Một xác nhận tiêu cực là gì?
Xác nhận phủ định là một bức thư hoặc tài liệu yêu cầu người nhận chỉ nên trả lời người gửi nếu có vấn đề với nội dung của tin nhắn hoặc người nhận muốn từ chối sự kiện mà bức thư đã giải quyết.
Thư xác nhận tiêu cực có thể được sử dụng trong nhiều loại tình huống kinh doanh và thường được sử dụng trong ngành dịch vụ tài chính. Mục đích của giao tiếp là để giảm số lượng phản hồi đến mà một tổ chức nhận được khi trả lời thư gửi đến cơ sở khách hàng của mình. Trong một xác nhận tiêu cực hoặc tình huống giao tiếp đồng ý tiêu cực, công ty hoặc tổ chức gửi tin nhắn chỉ nhận được phản hồi từ phiếu "không", trái ngược với phản hồi từ mọi người bất kể ý kiến của họ là gì.
Hiểu một xác nhận tiêu cực
Xác nhận tiêu cực thường được sử dụng bởi các kiểm toán viên và liên quan đến một tài liệu gửi cho mẫu khách hàng của công ty, yêu cầu họ chỉ trả lời nếu họ thấy sự khác biệt giữa sổ sách của họ và tài khoản được ghi trên báo cáo tài chính của công ty đang được kiểm toán. Xác nhận tiêu cực thường được sử dụng khi kiểm soát kế toán của một công ty trong lịch sử có rất ít lỗi và do đó được coi là mạnh. Công ty được yêu cầu kiểm tra kỹ các con số và chỉ xác nhận nếu có sự khác biệt.
Gửi một xác nhận tiêu cực trái ngược với xác nhận tích cực, đòi hỏi phải có phản hồi, có thể tiết kiệm thời gian theo dõi trả lời và theo dõi với người nhận không phản hồi. Xác nhận tiêu cực chỉ là một cách để một kế toán viên đảm bảo cả hai công ty đều báo cáo những con số giống nhau.
Chìa khóa chính
- Xác nhận phủ định là một bức thư hoặc tài liệu yêu cầu người nhận chỉ nên trả lời người gửi nếu có vấn đề với nội dung của tin nhắn hoặc người nhận muốn từ chối sự kiện mà bức thư đã giải quyết. Thư xác nhận thường được sử dụng trong ngành dịch vụ tài chính, bao gồm cả kế toán viên muốn xác minh thông tin tài chính của khách hàng. Xác nhận hợp lệ giúp giảm số lượng phản hồi đến mà tổ chức nhận được khi trả lời thư gửi đến cơ sở khách hàng của mình.
Ví dụ về xác nhận tiêu cực
Xác nhận tiêu cực có nhiều ứng dụng bao gồm cả kế toán và công ty dịch vụ tài chính.
Kế hoạch nghỉ hưu của nhân viên
Thư xác nhận phủ định thường được gửi đi với các gói 401 (k) có tính năng tự động leo thang. Với việc tự động leo thang, tỷ lệ phần trăm tiền lương của nhân viên đóng góp mỗi kỳ thanh toán sẽ tự động tăng lên hàng năm.
Mục đích của việc tăng tỷ lệ tiết kiệm tự động này là giúp mọi người tiết kiệm nhiều tiền hơn cho nghỉ hưu. Một tháng trước khi sự leo thang xảy ra, người ghi chép sẽ gửi thư xác nhận tiêu cực hoặc thư đồng ý tiêu cực. Bức thư thông báo cho người tham gia rằng sự leo thang đóng góp sẽ xảy ra trừ khi người tham gia liên lạc với người ghi chép 401 (k) và bỏ qua mức tăng để duy trì tỷ lệ đóng góp hiện tại của họ.
Kế toán doanh thu
Một yêu cầu tiêu cực cũng có thể được sử dụng để tính toán doanh số bán hàng tại một nhà sản xuất xe hơi. Theo các cuốn sách, nhà sản xuất đã bán 200 chiếc xe cho đại lý với tổng doanh thu 6 triệu đô la. Thư xác nhận phủ định sẽ nói rằng nếu con số 6 triệu đô la là chính xác, thì không cần phải trả lời. Tuy nhiên, nếu số tiền doanh thu chỉ là 5 triệu đô la, nhà sản xuất sẽ cần thông báo cho kế toán về sự khác biệt trong sổ sách của đại lý.
Xác nhận tiêu cực là một cách chuyên nghiệp để nói "đừng trả lời tôi trừ khi có vấn đề."
