Hàng tồn kho định kỳ là gì?
Hệ thống kiểm kê định kỳ là một phương pháp định giá hàng tồn kho cho mục đích báo cáo tài chính, trong đó số lượng vật lý của hàng tồn kho được thực hiện theo các khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp kế toán này lấy hàng tồn kho vào đầu kỳ, thêm các khoản mua hàng tồn kho mới trong kỳ và khấu trừ hàng tồn kho kết thúc để lấy giá vốn hàng bán (giá vốn hàng bán).
Hiểu hàng tồn kho định kỳ
Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, một công ty sẽ không biết mức tồn kho đơn vị cũng như giá vốn hàng bán cho đến khi quá trình đếm vật lý hoàn tất. Hệ thống này có thể được chấp nhận đối với một doanh nghiệp có số lượng SKU thấp trong thị trường chuyển động chậm, nhưng đối với tất cả các doanh nghiệp khác, hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn được coi là vượt trội vì những lý do chính sau:
- Hệ thống vĩnh viễn cập nhật liên tục sổ cái tài sản tồn kho trong hệ thống cơ sở dữ liệu của công ty, giúp ban quản lý có cái nhìn tức thì về hàng tồn kho; hệ thống định kỳ tốn nhiều thời gian và có thể tạo ra những con số cũ ít hữu ích cho việc quản lý. Hệ thống vĩnh viễn giữ giá vốn hàng bán cập nhật khi có sự dịch chuyển của hàng tồn kho; hệ thống định kỳ không thể đưa ra số liệu COGS chính xác giữa các giai đoạn đếm. Hệ thống vĩnh viễn theo dõi các mặt hàng tồn kho riêng lẻ để trong trường hợp có các mặt hàng bị lỗi, ví dụ, nguồn gốc của vấn đề có thể nhanh chóng được xác định; hệ thống định kỳ rất có thể sẽ không cho phép giải quyết kịp thời. Hệ thống vĩnh viễn dựa trên công nghệ và dữ liệu có thể được sao lưu, sắp xếp và thao tác để tạo báo cáo thông tin; hệ thống định kỳ là thủ công và dễ bị lỗi của con người hơn và dữ liệu có thể bị thất lạc hoặc mất.
Cân nhắc đặc biệt: giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán, thường được gọi là giá vốn hàng bán, là một tài khoản báo cáo thu nhập cơ bản, nhưng một công ty sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ sẽ không biết số tiền cho hồ sơ kế toán của mình cho đến khi số lượng vật lý được hoàn thành.
Giá vốn hàng bán sẽ thay đổi đáng kể theo mức tồn kho, vì thường rẻ hơn khi mua với số lượng lớn nếu bạn có không gian lưu trữ để chứa.
Giả sử một công ty có hàng tồn kho bắt đầu là 500.000 đô la vào ngày 1 tháng 1. Công ty mua 250.000 đô la hàng tồn kho trong thời gian ba tháng và sau khi có tài khoản tồn kho vật lý, công ty xác định rằng nó đã kết thúc khoảng không quảng cáo 400.000 đô la vào ngày 31 tháng 3, trở thành hàng tồn kho bắt đầu số tiền cho quý tiếp theo. Giá vốn hàng bán trong quý đầu tiên của năm là 350.000 đô la (bắt đầu 500.000 đô la + 250.000 đô la mua hàng - kết thúc 400.000 đô la).
Do sự khác biệt về thời gian, nó trở thành trách nhiệm của người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho theo thời gian nếu việc phân bổ hàng giờ để đếm hàng tồn kho hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm là hợp lý.
