Mục lục
- Mẫu I-9 là gì?
- Điền vào mẫu I-9
- Điểm mấu chốt
Mẫu I-9 là gì?
Khi bạn thuê một nhân viên mới, bạn phải xác minh rằng người đó đủ điều kiện hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ. Khi bạn đã đưa ra lời mời làm việc (nhưng không phải trước đó), nhân viên mới phải chứng minh đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ bằng cách hoàn thành Mẫu I-9, Xác minh Đủ điều kiện Việc làm.
Là một người sử dụng lao động, bạn có trách nhiệm thấy rằng mẫu đơn này từ Dịch vụ Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ được hoàn thành bởi nhân viên và bạn. Giữ lại biểu mẫu với các hồ sơ việc làm khác của bạn - không nộp cho chính phủ.
(Để biết thêm về trách nhiệm của nhà tuyển dụng khi tuyển dụng, hãy xem "8 điều nhà tuyển dụng không được phép hỏi bạn.")
Điền vào mẫu I-9
Mẫu I-9 được thiết kế để lấy thông tin từ các nhân viên mới chứng minh rằng họ đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ Không có nhân viên nào được miễn phải hoàn thành mẫu đơn.
Mẫu I-9 được tạo thành từ ba phần:
1. Phần I: Dành cho nhân viên, Thiết lập danh tính
Phần này của mẫu được hoàn thành bởi nhân viên. Nó bao gồm các thông tin như tên đầy đủ của nhân viên, địa chỉ, ngày sinh, số An sinh xã hội (nếu có), địa chỉ email và số điện thoại (địa chỉ email và số điện thoại là tùy chọn).
Phần này cũng được sử dụng để chứng thực - theo hình phạt khai man - rằng người đó đủ điều kiện hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ vì người đó là:
- Một công dân Một công dân không cư trú của Hoa Kỳ Một thường trú nhân hợp pháp Một người nước ngoài được ủy quyền làm việc tại Hoa Kỳ Nhân viên phải nhập ngày hết hạn cho ủy quyền này, nếu có.
Một nhân viên là người ngoài hành tinh và được ủy quyền làm việc phải nhập số đăng ký người ngoài hành tinh (một số A số A là một số 7, 8 hoặc 9 chữ số duy nhất được gán cho người ngoài hành tinh) hoặc số nhập học Mẫu I-94.
Nhân viên phải ký vào mẫu và ghi ngày tháng. Tuyên bố sai có thể dẫn đến tiền phạt và / hoặc phạt tù.
Một số nhân viên có thể cần hỗ trợ để hoàn thành phần của mẫu đơn. Nếu nhân viên là trẻ vị thành niên hoặc khuyết tật (hoặc cần dịch thuật), người hỗ trợ hoàn thành mẫu đơn (người chuẩn bị và / hoặc người dịch) cũng phải nhập tên và địa chỉ của mình, cũng như ký vào mẫu đơn (cũng bị phạt khai man).
2. Phần II: Dành cho Chủ lao động, Xem lại Tài liệu của Nhân viên
Phần này của mẫu được hoàn thành bởi người sử dụng lao động. Nó mô tả các tài liệu mà người sử dụng lao động đã xem xét để xác minh đủ điều kiện làm việc. Người sử dụng lao động nên thực hiện hành động này trong vòng ba ngày kể từ ngày làm việc đầu tiên. Người sử dụng lao động có thể - nhưng không bắt buộc - tạo một bản sao của (các) tài liệu được trình bày.
Có ba danh sách các tài liệu có thể được sử dụng. Loại tài liệu được sử dụng chỉ ra phần Phần II mà chủ nhân phải hoàn thành.
Danh sách A: Các tài liệu trong danh sách này thiết lập cả danh tính của nhân viên và ủy quyền việc làm. Một nhân viên chỉ cần trình bày một trong các hình thức sau đây để đáp ứng yêu cầu về tài liệu:
- Hộ chiếu Hoa Kỳ (hoặc mã hộ chiếu Hoa Kỳ) Thẻ thường trú nhân (Thẻ xanh lá cây) hoặc thẻ biên nhận đăng ký người nước ngoài (về mặt kỹ thuật, thẻ xanh là Mẫu I-551) Hộ chiếu nước ngoài có tem I-551 tạm thời Giấy chứng nhận ủy quyền có chứa ảnh (Mẫu I-766) Dành cho người nước ngoài không di dân được ủy quyền làm việc: hộ chiếu nước ngoài và Mẫu I-94 (hoặc 94A) và chứng thực tình trạng không di dân của người ngoài hành tinh miễn là nó chưa hết hạn từ Liên bang Micronesia, Cộng hòa Quần đảo Marshall
Danh sách B: Các tài liệu trong danh sách này cho thấy danh tính của nhân viên. Nếu một nhân viên không có tài liệu từ Danh sách A, anh ta hoặc cô ta phải xuất trình một tài liệu từ Danh sách B, cộng với một tài liệu từ Danh sách C (bên dưới).
- Bằng lái xe hoặc thẻ ID do một tiểu bang cấp (miễn là có ID ảnh và thông tin cá nhân khác) ID trường có thẻ đăng ký của nhiếp ảnh giaU.S. thẻ quân sự hoặc hồ sơ dự thảo Thẻ ID phụ thuộc đơn vịU.S. Cảnh sát biển Merchant Thẻ hàng hải Tài liệu bộ lạc người Mỹ Giấy phép củaDriver do cơ quan chính phủ Canada cấp
Đối với trẻ vị thành niên (dưới 18 tuổi) không thể xuất trình một trong các tài liệu trong Danh sách B, các tài liệu thay thế được chấp nhận để chứng minh danh tính của nhân viên bao gồm hồ sơ trường học hoặc thẻ báo cáo; khách hàng, bác sĩ, hoặc hồ sơ bệnh viện; hoặc một hồ sơ chăm sóc ban ngày hoặc trường mẫu giáo.
Danh sách C: Tài liệu này thiết lập ủy quyền của nhân viên làm việc tại Hoa Kỳ. Một lần nữa, nếu nhân viên không thể tạo tài liệu từ Danh sách A, anh ta hoặc cô ta phải xuất một tài liệu từ Danh sách B và một từ Danh sách C.
- Thẻ số tài khoản An sinh xã hội (trừ khi thẻ ghi: không hợp lệ cho việc làm, chỉ có giá trị khi làm việc với ủy quyền INS hoặc chỉ hợp lệ khi làm việc với ủy quyền của DHS) Chứng nhận sinh ở nước ngoài do Bộ Ngoại giao (Mẫu FS-545) cấp về báo cáo khai sinh do Bộ Ngoại giao (Mẫu DS-1350) Bản sao hoặc bản sao có chứng thực của giấy khai sinh do tiểu bang, hạt, chính quyền thành phố hoặc lãnh thổ Hoa Kỳ cấp có tài liệu chính thức của bộ lạc Hoa KỳU.S. Chứng minh nhân dân (Mẫu I-197) Thẻ căn cước để sử dụng công dân thường trú tại Hoa Kỳ (Mẫu I-179) Văn bản ủy quyền việc làm do Bộ An ninh Nội địa cấp
Như trong trường hợp của nhân viên, người sử dụng lao động phải chứng thực bằng hình phạt khai man rằng họ đã xem xét các tài liệu cần thiết, tin rằng họ là thật và tin vào sự hiểu biết tốt nhất của họ rằng nhân viên được ủy quyền làm việc tại Hoa Kỳ Ngoài việc ký phần chứng nhận, người sử dụng lao động phải lưu ý ngày làm việc đầu tiên của nhân viên cũng như thông tin sử dụng lao động khác (tên của doanh nghiệp, chức danh của người ký vào mẫu đơn và địa chỉ của doanh nghiệp).
3. Phần III: Dành cho chủ lao động, khi nghỉ việc
Phần này của mẫu cũng chỉ được hoàn thành bởi người sử dụng lao động, nhưng chỉ được sử dụng trong trường hợp xác minh lại khi thuê lại một nhân viên. Nếu một nhân viên được thuê lại trong vòng ba năm kể từ ngày I-9 ban đầu, người sử dụng lao động có thể chọn hoàn thành phần này hoặc I-9 mới.
Nếu cần phải hoàn thành phần này, thì nhà tuyển dụng chỉ liệt kê tên của nhân viên (hoặc tên mới nếu nhân viên đã thay đổi tên) và ngày thuê lại. Nếu ủy quyền việc làm trước đây đã hết hạn nhưng hiện đã được gia hạn, hãy nhập thông tin về tài liệu xác lập ủy quyền đó (tiêu đề tài liệu, số và ngày hết hạn ủy quyền việc làm mới).
Như trong trường hợp của các bộ phận khác, nhân viên phải ký tên dưới hình phạt khai man rằng anh ta / cô ta tin rằng tài liệu được trình bày là có thật và nhân viên được phép làm việc tại Hoa Kỳ.
Điểm mấu chốt
Người sử dụng lao động phải giữ lại I-9 trong ba năm sau kể từ ngày thuê hoặc một năm sau khi ngày làm việc kết thúc. Thỉnh thoảng, chính phủ liên bang có thể kiểm tra hồ sơ việc làm của bạn. Nếu bạn không sản xuất I-9, bạn có thể phải chịu hình phạt dân sự và / hoặc hình sự. Tìm thêm thông tin về I-9 từ Cẩm nang dành cho nhà tuyển dụng: Hướng dẫn hoàn thành Mẫu I-9. Đối với bất kỳ câu hỏi nào khác về I-9, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến với luật sư luật lao động.
(Chủ doanh nghiệp cũng có thể quan tâm đến "Điền vào mẫu 1099" và "Điền vào mẫu 4562, từng bước một.")
