Phân tích giá trị quá trình là gì?
Phân tích giá trị quá trình (PVA) là kiểm tra một quy trình nội bộ mà doanh nghiệp thực hiện để xác định xem nó có thể được sắp xếp hợp lý hay không. PVA xem xét những gì khách hàng muốn và sau đó hỏi liệu một bước trong quy trình có cần thiết để đạt được kết quả đó không. Mục tiêu của PVA là loại bỏ các bước và chi phí không cần thiết trong chuỗi giá trị cần thiết để tạo ra hàng hóa hoặc dịch vụ mà không làm mất đi sự hài lòng của khách hàng. Kết quả là một hàng hóa hoặc dịch vụ có thể được chuyển đến khách hàng nhanh hơn và với chi phí thấp hơn.
Chìa khóa chính
- Phân tích giá trị quy trình (PVA) kiểm tra từng bước trong một quy trình kinh doanh cụ thể để xác định xem có thể cải thiện hoặc sắp xếp hợp lý trong khi vẫn duy trì sự hài lòng của khách hàng hay không. Một nhược điểm khi tiến hành PVA là tiềm năng công ty loại bỏ một quy trình hoặc thay đổi một bước dẫn đến hậu quả không lường trước được, chẳng hạn như trì hoãn việc giao hàng hoặc làm giảm mối quan hệ với khách hàng.
Hiểu phân tích giá trị quá trình (PVA)
Khi tiến hành PVA, các nhà quản lý sẽ xem xét liệu có bất kỳ công nghệ mới nào có thể được thực hiện có lợi nhuận hay không, liệu có thể tránh được các lỗi có thể tránh được hay không, liệu có các bước bổ sung trong quy trình không cần thiết hay không, v.v. Bất kỳ bước nào trong quy trình được xác định là không thêm giá trị kinh tế có thể được thay đổi hoặc loại bỏ. Một quy trình có thể được kiểm tra nhiều lần khi các công nghệ mới xuất hiện có thể làm cho quy trình hiệu quả hơn.
Một PVA yêu cầu các nhà quản lý phân tích khách quan tất cả các lĩnh vực hoạt động của họ, xác định chính xác những hoạt động không thêm giá trị và không hiệu quả về chi phí.
Ban quản lý có thể tiến hành PVA để xem xét và đánh giá các quy trình trong toàn bộ các lĩnh vực kinh doanh trong toàn công ty. Ví dụ, một công ty có thể đánh giá các quy trình và chức năng của dịch vụ hậu cần, hoạt động, hậu cần ra nước ngoài, tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Phê bình phân tích giá trị quá trình (PVA)
Một rủi ro của PVA là một số bước quan trọng trong quy trình có thể được loại bỏ. Các quy trình đôi khi bao gồm các điểm kiểm soát để đảm bảo rằng các quy tắc được tuân theo. Các quy tắc này có thể được thiết kế để thiết lập kiểm soát chi phí, bảo vệ các quy trình kế toán phù hợp và kiểm soát nội bộ khác. Loại bỏ một điểm kiểm soát cần thiết có thể dẫn đến hậu quả không lường trước cho công ty.
Ví dụ: nếu PVA tập trung quá nhiều vào việc cắt giảm chi phí, công ty sẽ gặp rủi ro trong việc loại bỏ hoặc thay đổi quy trình giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Một minh họa cho điều này sẽ là một công ty quyết định thuê ngoài bộ phận dịch vụ khách hàng của mình cho một nhà cung cấp bên thứ ba chỉ để thấy rằng nhà cung cấp đó không có lực lượng lao động hoặc chuyên môn để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt. Để ngăn chặn những tình huống như thế này xảy ra, một công ty có thể thuê một nhà phân tích kiểm soát để giúp giám sát PVA và tham khảo ý kiến của nhân viên kế toán và quản lý nội bộ.
Ví dụ về phân tích giá trị quá trình (PVA)
Một số công ty đã thực hiện PVA để hợp lý hóa quy trình mua hàng của họ. Đối với các giao dịch mua nhỏ, họ đã chọn phát hành thẻ mua sắm của người quản lý từ các công ty thẻ tín dụng lớn. Điều này đã tỏ ra ít tốn kém hơn so với yêu cầu các giao dịch mua nhỏ phải trải qua quy trình nhiều bước thường được yêu cầu cho các giao dịch mua lớn.
Các công ty đôi khi sẽ tiến hành PVA khi họ đã thực hiện mua lại. Một PVA có thể tiết lộ liệu công ty bị mua có các quy trình kém hiệu quả hơn so với các công ty mua lại hay ngược lại. Một PVA cũng có thể giúp quản lý tối đa hóa sức mạnh tổng hợp hoặc lợi ích tài chính tiềm năng mà nó hy vọng đạt được thông qua việc kết hợp các công ty.
