Chi phí xuất túi được hoàn trả là gì
Các chi phí tự chi trả được hoàn trả là những thứ mà một nhân viên trả trước và sau đó được công ty của họ trả lại. Đây thường là các chi phí liên quan đến công việc, mặc dù đôi khi các công ty bảo hiểm yêu cầu khách hàng mà họ chi trả để trả tiền trước và sau đó trả lại cho họ.
Chìa khóa chính
- Các khoản chi phí tự trả hoàn trả là những thứ bạn phải trả bằng tiền của mình, sau đó ai đó sẽ trả lại cho bạn. Họ thường được trả tiền bằng cách đi du lịch những nhân viên cần hàng hóa và dịch vụ liên quan đến công việc khi đi trên đường. Các công ty bảo hiểm đôi khi cũng yêu cầu khách hàng của họ trả tiền cho những thứ trả trước sau đó hoàn trả cho họ.
Hiểu chi phí xuất túi
Ví dụ: nếu một nhân viên bán hàng lái xe đến nhiều địa điểm mỗi ngày để gặp trực tiếp khách hàng, số tiền chi cho gas là một khoản chi phí được hoàn trả. Đôi khi, ngay cả mặc hỗn độn do dặm quá nhiều vào một chiếc xe cá nhân được sử dụng cho công việc sẽ được trả lại cho người lao động. Tất cả phụ thuộc vào chính sách của công ty. Một nhân viên có thể ghi lại số dặm và / hoặc chi phí gas và gửi bằng chứng vào kế toán để thanh toán, hoặc anh ta hoặc cô ta có thể chọn sử dụng khoản khấu trừ khi nộp thuế cho năm tới.
Chi phí tự trả hoàn trả cũng có thể xảy ra khi đi du lịch. Nếu một phần công việc của một người liên quan đến việc nhảy lên máy bay và tham dự các hội nghị trong suốt cả năm, các chi phí như thực phẩm, khách sạn, vé máy bay, tiền boa, v.v… thường được hoàn trả. Một số công ty lựa chọn không trả tiền cho đồ uống có cồn; một lần nữa, đó là vấn đề chính sách.
Một tình huống khác thường yêu cầu mua ngoài công việc là khi ai đó làm việc tại nhà, mỗi ngày hoặc vài ngày một tuần. Thông thường, một nhân viên viễn thông chỉ cần đến cửa hàng cung cấp văn phòng địa phương để mua các mặt hàng như hộp mực in, giấy, phụ kiện máy tính, v.v. hoặc tải xuống các ứng dụng cần thiết trực tuyến nếu một công ty không cung cấp chúng qua mạng được kết nối và sự trợ giúp của CNTT. Một lần nữa, các chi phí này được hoàn trả trừ khi một nhân viên chọn sử dụng chúng làm khoản khấu trừ cho thuế năm tới. Khi một công ty hoàn trả cho nhân viên, công ty có thể khấu trừ tất cả các chi phí dưới dạng chi phí kinh doanh mà không có bất kỳ tác động nào đến thuế của một cá nhân.
Đối với chi phí y tế, các công ty bảo hiểm thường giao dịch trực tiếp với bác sĩ hoặc nhà cung cấp dịch vụ để xử lý thanh toán, nhưng đôi khi, chính sách bảo hiểm sẽ yêu cầu người được bảo hiểm trả tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ trả trước, sau đó nộp biên lai để được bồi hoàn.
Nhân viên nên lưu giữ hồ sơ chính xác hàng ngày về chi phí và cung cấp biên lai trên các biểu mẫu do công ty của họ cung cấp hoặc trực tuyến và chuyển sang bộ phận kế toán theo lịch trình định trước. Tất cả số dặm phải được ghi lại, bao gồm cả số đọc, ngày và địa điểm. Đi lại dặm, tuy nhiên, không hoàn lại.
Trong nhiều trường hợp, điều đó có lợi và dễ dàng hơn cho cả hai bên nếu chủ lao động trả chi phí trước thời hạn. Nó có thể tiết kiệm thời gian kế toán và ngăn nhân viên không phải tiêu tiền cá nhân vào kinh doanh khi đó có thể là một khó khăn.
Một cách khác để các công ty xử lý chi phí là cung cấp thẻ tín dụng của công ty dưới tên của họ và số dư được thanh toán trực tiếp cho các thương nhân.
Một khoản chi phí tự trả hoàn trả cho đại diện bán hàng có thể là hóa đơn nhà hàng từ việc tán tỉnh một khách hàng tiềm năng hoặc chi phí gas để lái xe đến một khóa học bán hàng ở một thành phố lân cận. Hầu hết các công ty đều có hướng dẫn để giúp nhân viên xác định những chi phí nào được coi là chi phí tự trả có thể hoàn trả và những khoản nào không. Thông thường, nhân viên sẽ phải giữ lại biên lai và đưa ra lời giải thích chi tiết cho việc mua hàng của họ.
