Một trong những vấn đề mà các chủ doanh nghiệp nhỏ phải giải quyết là luôn cập nhật với nhiều nghĩa vụ đối với thuế địa phương, tiểu bang và liên bang. Mặc dù hầu hết các chủ doanh nghiệp thuê một kế toán viên hoặc một chuyên gia thuế để giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế, hiểu hệ thống thuế là quan trọng đối với những người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc thực hiện tất cả các nghĩa vụ thuế. Bài viết này sẽ tập trung vào các nghĩa vụ của chủ doanh nghiệp liên quan đến thuế biên chế. (Tìm hiểu cách khấu trừ tiền lương có thể làm giảm thuế thu nhập cá nhân của bạn trong các khoản khấu trừ tiền lương .)
Nghĩa vụ thuế biên chế Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhân viên đều được yêu cầu khấu trừ thuế lương từ tiền lương của nhân viên và phải trả thuế liên bang, tiểu bang và địa phương. Các loại thuế thường được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên bao gồm FICA (thuế Medicare và An sinh xã hội) và thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương, nếu có. Các nghĩa vụ giữ lại khác bao gồm FUTA (Đạo luật thuế thất nghiệp liên bang) và, tại các bang như California, Hawaii, New Jersey, New York và Rhode Island, thuế bảo hiểm khuyết tật. Việc không nộp thuế hoặc thiếu một khoản thanh toán có thể dẫn đến tiền phạt và tiền phạt nặng, vì vậy điều quan trọng là phải tính số tiền thuế biên chế còn nợ và trả đúng hạn. (Sổ sách kế toán phù hợp là điều cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ. Đọc Sáu bước để có ngân sách kinh doanh tốt hơn để tìm hiểu cách quản lý doanh thu và chi phí.)
Nếu chủ doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên bên ngoài nhưng được kết hợp, các quy tắc trên cũng áp dụng cho tiền lương của chủ sở hữu, bởi vì về cơ bản, họ là nhân viên duy nhất của công ty. Nếu doanh nghiệp không được hợp nhất và không có nhân viên, chủ sở hữu sẽ cần phải trả thuế ước tính cho thu nhập tự làm mỗi quý. (Đọc bạn có nên kết hợp kinh doanh không? Để tìm hiểu xem cấu trúc kinh doanh này có thuận lợi cho bạn không.)
Tính thuế biên chế Có ba bước để tính thuế biên chế:
- Xác định người lao động chịu thuế Tiền lương chịu thuế Xác định số tiền khấu trừ
Công nhân chịu thuế Công nhân có thể là nhân viên hoặc nhà thầu độc lập. Nhân viên được coi là công nhân chịu thuế phải chịu thuế biên chế, trong khi các nhà thầu độc lập có trách nhiệm tự trả thuế. Thông thường, công nhân được coi là nhân viên nếu bạn có quyền chỉ đạo và kiểm soát cách họ làm công việc của họ, thay vì chỉ đơn thuần là kết quả của công việc. Tuy nhiên, ranh giới giữa các nhà thầu độc lập và nhân viên không phải lúc nào cũng rõ ràng. Để giúp chủ doanh nghiệp xác định công nhân nào là nhân viên chịu thuế, IRS có các quy tắc pháp luật phổ biến, bao gồm các xét nghiệm về hành vi, tài chính và mối quan hệ.
Kiểm tra hành vi Một công nhân là một nhân viên khi người sử dụng lao động có quyền chỉ đạo và kiểm soát công nhân. Người sử dụng lao động không phải thực sự chỉ đạo hoặc kiểm soát người lao động, nhưng có quyền làm như vậy.
Kiểm tra tài chính Bài kiểm tra này xem xét mức độ kiểm soát của người sử dụng lao động đối với các khía cạnh tài chính của công việc. Trong một số ngành nghề, việc kiểm soát đáng kể các vật tư được sử dụng cho công việc sẽ hỗ trợ tư cách của một công nhân là một nhà thầu độc lập.
Một cách nhất định để phân biệt một nhà thầu độc lập với một nhân viên là sự sẵn có của các dịch vụ. Một nhà thầu độc lập không bị ràng buộc với một công ty và có thể quảng cáo dịch vụ; một nhân viên không thể quảng cáo dịch vụ trừ khi họ làm việc bên ngoài công ty như một nhà thầu độc lập.
Kiểm tra mối quan hệ Thử nghiệm này đề cập đến cách người sử dụng lao động và người lao động nhận thức mối quan hệ của họ. Nếu mối quan hệ chủ lao động-công nhân dự kiến sẽ kéo dài cho đến khi kết thúc một dự án cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian xác định, thì công nhân là một nhà thầu độc lập. Mặt khác, nếu mối quan hệ không có hoặc có ranh giới, người lao động là một nhân viên chịu thuế. (Để biết thêm về các mối quan hệ thiết yếu đối với một doanh nghiệp nhỏ, hãy đọc Doanh nghiệp nhỏ: Đó là tất cả về các mối quan hệ .)
Tiền lương chịu thuế Tiền lương chịu thuế là khoản bồi thường cho các dịch vụ được thực hiện và có thể bao gồm tiền lương, tiền thưởng hoặc quà tặng. Một số hình thức bồi thường, chẳng hạn như bồi hoàn chi phí kinh doanh cho du lịch hoặc bữa ăn, không đủ điều kiện là tiền lương chịu thuế. Để các chi phí không phải chịu thuế, nhân viên phải xác minh chúng thông qua biên lai hoặc báo cáo chi phí. Họ cũng phải cần thiết, hợp lý và liên quan đến kinh doanh. (Nếu bạn phải chịu các chi phí liên quan đến kinh doanh, hãy đảm bảo giữ các biên lai của bạn theo thứ tự. Đọc 10 bước để chuẩn bị thuế để biết thông tin về kế hoạch trước ngày 15 tháng 4)
Tính toán khấu trừ Sau khi bạn tìm ra công nhân nào đủ điều kiện là nhân viên chịu thuế và tiền lương nào là tiền lương chịu thuế, bước tiếp theo là tìm ra số tiền bạn phải khấu trừ cho thuế liên bang, tiểu bang và địa phương, cũng như FICA và FUTA.
Thuế liên bang Mỗi tiền lương phải khấu trừ thuế thu nhập liên bang trong thời gian áp dụng. IRS có hai bộ bảng thuế mà người sử dụng lao động có thể sử dụng để tính toán các khoản khấu trừ: bảng khung lương và bảng tỷ lệ phần trăm.
Bảng lương bảng được phân tách cho năm giai đoạn tiền lương khác nhau (hàng ngày, hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng và hàng tháng). Để xác định số tiền bị giữ lại, người sử dụng lao động chọn khoảng thời gian trả lương và khung lương cho nhân viên, sau đó đọc qua bảng vào cột hiển thị số lượng miễn trừ được yêu cầu.
Phần trăm có sẵn cho tám giai đoạn tiền lương (hàng ngày, hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng, hàng tháng, hàng quý, nửa năm và hàng năm) và tách biệt theo tình trạng hôn nhân. Người sử dụng lao động bắt đầu bằng cách giảm tiền lương theo giá trị miễn trừ được yêu cầu. Tiếp theo, họ sử dụng bảng tương ứng với tình trạng hôn nhân của nhân viên và tìm kiếm số tiền giữ lại dựa trên khung lương.
Là chủ doanh nghiệp, bạn có trách nhiệm xem xét hai bộ bảng và xác định bảng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Các bảng tỷ lệ phần trăm bao gồm nhiều hơn, về mặt thời gian trả lương, vì vậy nếu bạn ở trong tình huống các nhân viên khác nhau được trả lương ở các giai đoạn tiền lương khác nhau, thì bảng tỷ lệ nên là bảng lựa chọn. Ví dụ: nếu nhân viên của bạn được trả lương hàng quý, các bảng tỷ lệ phần trăm sẽ phù hợp hơn các bảng khung lương. Để có được các bảng này, hãy gọi cho IRS hoặc truy cập http://www.irs.gov/ và yêu cầu Ấn phẩm 15 và 15-A.
Thuế nhà nước
Hầu hết các tiểu bang sử dụng các bảng tương tự như bảng thuế liên bang và bạn có thể lấy chúng bằng cách truy cập phần thuế trên trang web của tiểu bang hoặc liên hệ với Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ. Bạn không cần phải khấu trừ thuế nhà nước tại các khu vực pháp lý không áp thuế nhà nước đối với thu nhập, chẳng hạn như Alaska, Florida, Texas, Wyoming vàWashington. Các trường hợp ngoại lệ khác bao gồm các tiểu bang có thuế thu nhập cá nhân là một tỷ lệ cố định của thuế liên bang, như Arizona, và trong đó thuế tiểu bang là một tỷ lệ cố định của tổng lương, chẳng hạn như Pennsylvania.
FICA Đạo luật đóng góp bảo hiểm liên bang (FICA) là luật liên bang yêu cầu chủ lao động khấu trừ thuế an sinh xã hội và thuế Medicare từ tiền lương trả cho nhân viên. Nó cũng yêu cầu người sử dụng lao động và nhân viên mỗi người phải trả một nửa số thuế FICA. Thuế An sinh xã hội và Medicare được áp dụng cho cả nhân viên với mức thuế cố định là 4, 2% cho an sinh xã hội và 1, 45% cho Medicare và mức thuế cố định duy nhất của chủ nhân là 6, 2% và 1, 45%, tạo ra mức thuế suất FICA kết hợp lần lượt là 15, 3% (12, 4% cho An sinh xã hội và 2, 9% cho Medicare). Các cá nhân tự làm việc có trách nhiệm tự trả toàn bộ thuế 13, 3%. (Đọc về cách chính phủ xác định mức thuế của bạn trong Laffer Curve Key To Tax Tax .)
Không giống như thuế liên bang và tiểu bang, thuế FICA không bị ảnh hưởng bởi số lượng miễn trừ mà nhân viên yêu cầu. Bạn chỉ cần nhân số tiền lương gộp của nhân viên với thuế suất áp dụng để xác định số tiền bạn phải giữ lại và số tiền bạn phải trả khi sử dụng lao động. Trong năm 2009 và 2010, thuế An sinh xã hội chỉ áp dụng cho thu nhập 106.800 đô la đầu tiên, còn được gọi là cơ sở tiền lương An sinh xã hội. Cơ sở tiền lương được điều chỉnh hàng năm cho lạm phát. Thuế Medicare không có giới hạn thu nhập.
Thuế thất nghiệp FUTA , hay FUTA, là các loại thuế chỉ được sử dụng bởi chủ lao động. Bạn phải trả thuế thất nghiệp nếu áp dụng một trong các cách sau:
a) Bạn trả tiền lương tổng cộng ít nhất 1.500 đô la trong một quý
b)
Bạn có ít nhất một nhân viên vào bất kỳ ngày nào trong 20 tuần trong một năm dương lịch, bất kể các tuần có liên tiếp hay không
Thuế suất FUTA là 6, 2% cho năm 2011, và nó được áp dụng cho 7.000 đô la tiền lương đầu tiên cho mỗi nhân viên. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu các khoản tín dụng chống lại thuế FUTA gộp của bạn để phản ánh thuế thất nghiệp của tiểu bang mà bạn phải trả. Nếu bạn trả thuế thất nghiệp tiểu bang khi đến hạn, bạn được phép yêu cầu khoản tín dụng 5, 4%, điều này giúp giảm thuế suất FUTA của bạn xuống 0, 8% một cách hiệu quả.
Mang tất cả lại với nhau
Tính thuế biên chế có thể rất phức tạp và điều quan trọng là phải gửi các khoản thanh toán đúng hạn để tránh bị phạt và lệ phí trễ. Các khoản thanh toán thuế liên bang có thể được thực hiện trực tuyến thông qua Hệ thống thanh toán thuế liên bang điện tử (EFTPS) hoặc thông qua các ngân hàng được ủy quyền chấp nhận thanh toán liên bang. Nếu bạn sử dụng phương thức sau, mỗi khoản thanh toán phải được gửi kèm theo Mẫu 8109, có thể nhận được bằng cách gọi cho IRS theo số 1-800-829-4933 hoặc từ trang web của IRS. Thuế FUTA thường được trả hàng quý và thuế thu nhập và thuế FICA được gửi nửa tháng hoặc hàng tháng. IRS thường gửi cho chủ doanh nghiệp một thông báo vào cuối mỗi năm chi tiết về phương pháp nào sẽ sử dụng cho năm tới.
Nói chung, tính kịp thời của một khoản tiền gửi được xác định bởi ngày nhận được. Tuy nhiên, một khoản tiền gửi được nhận sau ngày đáo hạn sẽ được xem xét kịp thời nếu bạn có thể xác nhận rằng nó đã được gửi qua thư ít nhất hai ngày trước ngày đáo hạn. Để tìm hiểu thêm về nhiệm vụ trả lương của chủ doanh nghiệp nhỏ, hãy truy cập http://www.irs.gov/ hoặc gọi đường dây trợ giúp trực tiếp của IRS cho các doanh nghiệp theo số 1- 800-829-4933.
Để đọc liên quan, hãy xem Tín dụng thuế cho các chi phí kế hoạch phát sinh bởi các doanh nghiệp nhỏ .
