Tất cả chúng ta đều bị bắn phá với rất nhiều giấy đến nỗi đôi khi khó có thể lội qua nó. Giữa thư rác, biên lai và tài liệu tài chính chúng tôi thu thập, có vẻ hơi vô lý khi giữ giấy tờ mà chúng tôi cảm thấy có thể không bao giờ thực sự cần. Và xem xét việc chuyển sang ngân hàng trực tuyến, đã đến lúc từ bỏ hệ thống lưu trữ hồ sơ cũ đó chưa?
Mặc dù bạn có thể không cần hệ thống nộp đơn cũ đó, nhưng thực sự có thể sẽ đến lúc bạn cần báo cáo ngân hàng cũ. Các báo cáo này thể hiện hoạt động diễn ra trong tài khoản ngân hàng của bạn. Kiểm tra, tiết kiệm hoặc loại tài khoản khác được tổ chức tại (các) tổ chức tài chính của bạn. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về thời gian bạn sẽ cần giữ các tuyên bố của mình và lý do.
Chìa khóa chính
- Báo cáo ngân hàng nên được giữ ở dạng bản cứng hoặc dạng điện tử trong một năm, sau đó chúng có thể được băm nhỏ. Giữ báo cáo ngân hàng là lý tưởng để xác minh hoạt động ghi nợ và tín dụng, để bảo vệ chống trộm cắp danh tính và để chứng minh thu nhập. Các ngân hàng cho phép khách hàng truy cập báo cáo ngân hàng trong ít nhất một năm trực tuyến.
Bao lâu bạn nên giữ bản kê khai của mình?
Lý do giữ bản kê khai
Ngoài việc có hồ sơ mua hàng, thanh toán hóa đơn và tiền gửi tiền lương, việc giữ các báo cáo ngân hàng cũ cung cấp một số lợi ích. Hoạt động tài khoản ngân hàng nên được xem xét thường xuyên cho các trường hợp trộm cắp danh tính và gian lận thẻ ghi nợ. Giữ các tuyên bố cung cấp xác minh hoạt động bất hợp pháp có thể được sử dụng để phục hồi bất kỳ thiệt hại.
Bạn cũng có thể sử dụng báo cáo ngân hàng để xác minh thu nhập và hoạt động giao dịch, chẳng hạn như đóng góp từ thiện và chi phí kinh doanh mà bạn có thể cần để khai thuế. Báo cáo tài khoản ngân hàng xác nhận mua hàng lớn hoặc thanh toán cũng có thể đáng lưu giữ. Bạn có thể hủy biên lai máy rút tiền tự động (ATM) sau khi bạn đối chiếu chúng với hồ sơ tài khoản của bạn. Tương tự, phiếu gửi tiền và rút tiền có thể được băm nhỏ sau khi giao dịch được xác minh bằng bảng sao kê hàng tháng.
Báo cáo trực tuyến so với bản sao cứng
Việc duy trì các bản sao cứng của báo cáo ngân hàng là điều không cần thiết so với trước đây do có sẵn thông tin tài khoản trực tuyến. Nhiều ngân hàng và tổ chức tài chính duy trì báo cáo khách hàng trực tuyến hàng tháng trong năm năm hoặc lâu hơn có thể truy cập thông qua các nền tảng ngân hàng trực tuyến của họ. Báo cáo chi tiết thường có các định dạng có thể in dễ dàng và thông tin giao dịch được tóm tắt thường có sẵn để tải xuống miễn phí.
Bạn cũng có thể nhận được các bản sao cứng từ ngân hàng của mình trong một số năm. Một số ngân hàng tính phí tìm kiếm và / hoặc in cho dịch vụ này, vì nó không thể được thực hiện ở cấp chi nhánh. Thay vào đó, các tuyên bố cũ hơn được in và chuẩn bị trong một văn phòng hỗ trợ.
Để an toàn, tốt nhất là giữ bất kỳ bản sao kê ngân hàng cứng nào trong một két sắt chống cháy ở một vị trí an toàn. Báo cáo điện tử nên được duy trì trong một tập tin được bảo vệ bằng mật khẩu.
Báo cáo bản sao cứng nên được giữ ở một vị trí an toàn, chống cháy có thể dễ dàng truy cập.
Tài liệu băm
Bởi vì rất nhiều tài liệu khác nhau có các yêu cầu xử lý khác nhau, có vẻ như dễ dàng hơn để giữ mọi thứ mãi mãi, kể cả báo cáo ngân hàng. Tuy nhiên, việc giữ một số tài liệu vô thời hạn không phải là cách thực hành tốt nhất, chủ yếu là vì khả năng kẻ trộm danh tính có thể nắm giữ chúng.
Các tài liệu khác bạn nên hủy sau một khoảng thời gian nhất định bao gồm:
- Báo cáo thẻ tín dụng: Giữ chúng trong 60 ngày trừ khi chúng bao gồm các chi phí liên quan đến thuế. Trong những trường hợp này, giữ chúng trong bảy năm. Sơ khai thanh toán: Ghép chúng với W-2 của bạn và sau đó cắt nhỏ chúng. Hóa đơn tiện ích: Giữ chúng tối đa một năm. Khai thuế và biên lai thuế: Giống như các báo cáo thẻ tín dụng liên quan đến thuế, hãy giữ chúng trong hồ sơ trong bảy năm. Chính sách bảo hiểm nhà và xe hơi: Cắt nhỏ những cái cũ khi bạn nhận được chính sách mới. Tuyên bố thế chấp và cải thiện nhà: Cắt nhỏ những thứ này khi bạn bán nhà.
Cách xé tài liệu của bạn
Khi bạn đã sẵn sàng để loại bỏ các báo cáo ngân hàng của mình, hãy chắc chắn rằng bạn thực sự đã cắt chúng. Chỉ cần xé chúng ra làm đôi, sẽ không ngăn được kẻ trộm nhận dạng thông tin cá nhân của bạn. Nếu bạn có một máy hủy tài liệu, bạn có thể tự chăm sóc điều này. Nếu không, bạn có thể phải thuê một dịch vụ, đặc biệt nếu bạn có một số lượng lớn tài liệu. Ngoài ra, kiểm tra với ngân hàng của bạn. Nhiều người sẽ cung cấp dịch vụ băm nhỏ cho khách hàng mà không tính phí.
