Chi phí Backorder là gì?
Chi phí backorder bao gồm chi phí phát sinh bởi một doanh nghiệp khi không thể ngay lập tức điền đơn đặt hàng và hứa với khách hàng rằng nó sẽ được hoàn thành với ngày giao hàng muộn hơn. Chi phí backorder có thể được ước tính trực tiếp, gián tiếp hoặc mơ hồ. Như vậy, chi phí backorder thường liên quan đến phân tích chi phí ma sát. Bán hàng backorder thường làm giảm hiệu quả hoạt động của một công ty, mặc dù có thể đôi khi việc bán hàng backorder có thể có hiệu quả.
Hiểu chi phí Backorder
Chi phí phân phối và backorder có thể thêm một yếu tố bổ sung vào quản lý hàng tồn kho và kế toán tài chính. Các công ty cho phép bán hàng backorder sẽ nhận đơn đặt hàng cho một sản phẩm không có trong kho của họ và cung cấp thông báo cho khách hàng rằng việc giao đơn đặt hàng sẽ mất nhiều thời gian hơn so với thời gian giao hàng tiêu chuẩn.
Thông thường, một backorder phát sinh khi một khách hàng tiềm năng cố gắng đặt hàng cho một sản phẩm nhưng đơn hàng không thể được thực hiện ngay lập tức vì thương gia không có sẵn sản phẩm để bán tại thời điểm cụ thể đó. Trong trường hợp này, khách hàng được thông báo rằng sản phẩm là "được đặt hàng trước". Tại đây, khách hàng có thể quyết định tiếp tục giao dịch, thanh toán và chờ đợi sản phẩm mới. Khách hàng cũng có thể chỉ cần nói không và không hoàn thành đơn hàng hoặc tiếp tục đặt hàng nhưng hủy nếu họ tìm được sản phẩm thay thế có thể giao hàng nhanh hơn.
Các công ty cân nhắc chi phí backorder so với chi phí sản phẩm khác khi xác định xem có cho phép backorder hay không và chúng sẽ được quản lý như thế nào. Backordering không nhất thiết là một thực tiễn tốt nhất trong chuỗi cung ứng. Do đó, nhiều công ty không thực hiện phân phối lại, chỉ chọn cảnh báo cho khách hàng khi hàng tồn kho đã được xây dựng lại.
Phân tích chi phí Backorder có thể liên quan đến nhiều cân nhắc.
Phân tích chi phí Backorder
Nói chung, các công ty có thể thêm một số số liệu kiểm kê bổ sung để hiểu và phân tích các phân phối và chi phí backorder trong chuỗi cung ứng của họ. Hai trong số các số liệu bổ sung này bao gồm tỷ lệ backorder và chi phí backorder. Tỷ lệ backorder là tốc độ mà một sản phẩm cụ thể không thể được đáp ứng ngay lập tức thông qua các quy trình kiểm kê tiêu chuẩn.
Tỷ lệ backorder là một phép tính xác định số lượng backorder dưới dạng phần trăm của tổng số đơn đặt hàng trong một khoảng thời gian tổng thể. Ví dụ: nếu một công ty phải đặt hàng lại 10 đơn hàng trong thời gian một tuần khi nhận được tổng số 100 đơn hàng thì tỷ lệ đặt hàng hàng tuần của họ sẽ là 10%.
Các công ty cũng xem xét tổng chi phí của một backorder để tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Phân tích ma sát thường được sử dụng trong tính toán chi phí backorder vì nó cung cấp phân tích đầy đủ tất cả các chi phí trực tiếp, gián tiếp và mơ hồ. Các công ty thường có nguy cơ hủy bỏ cao khi các sản phẩm được đặt hàng trước. Các chi phí khác có thể bao gồm các yêu cầu dịch vụ khách hàng bổ sung, các điều khoản vận chuyển đặc biệt và doanh nghiệp bị mất.
Các công ty cũng có thể cần phải sử dụng các phương pháp kế toán thay thế để ghi lại các phân đoạn. Trong kế toán dồn tích, tất cả các khoản thu và chi phí được ghi nhận khi được ghi nhận. Tuy nhiên, do các dịch vụ hỗ trợ bị trì hoãn và có nguy cơ hủy bỏ cao hơn, các công ty có thể có khả năng tính đến các đơn đặt hàng này theo cách khác nhau và cũng có thể được thêm chi phí.
Nhìn chung, có thể bao gồm vô số cân nhắc khi tính toán chi phí backorder. Hơn nữa, chi phí backorder chắc chắn sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng sản phẩm. Các công ty thường xem xét mối quan hệ giữa chi phí nắm giữ hàng tồn kho và chi phí backorder để xác định số lượng hàng tồn kho cần giữ. Hàng tồn kho có thể được giữ trong thời gian dài mà không bị hư hỏng hoặc lỗi thời sẽ có chi phí thấp hơn.
Ngoài ra, hàng tồn kho phải được bán trong một khoảng thời gian ngắn sẽ có chi phí cao hơn vì rủi ro lỗi thời. Nếu chi phí vận chuyển của một đơn vị hàng tồn kho thấp hơn chi phí backorder cho mỗi đơn vị thì một công ty nên chọn giữ một lượng hàng tồn kho trung bình cao hơn so với yêu cầu để giảm thiểu các backorder. Nếu một công ty xác định rằng nó có chi phí backorder tương đối thấp, nó có khả năng có lợi cho công ty để thực hiện một hệ thống backorder.
Chìa khóa chính
- Chi phí backorder phát sinh khi một công ty phải trì hoãn việc giao đơn đặt hàng của khách hàng. Chi phí đặt hàng có thể trực tiếp, gián tiếp hoặc ước tính mơ hồ. Các công ty có thể chọn triển khai doanh số backorder nếu chi phí backorder thấp so với chi phí vận chuyển hàng tồn kho.
Cân nhắc đặc biệt: Quản lý hàng tồn kho và số liệu
Trong trường hợp cần quản lý hàng tồn kho, hầu hết các công ty đã xây dựng nghiêm ngặt quy trình quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa quy trình cung ứng và bán hàng. Kế toán tài chính bao gồm một số số liệu tồn kho quan trọng mà người quản lý hàng tồn kho thường được yêu cầu theo dõi và báo cáo. Một số trong các số liệu quan trọng bao gồm những điều sau đây.
Doanh thu hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho là một số liệu phân tích tài chính được tính bằng cách chia giá vốn hàng bán trên hàng tồn kho trung bình. Tính toán này cung cấp một số liệu thay thế cho thấy tần suất hàng tồn kho được thay thế hoặc chuyển qua. Vòng quay hàng tồn kho càng cao càng tốt vì điều này có nghĩa là có nhu cầu cao đối với một sản phẩm và hàng tồn kho đang được tích cực bổ sung để đáp ứng nhu cầu.
Ngày bán hàng tồn kho (DSI)
Số liệu này được sử dụng để phân tích số ngày một đơn vị hàng tồn kho được giữ trước khi được bán. Nó được tính bằng cách chia hàng tồn kho trung bình trên giá vốn hàng bán và sau đó nhân với số ngày trong kỳ. Điều này dẫn đến số ngày hàng tồn kho được tổ chức. Thông thường, số liệu này càng thấp càng tốt. Tuy nhiên, trong trường hợp hàng tồn kho đang cạn kiệt để nhanh chóng, điều quan trọng là phải tăng lượng hàng tồn kho trung bình để giảm thiểu vấn đề tồn đọng.
Các công ty cũng dựa vào các chiến lược hoạt động cũng như các quy trình riêng của họ để quản lý hàng tồn kho để tránh các vấn đề về backorder. Một số khái niệm và cân nhắc quan trọng này bao gồm những điều sau đây.
Số lượng sản xuất
Các công ty sản xuất hàng tồn kho của riêng họ có thể liên kết các số liệu quản lý hàng tồn kho của họ với sản xuất đầu ra sản xuất để tối ưu hóa nguồn cung của họ. Các công ty có thể hạ thấp sản xuất khi DSI đang tăng và tăng sản xuất khi DSI thấp. Các công ty cũng có thể có tùy chọn thay đổi hàng hóa mà họ sản xuất tùy thuộc vào số liệu quản lý hàng tồn kho của từng loại hàng hóa.
Số lượng kinh tế
Các công ty có thể sử dụng một quy trình quản lý hàng tồn kho rất cơ bản, luôn giữ một lượng hàng tồn kho cụ thể trong kho. Hàng tồn kho được theo dõi và đặt hàng một cách thường xuyên để đảm bảo rằng một số lượng kinh tế cụ thể được giữ ổn định.
Vừa kịp giờ
Chỉ trong thời gian quản lý hàng tồn kho là một phương pháp xử lý hàng tồn kho phổ biến. Phương pháp này có thể thay đổi tùy thuộc vào hàng tồn kho. Thông thường, nó tìm cách thu hút hàng tồn kho trong thời gian thực với các đơn đặt hàng. Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô có thể đặt hàng các bộ phận cần thiết cho một chiếc xe sau khi đơn đặt hàng đã được đặt. Nó có một lượng thời gian tương đối cụ thể để sản xuất chiếc xe cho phép các bộ phận được nhận và sử dụng trong sản xuất mà không bị giữ trong kho.
Trong một ví dụ khác, Walmart đã hoàn thiện mô hình hàng tồn kho đúng lúc để bán lẻ bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến. Công nghệ tiên tiến của nó cho phép cảnh báo tự động và thời gian thực cho các nhà cung cấp và vận chuyển, những người sau đó có thể chuyển hàng hóa đến các cửa hàng khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngay lập tức.
Khả năng của hệ thống quản lý hàng tồn kho và tăng cường sử dụng bán lẻ trực tuyến cùng với hệ thống quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực đã giúp giảm đáng kể vấn đề chi phí backorder. Các hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại có công nghệ có thể cho phép bổ sung nhanh chóng các sản phẩm nên thường có nhu cầu tối thiểu để cảnh báo khách hàng hoặc tạo ra một backorder.
Tuy nhiên, chi phí backorder có thể là một sự cân nhắc thực sự đối với một số công ty, cụ thể là các doanh nghiệp sản xuất gạch truyền thống, những người có thể có giới hạn lưu trữ hoặc có khả năng cho các nhà sản xuất có thể tự sản xuất hàng hóa với lịch trình sản xuất của riêng họ.
