Tiền mặt là gì?
Một quỹ tiền mặt nhỏ là một lượng nhỏ tiền mặt được giữ trong tay để trả cho các chi phí nhỏ, chẳng hạn như vật tư văn phòng hoặc bồi hoàn. Một quỹ tiền mặt nhỏ sẽ trải qua các lần đối chiếu định kỳ, với các giao dịch cũng được ghi trên báo cáo tài chính. Có thể có một quỹ tiền mặt nhỏ, có thể là một ngăn kéo hoặc hộp, trong mỗi bộ phận cho các tập đoàn lớn hơn.
Chìa khóa chính
- Tiền mặt nhỏ hoặc quỹ tiền mặt nhỏ là một lượng nhỏ tiền mặt được sử dụng để thanh toán chi phí quá nhỏ để viết séc. Có thể có một ngăn kéo tiền mặt nhỏ hoặc hộp trong mỗi bộ phận cho các tập đoàn lớn hơn. Có thể sử dụng quỹ tiền mặt nhỏ cho vật tư văn phòng, thẻ cho khách hàng, hoa, trả tiền cho một bữa ăn trưa cho nhân viên, hoặc hoàn trả cho nhân viên cho các chi phí.
Hiểu về tiền mặt
Giao dịch tiền mặt nhỏ cung cấp sự thuận tiện cho các giao dịch nhỏ mà việc phát hành séc là không hợp lý hoặc không được chấp nhận. Lượng tiền mặt nhỏ mà một công ty coi là nhỏ sẽ khác nhau, với nhiều công ty giữ từ 50 đến 200 đô la như một quỹ tiền mặt nhỏ. Ví dụ về các giao dịch mà một quỹ tiền mặt nhỏ được sử dụng bao gồm:
- Vật tư văn phòng Bàn làm việc cho khách hàng Quyền hạn Trả tiền cho một bữa ăn trưa phục vụ cho một nhóm nhỏ nhân viên Trả tiền cho một nhân viên cho các chi phí nhỏ liên quan đến công việc
Người giám sát quỹ tiền mặt được chỉ định để giám sát quỹ. Các nhiệm vụ lưu ký thường bao gồm thực thi các quy tắc và quy định nhỏ về tiền mặt, yêu cầu bổ sung và cấp phát tiền.
Cân nhắc đặc biệt
Quỹ tiền mặt được điều chỉnh định kỳ để xác minh rằng số dư của quỹ là chính xác. Thông thường, khi số dư tiền mặt rơi xuống mức đặt trước, người giám sát áp dụng cho tiền mặt bổ sung từ nhân viên thu ngân. Tại thời điểm này, tổng số tất cả các khoản thu được tính toán để đảm bảo rằng nó phù hợp với số tiền được giải ngân từ ngăn kéo tiền mặt nhỏ. Nếu cần có tiền mới, nhân viên thu ngân viết một tấm séc mới để tài trợ cho người rút tiền nhỏ và đổi lại, các khoản thu từ các giao dịch mua đã làm cạn kiệt tiền mặt.
Quá trình đối chiếu đảm bảo rằng số dư còn lại của quỹ bằng với chênh lệch giữa số dư ban đầu trừ đi chi phí trên hóa đơn và hóa đơn. Nếu số dư còn lại ít hơn mức cần thiết thì sẽ thiếu. Nếu số dư còn lại nhiều hơn mức cần thiết thì sẽ có một khoản thừa. Mặc dù có thể có những phương sai nhỏ, nhưng khi mất cân bằng, nguồn gốc của sự khác biệt cần được xác định và sửa chữa.
Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) khuyên bạn nên nộp các phiếu rút tiền nhỏ và đính kèm chúng vào biên lai để ghi lại và ghi lại các chi phí tiền mặt nhỏ.
Yêu cầu đối với Petty Cash
Việc sử dụng một quỹ tiền mặt nhỏ lẻ phá vỡ sự kiểm soát nội bộ nhất định. Sự sẵn có của tiền mặt không có nghĩa là nó có thể được truy cập cho bất kỳ mục đích nào và bởi bất kỳ ai. Nhiều công ty sử dụng kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt để quản lý quỹ. Thông thường, các cá nhân hạn chế được ủy quyền phê duyệt các khoản giải ngân và chỉ có thể làm như vậy đối với các chi phí liên quan đến hoạt động hoặc hoạt động hợp pháp của công ty.
Một nhân viên thu ngân nhỏ có thể được chỉ định phát hành séc để tài trợ cho người rút tiền nhỏ và thực hiện các mục kế toán phù hợp. Người giám sát tiền mặt nhỏ lẻ bị buộc tội phân phối tiền mặt và thu thập các biên lai cho tất cả các giao dịch mua hoặc sử dụng tiền. Khi tổng số tiền mặt giảm dần, các khoản thu sẽ tăng và liên kết với tổng số tiền đã rút.
Bằng cách có một nhân viên thu ngân tiền mặt và một người giám sát tiền mặt nhỏ, quy trình kép giúp giữ an toàn cho các quỹ và đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào nó.
Ghi tiền mặt
Khi một quỹ tiền mặt nhỏ được sử dụng, các giao dịch tiền mặt nhỏ vẫn được ghi lại trên báo cáo tài chính. Không có mục nhật ký kế toán nào được thực hiện khi mua hàng được thực hiện bằng tiền lẻ, chỉ khi người giám sát cần thêm tiền mặt và đổi lấy biên lai, nhận được tiền mới mà các mục nhật ký được ghi lại. Mục nhật ký để cung cấp cho người giám sát nhiều tiền mặt hơn là một khoản ghi nợ cho quỹ tiền mặt nhỏ và tín dụng thành tiền mặt.
Nếu thiếu hoặc thừa, một mục nhật ký được ghi vào một tài khoản quá / ngắn. Nếu quỹ tiền mặt nhỏ hơn, tín dụng được nhập để thể hiện mức tăng. Nếu quỹ tiền mặt ngắn, một khoản ghi nợ được nhập để thể hiện khoản lỗ. Tài khoản quá hạn hoặc ngắn được sử dụng để cân bằng quỹ khi đối chiếu.
