Theo cơ sở kế toán dồn tích, doanh thu và chi phí được tính khi họ kiếm được. Điều này khác với cơ sở tiền mặt của kế toán, nơi họ được báo cáo bất cứ khi nào tiền thực sự chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp. Hầu hết các kế toán coi phương pháp kế toán dồn tích là một phép đo lợi nhuận tốt hơn cho mục đích báo cáo thu nhập.
Phần lớn các công ty sử dụng kế toán dồn tích làm thực hành kế toán chuẩn của họ, mặc dù nó phức tạp và chủ quan hơn kế toán tiền mặt. Hầu hết các công ty có một số hình thức tài khoản bị trì hoãn phải trả và các khoản phải thu, chẳng hạn như bán tín dụng hoặc dự án tạo ra dòng doanh thu trong một thời gian dài. Những sự kiện này có tác động thực sự đến hoạt động của doanh nghiệp, ngay cả khi không nhận được tiền mặt ngay lập tức.
Ví dụ, một công ty bán một món đồ nội thất trong tín dụng ghi lại việc bán ngay lập tức, không phải sau khi tất cả các khoản thanh toán cuối cùng đã được nhận. Khi thanh toán đã được nhận trước khi dịch vụ được cung cấp hoặc hàng hóa thực sự được thực hiện và giao, phương pháp kế toán dồn tích coi sự kiện này là trách nhiệm pháp lý. Công ty nhận ra doanh thu theo cách truyền thống chỉ khi nhận được thanh toán đầy đủ.
Hầu như luôn luôn, kế toán dồn tích xử lý việc ghi nhận chi phí dựa trên việc ghi nhận doanh thu liên quan. Điều này được gọi là nguyên tắc phù hợp. Nguyên tắc này, như được quy định bởi các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP), áp dụng cho cả việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Không có điều này, báo cáo tài chính sẽ tiết lộ rất ít thông tin hữu ích vì độc giả sẽ không có đánh giá chính xác về tài sản và nợ phải trả.
Bất cứ khi nào một giao dịch được ghi lại trong một kỳ kế toán, nhưng doanh thu tiền mặt không thực sự được nhận cho đến một kỳ kế toán tiếp theo, kế toán gọi đó là doanh thu tích lũy. Tương tự, các chi phí tích lũy liên quan đến các chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian nhưng được thanh toán trong một khoảng thời gian khác. Cơ sở kế toán dồn tích là bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào duy trì hàng tồn kho. Đối với những người có doanh số dưới 10 triệu đô la, phương pháp tích lũy kế toán tích lũy và tiền mặt có thể được sử dụng miễn là phương pháp tích lũy được sử dụng để bán hàng, mua hàng và hàng tồn kho.
Phần mềm doanh nghiệp, chẳng hạn như QuickBooks, đã trở nên cực kỳ phổ biến đối với các doanh nghiệp và cá nhân. Mặc dù nhiều người tạo ra cả báo cáo tiền mặt và cơ sở dồn tích, cài đặt mặc định hầu như luôn luôn tích lũy.
Mặc dù phương pháp tích lũy cho thấy thu nhập của doanh nghiệp chính xác hơn, nhưng nó cũng làm cho khó khăn hơn để biết có bao nhiêu tiền mặt thực sự có trong tay. Các doanh nghiệp không theo dõi cẩn thận dòng tiền của họ tách biệt với kế toán dồn tích có thể phải đối mặt với các vấn đề nghiêm trọng về dòng tiền. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào tài khoản tín dụng và thanh toán chậm từ khách hàng của họ.
