng sự không có tương tác với khách hàng, chẳng hạn như nhân viên kế toán.
Văn phòng hỗ trợ
Văn phòng hỗ trợ hoạt động như thế nào
Văn phòng hỗ trợ có thể được coi là một phần của một công ty chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các chức năng kinh doanh liên quan đến hoạt động của nó. Mặc dù có sự hiện diện dường như vô hình của họ, nhân viên văn phòng cung cấp các chức năng thiết yếu cho doanh nghiệp. Văn phòng hỗ trợ là một phần thiết yếu của bất kỳ công ty và chức danh công việc liên quan thường được phân loại trong "Hoạt động". Vai trò của họ cho phép và trang bị cho nhân viên văn phòng để thực hiện các nhiệm vụ đối mặt với khách hàng của họ. Văn phòng hỗ trợ đôi khi được sử dụng để mô tả tất cả các công việc không trực tiếp tạo ra doanh thu.
Thuật ngữ "văn phòng hỗ trợ" bắt nguồn khi các công ty đầu tiên thiết kế văn phòng của họ sao cho phần trước chứa các cộng sự tương tác với khách hàng và phần sau của văn phòng chứa các cộng sự không có tương tác với khách hàng, chẳng hạn như nhân viên kế toán.
Ví dụ về Back-Office
Ngày nay, hầu hết các vị trí back-office đều nằm cách xa trụ sở công ty. Nhiều người được đặt tại các thành phố nơi cho thuê thương mại không tốn kém, chi phí lao động thấp và có sẵn một đội ngũ lao động đầy đủ.
Ngoài ra, nhiều công ty đã chọn thuê ngoài và / hoặc vai trò văn phòng hỗ trợ ở nước ngoài để tiếp tục giảm chi phí. Công nghệ đã tạo điều kiện cho nhiều công ty có cơ hội cho phép sắp xếp công việc từ xa, trong đó các cộng sự làm việc tại nhà. Lợi ích bao gồm tiết kiệm tiền thuê và tăng năng suất. Ngoài ra, nhân viên văn phòng hỗ trợ từ xa cho phép các công ty tiếp cận nhân tài trong các lĩnh vực khác nhau và thu hút một nhóm ứng viên đa dạng.
Một số công ty cung cấp ưu đãi cho nhân viên và ứng viên chấp nhận vị trí từ xa. Ví dụ, một công ty dịch vụ tài chính yêu cầu kế toán cấp cao có thể cung cấp khoản trợ cấp nhà ở $ 500 mỗi tháng cho các CPA có kinh nghiệm để làm việc tại nhà. Nếu chi phí $ 1.000 mỗi tháng để đảm bảo không gian văn phòng cho mỗi cá nhân, khoản trợ cấp nhà ở $ 500 mỗi tháng sẽ giúp tiết kiệm tổng cộng $ 6.000 mỗi năm. Tiết kiệm chi phí có thể là đáng kể khi sử dụng nhiều chuyên gia từ xa.
Cân nhắc đặc biệt
Mặc dù nhân viên văn phòng không tương tác với khách hàng, họ có xu hướng tương tác tích cực với nhân viên văn phòng. Ví dụ, nhân viên bán hàng thiết bị sản xuất có thể tranh thủ sự giúp đỡ của nhân viên văn phòng để cung cấp thông tin chính xác về hàng tồn kho và cấu trúc giá. Các chuyên gia tiếp thị bất động sản thường xuyên tương tác với các đại lý bán hàng để tạo ra các tài liệu tiếp thị hấp dẫn và có liên quan, và các chuyên gia CNTT thường xuyên tương tác với tất cả các bộ phận trong công ty để đảm bảo các hệ thống hoạt động phù hợp.
