Thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?
Thẻ tín dụng doanh nghiệp là thẻ tín dụng được cấp cho nhân viên của các công ty được thành lập cho phép họ tính chi phí kinh doanh được ủy quyền của họ như ở khách sạn và vé máy bay mà không phải sử dụng thẻ hoặc tiền mặt của họ. Các thẻ này, mà còn được gọi là thẻ tín dụng thương mại, có thể làm cho nó dễ dàng hơn cho người lao động (và sử dụng lao động) để quản lý chi phí, và nhiều bổng lộc phục vụ như dặm khách hàng thường xuyên và truy cập vào phòng chờ sân bay.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp hoạt động như thế nào
Thẻ tín dụng doanh nghiệp được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các công ty đã thành lập, điển hình là những công ty có ít nhất 4 triệu đô la doanh thu hàng năm, hơn 15 người sử dụng thẻ và các khoản phí dự kiến từ 250.000 đô la trở lên mỗi năm. Trong khi hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả chủ sở hữu duy nhất và DBA, có thể nhận được một thẻ tín dụng doanh nghiệp nhỏ, thẻ công ty (như tên của nó) được dành riêng cho các tập đoàn. Điều đó có nghĩa là công ty phải được cấu trúc và đăng ký như một công ty S hoặc C để đủ điều kiện.
Các công ty phát hành thẻ tín dụng lớn, như American Express, Capital One, Citibank, Chase và Wells Fargo, cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp. Thẻ được phát hành dựa trên sức khỏe tài chính của công ty, không phải tài chính cá nhân của chủ sở hữu. Các công ty phát hành thẻ có thể, ví dụ, yêu cầu công ty phải có tài chính mạnh, cộng với thanh khoản và dòng tiền tốt.
Các công ty phát hành thẻ tín dụng doanh nghiệp thường muốn xem báo cáo tài chính được kiểm toán gần đây của công ty, chi tiết về cấu trúc và tổ chức của công ty, thông tin về thuế (bao gồm ID thuế liên bang) và thông tin liên hệ cho một nhân viên công ty được ủy quyền kinh doanh thay mặt cho công ty, chẳng hạn như chủ sở hữu, chủ tịch hoặc thủ quỹ.
Chìa khóa chính
- Thẻ tín dụng doanh nghiệp giúp chủ nhân và nhân viên dễ dàng quản lý chi phí hơn. Thẻ kết hợp được phát hành cho các công ty lớn hơn, được thành lập và khác với thẻ kinh doanh dành cho chủ sở hữu duy nhất và DBAs. Điều quan trọng là nhân viên phải học và làm theo thẻ tín dụng của công ty chính sách trước khi thực hiện bất kỳ khoản phí nào. Gửi tiền vào thẻ, nhân viên hoặc chủ lao động sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng.
Chủ lao động có thể cung cấp cho một số nhân viên một thẻ công ty để họ có thể thanh toán các chi phí kinh doanh đã được phê duyệt, chẳng hạn như khách sạn, bữa ăn, xe cho thuê và chuyến bay, và cũng có thể truy cập tiền mặt tại ATMs mà không cần sử dụng tiền của họ hoặc tiền ứng trước của công ty. Tên của công ty sẽ có trên thẻ, cùng với tên của nhân viên là chủ thẻ được chỉ định. Chữ ký của nhân viên ở mặt sau của thẻ, giống như trên thẻ tín dụng cá nhân.
Các loại thẻ tín dụng doanh nghiệp
Tùy thuộc vào loại thẻ tín dụng doanh nghiệp, nhân viên hoặc người sử dụng lao động sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng. Với thẻ trách nhiệm cá nhân, nhân viên có trách nhiệm thanh toán trực tiếp cho tổ chức phát hành thẻ tín dụng cho bất kỳ khoản phí nào, cộng với việc nộp báo cáo chi phí và nhận khoản bồi hoàn từ chủ lao động. Công ty phát hành thẻ tín dụng kiểm tra tín dụng của nhân viên trước khi đưa thẻ cho họ, nhưng đó là một loại kéo mềm mà không ảnh hưởng đến điểm tín dụng của họ.
Nếu đó là thẻ trách nhiệm của công ty, người sử dụng lao động sẽ thanh toán hóa đơn cho bất kỳ khoản phí nào được phê duyệt (mặc dù nhân viên có thể phải trả tiền trực tiếp cho công ty phát hành cho bất kỳ chi phí cá nhân hoặc trái phép nào). Do công ty chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn, nên công ty phát hành thẻ tín dụng thường không kiểm tra tín dụng của nhân viên, nhưng người đó có thể sẽ chịu trách nhiệm nộp báo cáo chi phí thường xuyên để công ty có thể điều chỉnh báo cáo thẻ mỗi tháng.
Trước khi một nhân viên sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp, họ nên tìm hiểu ai chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn mỗi tháng. Nếu họ chịu trách nhiệm, họ nên thiết lập một hệ thống để đảm bảo thanh toán đúng hạn và họ có sẵn tiền để trang trải số dư.
Lợi ích của thẻ tín dụng doanh nghiệp
Một lợi thế chính của thẻ tín dụng doanh nghiệp là giúp quản lý chi phí dễ dàng hơn cho người lao động và người sử dụng lao động. Từ góc độ kinh doanh, thẻ công ty cho phép nhà tuyển dụng đặt giới hạn về số lượng chủ thẻ có thể chi tiêu cho mỗi giao dịch, trên mỗi danh mục chi tiêu hoặc tổng thể. Công ty cũng có thể kiểm soát nơi thẻ có thể được sử dụng, giới hạn mua hàng cho các thương nhân cụ thể, loại thương nhân và địa điểm.
Từ quan điểm của nhân viên, thẻ trách nhiệm của công ty có thể có nghĩa là cứu trợ tài chính, vì nó loại bỏ sự cần thiết phải trả trước cho các chi phí liên quan đến kinh doanh và sau đó chờ hoàn trả. Một lợi ích khác là một số thẻ tín dụng doanh nghiệp cung cấp báo cáo chi phí điện tử tự động điền báo cáo chi phí của công ty với thông tin mua hàng, một tính năng giúp dễ dàng hơn (nghĩa là ít gặp rắc rối hơn) để gửi báo cáo kịp thời và chính xác.
Một lợi ích lớn khác là, tùy thuộc vào chủ lao động, chủ thẻ có thể giữ bất kỳ phần thưởng nào họ kiếm được khi sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp. Ví dụ, họ có thể kiếm và đổi phần thưởng cho chương trình khách hàng thường xuyên hoặc chương trình khách thường xuyên của khách sạn. Tất nhiên, người sử dụng lao động có thể quyết định giữ phần thưởng để bù đắp chi phí hàng năm của công ty hoặc cung cấp các ưu đãi cho nhân viên làm việc hiệu quả hàng đầu. Tuy nhiên, nhiều công ty lớn hơn cho phép nhân viên gặt hái những lợi ích của các chương trình phần thưởng vì làm như vậy có thể cải thiện tinh thần của nhân viên.
Ngoài các chương trình phần thưởng, nhiều thẻ tín dụng doanh nghiệp cung cấp các lợi ích mà khách du lịch thường xuyên sẽ đánh giá cao, chẳng hạn như quyền truy cập vào phòng chờ sân bay (một điểm cộng rất lớn nếu khách du lịch có thời gian nghỉ việc dài), dịch vụ hỗ trợ du lịch và khẩn cấp, thay thế thẻ khẩn cấp và giải ngân tiền mặt, và miễn trừ thiệt hại va chạm cho thuê xe. Đọc bản in đẹp trên thỏa thuận thẻ tín dụng để đảm bảo bạn hiểu cách thức các lợi ích này hoạt động. Ví dụ, để kích hoạt bảo hiểm ô tô khi thuê xe, bạn có thể phải hoàn thành toàn bộ giao dịch với thẻ tín dụng được bảo hiểm và từ chối miễn trừ thiệt hại do va chạm của công ty cho thuê. Khi nghi ngờ, hãy gọi số ở mặt sau của thẻ.
Chính sách công ty cho thẻ tín dụng doanh nghiệp
Nhân viên nên biết các chính sách của công ty họ liên quan đến thẻ công ty ngay từ đầu để tránh mắc sai lầm có thể dẫn đến ác mộng kế toán. Chủ thẻ nên tự làm quen với các yêu cầu báo cáo và chi tiêu chung của công ty và tìm hiểu xem họ có giới hạn chi tiêu áp dụng cho các danh mục nhất định hay không. Điều quan trọng nữa là tìm hiểu về bất kỳ quy tắc cụ thể nào của bộ phận hoặc vị trí. Giám đốc điều hành công ty, ví dụ, có thể sẽ có hồ sơ chi tiêu khác với, nói, quản lý trung gian.
Khi chủ thẻ tìm hiểu chính sách của công ty, họ nên tuân thủ. Nếu họ sử dụng thẻ của họ để mua một thứ gì đó không phải là chi phí kinh doanh được phê duyệt, điều đó có thể khiến họ trông tệ trong mắt chủ nhân của họ ngay cả khi đó là một sai lầm trung thực. Hơn nữa, nhiều công ty lớn có một người quản lý thẻ du lịch và giải trí về nhân viên có thể kiểm toán chi phí của nhân viên bất cứ lúc nào. Điều quan trọng đối với chủ thẻ là sử dụng lẽ thường để quyết định xem một khoản phí mà họ sắp thực hiện có liên quan đến công việc 100% hay không. Nếu không, họ nên đặt nó vào thẻ cá nhân của họ và sắp xếp nó sau nếu họ cảm thấy được hoàn trả toàn bộ hoặc một phần.
Để tránh những cơn ác mộng kế toán, hay, tệ hơn nữa, đừng trộn lẫn chi tiêu cá nhân với chi tiêu kinh doanh.
Trước khi thẻ tín dụng doanh nghiệp được kích hoạt, chủ lao động có thể cung cấp (hoặc yêu cầu) các buổi đào tạo thẻ tín dụng doanh nghiệp trực tiếp hoặc trực tuyến được thiết kế để giúp nhân viên tìm hiểu các chính sách. Ngoài ra, một nhà tuyển dụng có thể đăng và cập nhật các chính sách trên trang Intranet của mình. Luôn luôn là một ý tưởng tốt để được thông tin, tuân thủ các quy tắc và tránh làm bất cứ điều gì có thể dẫn đến giấy tờ thêm hoặc bị hiểu là gian lận. Chủ thẻ có thắc mắc về chính sách của chủ lao động nên liên hệ với người (hoặc bộ phận) quản lý chương trình.
Cân nhắc đặc biệt cho thẻ tín dụng doanh nghiệp
Bên cạnh việc hiểu và tuân theo các chính sách của công ty về giới hạn chi tiêu, các loại chi phí được phép và cách xử lý báo cáo chi phí, nhân viên cần lưu ý rằng nếu họ và không phải là chủ nhân của họ thì chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng, họ điểm tín dụng có thể giảm nếu họ tụt lại phía sau thanh toán. AmEx, ví dụ, báo cáo tài khoản cho phòng tín dụng nếu tài khoản quá hạn 180 ngày. Đó là một ý tưởng tốt để thiết lập một cảnh báo email như một lời nhắc nhở khi các khoản thanh toán đến hạn.
Cũng giống như bất kỳ thẻ tín dụng nào, nhân viên nên cẩn thận đối xử với thẻ tín dụng của công ty và giữ nó ở nơi an toàn để tránh mất cắp hoặc mất mát. Nếu một thẻ bị mất hoặc bị đánh cắp, nó cần được báo cáo càng sớm càng tốt để thẻ có thể bị hủy và thay thế.
