Ngân sách là gì?
Ngân sách là một dự báo về doanh thu và chi phí trong một giai đoạn tương lai cụ thể. Ngân sách được sử dụng bởi các tập đoàn, chính phủ và hộ gia đình. Ngân sách là một phần không thể thiếu để điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Ngân sách cho các công ty phục vụ như một kế hoạch hành động cho các nhà quản lý cũng như một điểm so sánh ở cuối kỳ.
Quá trình lập ngân sách cho các công ty có thể khó khăn, đặc biệt nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc doanh thu và doanh số không liên tục. Có một số loại ngân sách mà các công ty sử dụng, bao gồm ngân sách hoạt động và ngân sách chính cũng như ngân sách tĩnh và linh hoạt., chúng tôi khám phá cách các công ty tiếp cận ngân sách cũng như cách các công ty đối phó với việc thiếu ngân sách của họ.
Chìa khóa chính
- Ngân sách là một dự báo về doanh thu và chi phí trong một khoảng thời gian xác định. Ngân sách là một phần không thể thiếu để điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Ngân sách tĩnh là ngân sách có số dựa trên đầu ra và đầu vào theo kế hoạch cho từng bộ phận của công ty. Ngân sách dòng tiền giúp nhà quản lý xác định lượng tiền mặt được tạo ra bởi một công ty trong thời gian một khoảng thời gian. Ngân sách linh hoạt chứa kết quả thực tế và được so sánh với ngân sách tĩnh của công ty để xác định bất kỳ phương sai nào.
Ngân sách hoạt động như thế nào
Khi hầu hết mọi người nghĩ về ngân sách, ngân sách hộ gia đình xuất hiện trong tâm trí. Mặc dù quy trình lập ngân sách cho các công ty có thể trở nên phức tạp, ngân sách thường so sánh doanh thu hoặc lợi nhuận của công ty so với chi phí hoặc chi phí của nó trong một giai đoạn nhất định.
Tất nhiên, việc xác định và dự báo sẽ chi bao nhiêu cho các chi phí khác nhau và dự kiến bán hàng chỉ là một phần của quy trình. Giám đốc điều hành công ty cũng phải đối mặt với vô số các yếu tố khác, bao gồm chi phí vốn dự kiến, đó là mua lớn tài sản cố định như máy móc hoặc nhà máy mới.
Các công ty cũng phải lập kế hoạch cho nhu cầu tiền mặt liên tục của họ, thiếu hụt doanh thu và bối cảnh kinh tế. Bất kể loại hình kinh doanh nào, khả năng đánh giá hiệu suất bằng cách sử dụng ngân sách là rất quan trọng đối với sức khỏe tài chính chung của công ty.
Các loại ngân sách
Dưới đây là một số loại ngân sách phổ biến nhất mà các công ty sử dụng để dự báo số lượng của họ.
Ngân sách tổng thể
Hầu hết các công ty sẽ bắt đầu với một ngân sách tổng thể, đó là một dự báo cho toàn bộ công ty. Ngân sách tổng thể thường dự báo toàn bộ năm tài chính. Ngân sách tổng thể sẽ bao gồm các dự báo cho các khoản mục trên báo cáo thu nhập, bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Những dự báo này có thể bao gồm doanh thu, chi phí, chi phí hoạt động, bán hàng và chi phí vốn.
Ngân sách tĩnh
Ngân sách tĩnh là ngân sách có số dựa trên đầu ra và đầu vào theo kế hoạch cho từng bộ phận của công ty. Ngân sách tĩnh thường là bước đầu tiên của ngân sách, quyết định công ty có bao nhiêu và chi tiêu bao nhiêu. Ngân sách tĩnh xem xét các chi phí cố định, không thay đổi hoặc phụ thuộc vào khối lượng sản xuất và doanh số. Ví dụ, tiền thuê sẽ là một chi phí cố định bất kể khối lượng bán hàng cho một công ty.
Một số ngành như phi lợi nhuận nhận được sự đóng góp và tài trợ dẫn đến ngân sách tĩnh mà chúng không thể vượt quá. Các ngành công nghiệp khác sử dụng ngân sách tĩnh làm điểm bắt đầu hoặc số cơ sở, tương tự như ngân sách chính và điều chỉnh vào cuối năm tài chính nếu cần nhiều hay ít trong ngân sách. Khi tạo ngân sách tĩnh, các nhà quản lý sử dụng các phương pháp dự báo kinh tế để xác định các con số thực tế.
Ngân sách điều hành
Ngân sách hoạt động bao gồm các chi phí và doanh thu được tạo ra từ hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Ngân sách hoạt động tập trung vào chi phí hoạt động, bao gồm giá vốn hàng bán (giá vốn hàng bán) và doanh thu hoặc thu nhập. Giá vốn hàng bán là chi phí nhân công trực tiếp và nguyên liệu trực tiếp gắn liền với sản xuất.
Ngân sách điều hành cũng thể hiện chi phí hoạt động và chi phí quản lý trực tiếp gắn liền với việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Tuy nhiên, ngân sách hoạt động sẽ không bao gồm các khoản như chi phí vốn và nợ dài hạn.
Ngân sách dòng tiền
Ngân sách dòng tiền giúp các nhà quản lý xác định lượng tiền mặt được tạo ra bởi một công ty trong một khoảng thời gian. Dòng tiền và dòng tiền mặt của một công ty rất quan trọng vì chi phí cần phải được thanh toán từ tiền mặt được tạo ra. Ví dụ: giám sát việc thu các khoản phải thu, vốn là tiền của khách hàng, có thể giúp các công ty dự báo tiền đến hạn trong một giai đoạn cụ thể. Dự báo tiền mặt có thể là thách thức nếu khách hàng được cung cấp các điều khoản trong 30 ngày để thanh toán hóa đơn, nhưng thay vào đó, thanh toán trong 90 ngày.
Ngân sách dòng tiền giúp kiểm tra các thực tiễn trong quá khứ để kiểm tra những gì hoạt động và những gì không và điều chỉnh. Ví dụ, một công ty có thể đăng ký dòng vốn tín dụng ngắn hạn từ ngân hàng để đảm bảo họ rút tiền trong trường hợp khách hàng thanh toán trễ. Ngoài ra, các công ty có thể yêu cầu các tùy chọn linh hoạt hơn cho các khoản phải trả tài khoản của họ, đó là tiền nợ của các nhà cung cấp, để giúp đỡ với bất kỳ nhu cầu dòng tiền ngắn hạn nào.
Sử dụng ngân sách để đánh giá hiệu suất
Khi một giai đoạn kết thúc, ban quản lý phải so sánh các dự báo từ ngân sách tĩnh hoặc ngân sách chính với hiệu suất của công ty. Ở giai đoạn này, các công ty tính toán xem ngân sách có phù hợp với chi tiêu và thu nhập theo kế hoạch hay không.
Ngân sách linh hoạt
Ngân sách linh hoạt là ngân sách chứa số liệu dựa trên sản lượng thực tế. Ngân sách linh hoạt được so sánh với ngân sách tĩnh của công ty để xác định bất kỳ phương sai (hoặc chênh lệch) nào giữa chi tiêu dự báo và chi tiêu thực tế.
Với ngân sách linh hoạt, giá trị đồng đô la được ngân sách (nghĩa là chi phí hoặc giá bán) được nhân với các đơn vị thực tế để xác định con số cụ thể nào sẽ được trao cho một mức sản lượng hoặc doanh số. Việc tính toán mang lại tổng chi phí biến đổi liên quan đến sản xuất. Thành phần thứ hai của ngân sách linh hoạt là chi phí cố định. Thông thường, chi phí cố định không khác nhau giữa ngân sách tĩnh và linh hoạt.
Vì ngân sách linh hoạt sử dụng số lượng doanh thu, doanh thu và chi phí của giai đoạn hiện tại, họ có thể giúp tạo dự báo dựa trên nhiều kịch bản. Các công ty có thể tính toán các kết quả khác nhau dựa trên các đầu ra khác nhau, chẳng hạn như doanh số hoặc đơn vị sản xuất. Ngân sách linh hoạt hoặc thay đổi giúp người quản lý lập kế hoạch cho cả sản lượng thấp và sản lượng cao để giúp họ sẵn sàng bất kể kết quả.
Phương sai ngân sách
Như đã nêu trước đó, phương sai có thể phát sinh giữa ngân sách tĩnh và kết quả thực tế. Hai phương sai phổ biến được gọi là phương sai ngân sách linh hoạt và phương sai khối lượng bán hàng.
Phương sai ngân sách linh hoạt so sánh ngân sách linh hoạt với kết quả thực tế để xác định các tác động mà giá cả hoặc chi phí đã có đối với hoạt động.
Phương sai khối lượng bán hàng so sánh ngân sách linh hoạt với ngân sách tĩnh để xác định ảnh hưởng của mức độ hoạt động bán hàng của công ty đối với hoạt động của công ty.
Từ hai ngân sách này, một công ty có thể phát triển ngân sách linh hoạt và tĩnh riêng cho bất kỳ yếu tố nào trong hoạt động của công ty. Phương sai được phân loại là thuận lợi hoặc không thuận lợi.
Nếu phương sai khối lượng bán hàng không thuận lợi (ngân sách linh hoạt thấp hơn ngân sách tĩnh), doanh số của công ty (hoặc sản xuất có phương sai khối lượng sản xuất) sẽ trở nên ít hơn dự đoán.
Tuy nhiên, nếu phương sai ngân sách linh hoạt không thuận lợi, đó sẽ là kết quả của giá cả hoặc chi phí. Bằng cách biết nơi công ty đang thiếu hoặc vượt quá nhãn hiệu, các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất của công ty hiệu quả hơn và sử dụng các phát hiện để thực hiện các thay đổi cần thiết.
Một ngân sách linh hoạt có thể giúp các công ty chiếm cả chi phí biến đổi và chi phí cố định, tạo ra một quy trình năng động hơn và dẫn đến dự báo tốt hơn.
Ngân sách thực hiện
Đối với hầu hết các công ty, chi phí bật lên theo thời gian. Ngân sách tĩnh thường hoạt động như một hướng dẫn, có nghĩa là chúng có thể được thay đổi hoặc điều chỉnh một khi phương sai được xác định thông qua ngân sách linh hoạt. Hiểu các loại ngân sách khác nhau, các nhà quản lý có thể thu được nhiều thông tin thông qua việc phân tích phương sai ngân sách dẫn đến các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
