Sổ tay ngân sách là gì?
Sổ tay ngân sách là một bộ quy tắc và hướng dẫn được sử dụng bởi các tổ chức lớn để chuẩn bị ngân sách và các báo cáo liên quan. Khi các tổ chức trở nên lớn hơn và phức tạp hơn, không chỉ có một người có thể chuẩn bị ngân sách.
Thay vào đó, việc lập ngân sách cho toàn doanh nghiệp phải được phối hợp cẩn thận giữa các chủ thể khác nhau. Các nhà phân tích tài chính làm việc chặt chẽ với từng nhóm để thu thập thông tin ngân sách theo lịch trình được thiết lập sẵn và sau đó gửi dữ liệu qua các bậc kiểm soát tài chính cao hơn cho đến khi văn phòng giám đốc tài chính (CFO) tổng hợp.
Chìa khóa chính
- Sổ tay ngân sách là một tập hợp các thói quen và hướng dẫn được tiêu chuẩn hóa mà các tổ chức lớn tuân theo trong lập ngân sách và báo cáo. Các tổ chức lớn và phức tạp dựa vào sổ tay đó để phối hợp các hoạt động ngân sách qua một số tác nhân. Hướng dẫn sử dụng được phát triển và cập nhật thông qua một ủy ban ngân sách giám sát các tiêu chuẩn và thực hành trong các đơn vị tài chính của tổ chức.
Khái niệm cơ bản của sổ tay ngân sách
Ngân sách trong các tổ chức lớn là một nhiệm vụ cực kỳ phức tạp. Các nhà phân tích tài chính phải đưa ra các giả định về tương lai sẽ như thế nào dựa trên dữ liệu trong quá khứ. Điều này có nghĩa là ngay cả quá trình lập ngân sách tốt nhất cũng phải chịu sự thiếu chính xác đáng kể. Sau đó, khi năm tiến triển, mỗi nhóm được giữ trong một ngân sách được xác định trước, điều này có thể trở nên không thỏa đáng do điều kiện thay đổi.
Mặt khác, một số nhóm sẽ thấy rằng họ có nhiều tiền hơn mức họ yêu cầu và có thể chọn sử dụng một cách lén lút sử dụng ngân sách "phụ" với các khoản chi không cần thiết để tránh cắt giảm ngân sách.
Hướng dẫn ngân sách thường được phát triển và sửa đổi bởi một ủy ban ngân sách. Một ủy ban ngân sách là một nhóm tạo ra và giám sát các tiêu chuẩn, thực hành để thực hiện và duy trì trách nhiệm tài chính của một tổ chức.
Các ủy ban ngân sách đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay sụp đổ của một công ty hoặc tổ chức công ty khác. Ủy ban ngân sách có một quan điểm độc đáo ở chỗ họ có quyền riêng tư đối với tất cả các hoạt động tài chính và hoạt động của một tổ chức. Họ nhìn thấy toàn bộ bức tranh, trong khi mọi người trong các phòng ban riêng lẻ chỉ nhìn thấy phân khúc công ty của họ.
Các ủy ban cố gắng giữ ngân sách tổ chức của họ theo dõi, sau đó đảm bảo hoạt động trơn tru và khả năng thanh toán tài chính. Các tổ chức không thể sớm gặp phải vấn đề tài chính. Các vấn đề tài chính thường có tác động tiêu cực đến việc định giá công ty.
Ví dụ về Sổ tay ngân sách
Ví dụ: bộ phận đảm bảo chất lượng của công ty XYZ giả định được phép có ngân sách 500.000 đô la mỗi năm. Số tiền này có thể được chi cho tiền lương, đào tạo bổ sung, thiết bị và những thứ khác mà bộ phận đảm bảo chất lượng cần. Cindy, một cựu chiến binh lâu năm của bộ phận đảm bảo chất lượng, đã rời công ty. Bộ phận đảm bảo chất lượng có thể trang trải khối lượng công việc và tiếp tục hoạt động tốt mà không có cô ấy, nhưng để đảm bảo họ không mất một phần ngân sách để duy trì số lượng nhân viên của mình, họ cần phải thuê một người khác và chi số tiền còn lại sẽ trả cho lương của Cindy đào tạo cho người mới.
