Các doanh nghiệp sử dụng Mẫu IRS W-9, Yêu cầu Số Chứng nhận và Chứng nhận Người nộp thuế, để lấy thông tin từ các nhà cung cấp mà họ thuê làm nhà thầu độc lập (còn gọi là dịch giả tự do). Khi doanh nghiệp trả cho nhà thầu từ 600 đô la trở lên trong năm tính thuế, doanh nghiệp phải báo cáo các khoản thanh toán này cho Sở Thuế vụ (IRS), bằng cách sử dụng tờ khai thông tin có tên là Mẫu 1099-MISC. Các doanh nghiệp sử dụng tên, địa chỉ và số An sinh xã hội hoặc nhà thầu số nhận dạng thuế cung cấp trên Mẫu W-9 để hoàn thành thông tin đó. Cả người gửi và người nhận đều không nên gửi một bản sao tới IRS.
Các doanh nghiệp thuê các nhà thầu độc lập không khấu trừ thuế thu nhập hoặc đóng thuế Medicare hoặc An sinh xã hội cho các nhà thầu độc lập của họ, như họ làm cho nhân viên của họ. Thay vào đó, các nhà thầu chịu trách nhiệm cho các nghĩa vụ này. Tuy nhiên, IRS vẫn muốn biết các nhà thầu này đã nhận được bao nhiêu để đảm bảo họ trả các khoản thuế họ nợ và họ sử dụng mẫu 1099-MISC để thu thập thông tin này. Các doanh nghiệp không gửi Mẫu W-9 đến IRS.
Mục đích của mẫu W-9
Thông tin cần thiết trên Mẫu W-9
Mẫu W-9 yêu cầu tên nhà thầu độc lập, tên doanh nghiệp (nếu khác), thực thể kinh doanh (sở hữu duy nhất, đối tác, công ty C, công ty S, ủy thác / bất động sản, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc "khác") và thuế của doanh nghiệp số nhận dạng (hoặc số An sinh xã hội, dành cho chủ sở hữu duy nhất không sử dụng số ID thuế riêng).
Mẫu W-9 cũng yêu cầu người điền vào đó để xác nhận rằng họ không phải chịu khấu trừ dự phòng. Hầu hết người nộp thuế không phải, nhưng nếu có, công ty thuê nhà thầu độc lập sẽ cần khấu trừ thuế thu nhập từ khoản thanh toán của nhà thầu đó với mức thuế suất 24% (cho năm tính thuế 2018 201520) và gửi cho IRS.
Vì Mẫu W-9 yêu cầu liệt kê ID thuế hoặc số An sinh xã hội, cả người điền và công ty nhận được mẫu đã điền phải bảo vệ cẩn thận trong quá trình truyền và sau khi nhận để bảo vệ chống trộm cắp danh tính.
Khi bạn không nên điền vào W-9
Một nhà thầu độc lập nhận được W-9 bất ngờ nên ngần ngại trước khi điền và nghiên cứu xem người yêu cầu có lý do chính đáng để yêu cầu mẫu đơn này không. Các tổ chức tài chính đôi khi sử dụng Mẫu W-9 để yêu cầu thông tin từ khách hàng khi họ cần báo cáo cổ tức hoặc lãi. Hãy cẩn thận ở đây: Tổ chức tài chính có thể đã có số ID thuế của bạn từ khi bạn mở tài khoản.
Một tình huống khác mà bạn nên do dự trước khi điền vào Mẫu W-9 là nếu công ty yêu cầu bạn làm như vậy là chủ nhân của bạn và bạn được coi là một nhân viên, không phải là một nhà thầu độc lập. Sự khác biệt là đáng kể.
Nhân viên hay Nhà thầu độc lập?
Nếu bạn là nhân viên, chủ lao động của bạn sẽ khấu trừ thuế thu nhập, khấu trừ và trả thuế An sinh xã hội và Medicare và trả thuế thất nghiệp cho tiền lương của bạn. Nếu bạn là một nhà thầu độc lập, nó sẽ không. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ chịu trách nhiệm về phần thuế An sinh xã hội và Medicare của chủ lao động và bạn sẽ không đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp nếu bạn bị sa thải.
Một chủ nhân vô đạo đức hoặc đang gặp khó khăn về tài chính có thể cố gắng phân loại một nhân viên là một nhà thầu độc lập để tiết kiệm tiền. Nếu bạn được phân loại là nhà thầu độc lập, "tiền tiết kiệm" thuế của chủ nhân sẽ ra khỏi túi của bạn dưới dạng thuế tự làm. Bạn cũng sẽ chịu trách nhiệm tính toán và nộp thuế ước tính bốn lần một năm và điền vào Biểu C khi bạn nộp tờ khai thuế hàng năm.
Không phải lúc nào cũng rõ công nhân là nhân viên hay nhà thầu độc lập, nhưng nói chung, doanh nghiệp càng kiểm soát nhiều hơn những gì công nhân làm và cách họ làm, thì càng có nhiều khả năng họ là nhân viên. Nếu cảm giác Spidey của bạn bắt đầu ngứa ran khi ai đó thuê bạn gọi bạn là nhà thầu độc lập, đó là một dấu hiệu tốt và bạn nên điều tra thêm về tình huống này. Bắt đầu bằng cách xem xét các cuộc thảo luận của IRS về sự khác biệt giữa hai. Nếu bạn là nhân viên, bạn nên điền vào Mẫu W-4, không phải Mẫu W-9.
Dưới đây là một ví dụ về thời điểm nhà tuyển dụng có thể thay đổi hợp pháp trạng thái của bạn từ nhân viên sang nhà thầu độc lập. Bạn là một lập trình viên máy tính và bạn được yêu cầu đến văn phòng từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Công ty cung cấp bàn và máy tính của bạn.
Bắt đầu từ tháng tới, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp máy tính của mình. Bạn sẽ có thể làm việc tại nhà hoặc bất kỳ địa điểm từ xa nào bạn muốn và bạn có thể hoàn thành công việc trong bất kỳ giờ nào bạn muốn, miễn là bài tập của bạn được hoàn thành đúng tiến độ và bạn trả lời các cuộc gọi điện thoại và email liên quan đến công việc đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp về W-9
Làm thế nào để tôi biết nếu tôi có thể bị giữ lại dự phòng?
IRS đã gửi cho bạn một lá thư cho bạn biết rằng bạn có thể bị giữ lại dự phòng bắt buộc không? Điều này có thể xảy ra nếu bạn không báo cáo tất cả tiền lãi và cổ tức của mình trên tờ khai thuế trước đó. Nếu bạn chưa nhận được thư này và nếu bạn cung cấp mã số thuế của mình cho người yêu cầu Mẫu W-9, thì bạn không phải chịu khấu trừ dự phòng. Nếu bạn có thể bị giữ lại dự phòng, hãy bỏ qua mục hai trong phần hai của Mẫu W-9 trước khi gửi nó.
Cách an toàn nhất để nộp Mẫu W-9 là gì?
Một lựa chọn khác là gửi nó thông qua một dịch vụ như FedEx, UPS hoặc dịch vụ bưu chính, mặc dù không có gì đảm bảo rằng hình thức của bạn sẽ không bị mất, bị đánh cắp hoặc bị giả mạo trong quá cảnh.
Cũng không có gì đảm bảo rằng người nhận sẽ lưu trữ biểu mẫu một cách an toàn ngay cả khi bạn gửi nó một cách an toàn, vì vậy bạn có thể muốn hỏi về điều đó trước.
Là doanh nghiệp của tôi là một thực thể miễn trừ?
Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất, nó có thể không. Nếu đó là một công ty, nó có thể, nếu nó đủ điều kiện cho tình trạng miễn thuế của IRS.
Tôi có cả số nhận dạng chủ nhân (EIN) và số An sinh xã hội. Số nào tôi nên nhập vào mẫu?
Tôi có thể từ chối điền vào Mẫu W-9 không?
Chắc chắn rồi. Nếu bạn từ chối đáp ứng yêu cầu hợp pháp, khách hàng của bạn sẽ khấu trừ thuế từ khoản thanh toán của bạn với tỷ lệ 24%. Bộ phận kế toán cũng có thể thấy bạn đau đớn và nói với người liên hệ của bạn để từ chối làm kinh doanh thêm với bạn. Các doanh nghiệp có nghĩa vụ nặng nề từ IRS để có được Mẫu W-9 hoàn chỉnh từ bất kỳ ai mà họ trả từ 600 đô la trở lên trong năm. Không tuân thủ có thể bị phạt tiền.
Ngoài một khách hàng, ai có thể yêu cầu tôi điền vào Mẫu W-9?
Một ngân hàng, một công ty môi giới, một tổ chức cho vay đã hủy một khoản nợ bạn nợ, hoặc công ty phát hành một giải thưởng mà bạn đã giành được tất cả có thể yêu cầu. Nếu bạn là khách của "Ellen" trong chương trình khuyến mãi "12 ngày tặng quà" của cô ấy và nhà sản xuất chương trình trò chuyện yêu cầu bạn điền vào W-9 trước khi bạn rời đi, có thể cho rằng yêu cầu là hợp pháp. Nếu bạn nhận được email nói rằng bạn đã giành giải thưởng cho một cuộc thi mà bạn không nhớ là đã tham gia, bạn có thể không muốn cho người đó nhận W-9.
Cảnh giác với những trò lừa đảo W-9. Nếu bạn nhận được yêu cầu email cho Mẫu W-9 và bạn không chắc chắn đó là hợp pháp, hãy liên hệ với người gửi được cho là qua điện thoại (và không sử dụng bất kỳ số điện thoại nào trong email đáng ngờ) để hỏi xem yêu cầu đó có hợp lệ không. Những kẻ tấn công rất tinh vi và có thể làm cho một tin nhắn trông giống như nó đến từ ngân hàng của bạn hoặc thậm chí là khách hàng của bạn. Và nếu bạn nhận được email từ IRS, đó chắc chắn là một nỗ lực lừa đảo và bạn nên chuyển tiếp email đến [email protected]. IRS không bắt đầu liên lạc với người nộp thuế qua email.
Điểm mấu chốt
Mẫu W-9 dành cho các nhà thầu độc lập, còn được gọi là dịch giả tự do. Điều quan trọng là điền vào biểu mẫu một cách chính xác nhưng chỉ khi bạn chắc chắn đó là biểu mẫu phù hợp để gửi và yêu cầu là hợp pháp.
