Kế toán tiền mặt là gì?
Kế toán tiền mặt là một phương pháp kế toán trong đó biên lai thanh toán được ghi lại trong khoảng thời gian họ nhận được và chi phí được ghi lại trong khoảng thời gian họ thực sự được thanh toán. Nói cách khác, doanh thu và chi phí được ghi nhận khi nhận và trả tiền mặt tương ứng. Kế toán tiền mặt còn được gọi là kế toán cơ sở tiền mặt.
Hiểu kế toán tiền mặt
Kế toán tiền mặt là một trong hai hình thức kế toán. Khác là kế toán dồn tích, nơi doanh thu và chi phí được ghi nhận khi chúng phát sinh. Các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng kế toán tiền mặt vì nó đơn giản và đơn giản hơn và nó cung cấp một bức tranh rõ ràng về số tiền mà doanh nghiệp thực sự có trong tay. Tuy nhiên, các công ty được yêu cầu sử dụng kế toán dồn tích theo Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung (GAAP).
Chìa khóa chính
- Kế toán tiền mặt rất đơn giản và dễ hiểu. Giao dịch chỉ được ghi lại khi tiền vào hoặc ra khỏi tài khoản. Kế toán tiền mặt không hoạt động tốt đối với các công ty lớn hơn hoặc các công ty có hàng tồn kho lớn vì nó có thể che khuất tình hình tài chính thực sự. Thay thế cho kế toán tiền mặt là kế toán dồn tích, nơi các giao dịch được ghi lại khi một đơn đặt hàng được thực hiện thay vì thanh toán.
Ví dụ về kế toán tiền mặt
Theo hệ thống kế toán tiền mặt, nếu Công ty A nhận được 10.000 đô la từ việc bán 10 máy tính cho Công ty B vào ngày 2 tháng 11, kế toán ghi lại việc bán hàng đã xảy ra vào ngày 2 tháng 11. Thực tế là Công ty B đã đặt hàng cho các máy tính vào ngày 5 tháng 10 là không liên quan, bởi vì nó đã không trả tiền cho họ cho đến khi chúng được giao vào ngày 2 tháng 11. Theo kế toán dồn tích, ngược lại, kế toán sẽ ghi nhận Công ty A đã nhận được 10.000 đô la vào ngày 5 tháng 10, mặc dù chưa có tiền mặt nào được đổi.
Tương tự, theo các công ty kế toán tiền mặt ghi lại chi phí khi họ thực sự trả chúng, không phải khi họ phải chịu chúng. Nếu Công ty C thuê Công ty D kiểm soát dịch hại vào ngày 15 tháng 1 nhưng không thanh toán hóa đơn cho dịch vụ hoàn thành cho đến ngày 15 tháng 2, chi phí sẽ không được ghi nhận cho đến ngày 15 tháng 2 theo kế toán tiền mặt. Tuy nhiên, theo kế toán dồn tích, chi phí sẽ được ghi vào sổ sách vào ngày 15 tháng 1.
Hạn chế của kế toán tiền mặt
Một nhược điểm của kế toán tiền mặt là nó có thể không cung cấp một bức tranh chính xác về các khoản nợ đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán, vì vậy doanh nghiệp có thể có vẻ tốt hơn so với thực tế. Mặt khác, kế toán tiền mặt cũng có nghĩa là một doanh nghiệp vừa hoàn thành một công việc lớn đang chờ thanh toán có vẻ kém thành công hơn thực tế bởi vì nó đã tiêu tốn nguyên liệu và lao động cho công việc nhưng chưa được thu thập thanh toán. Do đó, kế toán tiền mặt có thể vượt quá hoặc vượt quá điều kiện của doanh nghiệp nếu các khoản thu hoặc thanh toán xảy ra đặc biệt cao hoặc thấp trong một thời kỳ so với thời kỳ khác.
Cũng có những hậu quả về thuế đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán tiền mặt để ghi nhận dòng tiền vào và ra. Nói chung, các doanh nghiệp chỉ có thể khấu trừ các chi phí được ghi nhận trong năm tính thuế. Việc lựa chọn phương pháp ghi nhận doanh thu / chi phí có thể xác định năm nào doanh nghiệp có thể khấu trừ chi phí. Nếu một công ty phát sinh chi phí vào tháng 12 năm 2017, nhưng không thực hiện thanh toán so với chi phí cho đến tháng 1 năm 2018, thì công ty sẽ không thể yêu cầu khoản khấu trừ cho năm tài chính kết thúc năm 2017, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tương tự, một công ty nhận thanh toán từ khách hàng vào năm 2018 cho các dịch vụ được cung cấp trong năm 2017 sẽ chỉ được phép đưa doanh thu vào báo cáo tài chính cho năm 2018.
