Yêu cầu đề xuất (RFP) là gì?
Yêu cầu đề xuất (RFP) là một tài liệu kinh doanh thông báo và cung cấp chi tiết về một dự án, cũng như mời thầu từ các nhà thầu sẽ giúp hoàn thành dự án. Hầu hết các tổ chức thích sử dụng RFP và, trong nhiều trường hợp, chính phủ chỉ sử dụng các yêu cầu đề xuất. Yêu cầu đề xuất cho một chương trình cụ thể có thể yêu cầu công ty xem xét hồ sơ dự thầu để kiểm tra tính khả thi của họ, sức khỏe của công ty đấu thầu và khả năng của nhà thầu để thực hiện những gì được đề xuất.
Chìa khóa chính
- Yêu cầu đề xuất là một thông báo tài trợ dự án được đăng bởi một tổ chức mà các công ty đặt giá thầu. RFP phác thảo quy trình đấu thầu và các điều khoản hợp đồng và hướng dẫn cách định giá thầu. Các cơ quan chính phủ được sử dụng chủ yếu để có được giá thầu thấp nhất có thể.RFP cho phép công ty yêu cầu nhận được nhiều nhà thầu.
Hiểu các yêu cầu đề xuất (RFP)
Các RFP phác thảo quá trình đấu thầu và các điều khoản hợp đồng và cung cấp hướng dẫn về cách thức đấu thầu được định dạng và trình bày. Chúng thường được dành riêng cho các dự án phức tạp. Các yêu cầu này xác định bản chất của dự án và các tiêu chí đánh giá tiết lộ cách các đề xuất được xếp loại. Yêu cầu có thể bao gồm một tuyên bố công việc, mô tả các nhiệm vụ sẽ được thực hiện bởi nhà thầu trúng thầu và một mốc thời gian để cung cấp công việc đã hoàn thành. Chúng cũng bao gồm thông tin về tổ chức phát hành và ngành nghề kinh doanh của nó.
RFP cũng hướng dẫn các nhà thầu về cách chuẩn bị các đề xuất. Họ có thể phác thảo các hướng dẫn về thông tin mà nhà thầu phải bao gồm và định dạng mong muốn.
Đề xuất không nên quá chi tiết vì nó có thể cản trở sự sáng tạo của nhà thầu và không nên quá mơ hồ rằng nhà thầu bị bỏ lại.
Phần lớn các RFP được đệ trình bởi các cơ quan chính phủ và những người khác có liên quan trong khu vực công. Họ thường được yêu cầu mở ra sự cạnh tranh giữa các công ty tư nhân để làm cho quá trình công bằng. Để giữ chi phí thấp, các cơ quan này muốn đảm bảo họ có được giá thầu thấp nhất và cạnh tranh nhất.
Lý do một tổ chức có thể đưa ra RFP là để có được nhiều giá thầu. Tổ chức tìm kiếm có thể được hưởng lợi từ nhiều nhà thầu và quan điểm. Ví dụ: một doanh nghiệp muốn thay đổi quy trình báo cáo từ hệ thống trên giấy sang hệ thống dựa trên máy tính có thể đưa ra yêu cầu đề xuất về phần cứng, phần mềm và đào tạo người dùng để thiết lập và tích hợp hệ thống mới vào doanh nghiệp.
Yêu cầu cho một yêu cầu đề xuất
Các cơ quan chính phủ hoặc các thực thể khác có thể được yêu cầu đưa ra các yêu cầu cho các đề xuất nhằm cung cấp sự cạnh tranh đầy đủ và cởi mở để giảm chi phí cho một giải pháp. Chấp nhận một đề xuất đáp ứng nhiều nhất với thông số kỹ thuật có thể không phải lúc nào cũng có nghĩa là giá thầu thấp nhất.
Khéo léo tạo một yêu cầu đề xuất có thể ra lệnh thành công hay thất bại của giải pháp kết quả. Nếu các yêu cầu được chỉ định quá mơ hồ, nhà thầu có thể không thiết kế và thực hiện một giải pháp hoàn chỉnh cho vấn đề. Nếu các yêu cầu quá chi tiết và hạn chế, sự sáng tạo và đổi mới của các nhà thầu có thể bị hạn chế.
Quá trình RFP bắt đầu bằng việc soạn thảo một yêu cầu đề xuất. Các nhà thầu xem xét chào mời và gửi đề xuất để cải thiện. Sau khi thực hiện phản hồi, yêu cầu cuối cùng cho đề xuất được đưa ra. Các nhà thầu sau đó gửi đề xuất của họ. Khách hàng chọn một nhóm nhỏ các nhà thầu và tham gia đàm phán về giá cả và chi tiết kỹ thuật. Khách hàng có thể yêu cầu các nhà thầu còn lại gửi đề nghị tốt nhất và cuối cùng trước khi trao hợp đồng. Hợp đồng được trình bày cho công ty cung cấp giải pháp tốt nhất cho vấn đề này.
Ví dụ về yêu cầu đề xuất
Ví dụ, Cục Quản lý Đường sắt Liên bang đưa ra yêu cầu đề xuất tài chính, thiết kế, xây dựng, vận hành và duy trì hệ thống đường sắt tốc độ cao. Các bên quan tâm gửi đề xuất đáp ứng các yêu cầu được nêu trong tài liệu. Dựa trên các đề xuất nhận được trước thời hạn, Sở Giao thông Vận tải thành lập các ủy ban để xem xét và phát triển thêm các đề xuất. DOT chọn đề xuất bao gồm hầu hết các mục tiêu của mình và thuê công ty thực hiện công việc.
