Văn phòng ảo là gì?
Một văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải thuê nhân viên hành chính và thuê dài hạn. Với một văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn có những thứ như địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và hội nghị truyền hình.
Văn phòng ảo hoạt động như thế nào
Văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một vị trí cố định. Kiểu thiết lập này đặc biệt phổ biến với các công ty mới khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu chi phí. Việc tạo ra các phần mềm và dịch vụ năng suất văn phòng dựa trên web, như hội nghị truyền hình, đã giúp thúc đẩy sự phát triển trong các văn phòng ảo.
Chìa khóa chính
- Văn phòng ảo là một công ty hoạt động như một đơn vị và có địa chỉ gửi thư thực tế, nhưng không tồn tại ở một địa điểm cụ thể. Sự phát triển của các công cụ như hội nghị truyền hình và dịch vụ nhắn tin đã dẫn đến việc sử dụng văn phòng ảo tăng lên. vận hành một văn phòng ảo ít hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống và đó là lý do tại sao loại hình thiết lập này phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp. Sắp xếp văn phòng ảo mở rộng các tùy chọn công việc cho nhân viên và lựa chọn tuyển dụng cho các doanh nghiệp. một lựa chọn ít tốn kém hơn cho kinh doanh, một số dịch vụ, như trả lời điện thoại và hội nghị truyền hình, có thể có khả năng tiếp cận hạn chế.
Một văn phòng ảo cũng có thể dẫn đến năng suất cao hơn, vì các dịch vụ của nó không có nhân viên khỏi các nhiệm vụ hành chính, cũng như đi lại. Mỗi nhân viên có thể làm việc từ vị trí thuận tiện nhất và doanh nghiệp không bị hạn chế trong việc thuê nhân viên sống tại địa phương.
Khi nhiều người tìm cách làm việc từ xa, lợi ích của một văn phòng ảo ngay lập tức đáng chú ý. Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều dễ dàng như nó có vẻ. Một số người có thể thấy việc lên lịch cho không gian văn phòng ảo không khác gì các cuộc xung đột lập lịch tốn thời gian vốn có trong một văn phòng vật lý.
Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo
Sức hấp dẫn của một văn phòng ảo đối với người dùng là gấp đôi. Đầu tiên, chi phí hàng tháng của một văn phòng ảo ít hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống. Rốt cuộc, nó không có chi phí bảo trì và bảo trì, cũng không cần phải có nhân viên. Một văn phòng ảo cũng có thể được bảo mật thông qua hợp đồng thuê theo tháng, do đó sẽ linh hoạt hơn nếu việc kinh doanh của người dùng thay đổi (không phải chờ hợp đồng thuê hết hạn hoặc phát sinh chi phí cho thuê bị hỏng).
Chi phí cho việc sử dụng một văn phòng ảo có thể chỉ ở mức 50 đô la cho phí thành viên và 250 đô la mỗi tháng trở lên cho hợp đồng thuê hàng tháng cho các dịch vụ cơ bản. Càng nhiều dịch vụ được thêm vào, nó sẽ càng đắt hơn.
Thứ hai, một văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ gửi thư, trả lời điện thoại và dịch vụ hội nghị truyền hình. Do đó, một doanh nghiệp nhỏ có thể xuất hiện lớn hơn nó. Nó cũng có thể cung cấp một địa chỉ vật lý (hoặc nhiều địa chỉ) để người dùng gặp gỡ khách hàng. Đôi khi, địa chỉ có thể tạo ra uy tín cho người dùng văn phòng ảo, chẳng hạn như nếu địa chỉ đó là một địa điểm hoặc đường phố nổi tiếng. Một dịch vụ trả lời điện thoại chuyên nghiệp có thể có tác dụng tương tự.
Một số dịch vụ mà sắp xếp văn phòng ảo cung cấp yêu cầu lập kế hoạch trước để sử dụng. Ví dụ, nhiều gói đi kèm với việc sử dụng hạn chế các phòng hội nghị hoặc các dịch vụ hội nghị truyền hình và hội nghị truyền hình hạn chế. Văn phòng ảo cũng có thể bị hạn chế truy cập vào ban đêm và cuối tuần. Người dùng có thể thấy sự thiếu linh hoạt giới hạn và bất tiện. Cũng có khả năng gây mất tập trung khi làm việc tại nhà và do đó một số công nhân có thể không làm việc hiệu quả khi hoạt động trong môi trường văn phòng ảo.
