Chu trình kế toán tám bước rất quan trọng cần lưu ý đối với tất cả các loại kế toán. Nó chia toàn bộ quy trình trách nhiệm của một người kế toán thành tám bước cơ bản. Nhiều bước trong số này thường được tự động hóa thông qua các chương trình phần mềm và công nghệ kế toán. Tuy nhiên, biết và sử dụng các bước thủ công có thể cần thiết cho kế toán doanh nghiệp nhỏ làm việc trên sổ sách với sự hỗ trợ kỹ thuật tối thiểu.
Chu trình kế toán là gì?
Chu trình kế toán là một quy trình tám bước cơ bản để hoàn thành các nhiệm vụ kế toán của công ty. Nó cung cấp một hướng dẫn rõ ràng để ghi lại, phân tích và báo cáo cuối cùng về các hoạt động tài chính của một doanh nghiệp.
Chu trình kế toán được sử dụng toàn diện thông qua một kỳ báo cáo đầy đủ. Do đó, việc tổ chức trong suốt khung thời gian của quy trình có thể là một yếu tố chính giúp duy trì hiệu quả tổng thể. Chu kỳ kế toán sẽ thay đổi theo nhu cầu báo cáo. Hầu hết các công ty tìm cách phân tích hiệu suất của họ trên cơ sở hàng tháng, mặc dù một số có thể tập trung nhiều hơn vào kết quả hàng quý hoặc hàng năm.
Bất kể, hầu hết các nhân viên kế toán sẽ có nhận thức về tình hình tài chính của công ty hàng ngày. Nhìn chung, việc xác định lượng thời gian cho mỗi chu kỳ kế toán rất quan trọng vì nó đặt ngày cụ thể để mở và đóng. Khi một chu trình kế toán đóng lại, một chu kỳ mới bắt đầu, bắt đầu lại quy trình kế toán tám bước.
Chìa khóa chính
- Chu trình kế toán là một quy trình được thiết kế để giúp kế toán tài chính cho hoạt động kinh doanh của chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn. Thường có tám bước để thực hiện trong một chu trình kế toán. Việc đóng chu trình kế toán cung cấp cho chủ doanh nghiệp báo cáo hiệu quả tài chính toàn diện được sử dụng để phân tích kinh doanh.
Hiểu chu trình kế toán 8 bước
Chu trình kế toán tám bước bắt đầu bằng việc ghi lại từng giao dịch của công ty và kết thúc bằng một báo cáo toàn diện về các hoạt động của công ty cho khung thời gian chu kỳ được chỉ định. Nhiều công ty sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa chu trình kế toán. Điều này cho phép kế toán lập trình ngày chu kỳ và nhận báo cáo tự động.
Tùy thuộc vào hệ thống của mỗi công ty, tự động hóa kỹ thuật nhiều hay ít có thể được sử dụng. Thông thường, kế toán sẽ liên quan đến một số hỗ trợ kỹ thuật, nhưng một kế toán viên có thể được yêu cầu can thiệp vào chu trình kế toán tại các điểm khác nhau.
Mỗi công ty cá nhân thường sẽ cần phải sửa đổi chu trình kế toán tám bước theo những cách nhất định để phù hợp với mô hình kinh doanh và quy trình kế toán của công ty họ. Sửa đổi kế toán dồn tích so với kế toán tiền mặt thường là một mối quan tâm chính.
Các công ty cũng có thể chọn giữa kế toán đơn nhập so với kế toán kép. Kế toán kép được yêu cầu cho các công ty xây dựng cả ba báo cáo tài chính chính, báo cáo thu nhập, bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
8 bước của chu trình kế toán
Tám bước cho chu trình kế toán bao gồm:
Bước 1: Xác định giao dịch
Bước đầu tiên trong chu trình kế toán là xác định các giao dịch. Các công ty sẽ có nhiều giao dịch trong suốt chu kỳ kế toán. Mỗi người cần được ghi chép đúng vào sổ sách của công ty.
Lưu trữ hồ sơ là cần thiết để ghi lại tất cả các loại giao dịch. Nhiều công ty sẽ sử dụng công nghệ điểm bán được liên kết với sách của họ để ghi lại các giao dịch bán hàng. Ngoài bán hàng, còn có những chi phí có thể có nhiều loại.
Bước 2: Ghi lại các giao dịch trong một tạp chí
Bước thứ hai trong chu trình là tạo các mục nhật ký cho mỗi giao dịch. Công nghệ điểm bán hàng có thể giúp kết hợp Bước 1 và 2, nhưng các công ty cũng phải theo dõi chi phí của họ. Sự lựa chọn giữa kế toán dồn tích và tiền mặt sẽ quyết định khi các giao dịch được ghi nhận chính thức. Hãy nhớ rằng, kế toán dồn tích yêu cầu kết hợp các khoản thu với chi phí để cả hai phải được đặt tại thời điểm bán.
Kế toán tiền mặt yêu cầu các giao dịch được ghi lại khi tiền mặt được nhận hoặc thanh toán. Sổ sách kế toán kép gọi để ghi hai mục với mỗi giao dịch để quản lý bảng cân đối kế toán được phát triển kỹ lưỡng cùng với báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Với kế toán kép, mỗi giao dịch có một khoản ghi nợ và tín dụng bằng nhau. Kế toán đơn nhập tương đương với quản lý sổ séc. Nó đưa ra một báo cáo về số dư nhưng không yêu cầu nhiều mục.
Bước 3: Đăng bài
Khi một giao dịch được ghi lại dưới dạng một mục nhật ký, nó sẽ được đăng lên một tài khoản trong sổ cái. Sổ cái cung cấp bảng phân tích tất cả các hoạt động kế toán bằng tài khoản. Điều này cho phép một kế toán viên theo dõi các vị trí tài chính và trạng thái bằng tài khoản. Một trong những tài khoản được tham chiếu phổ biến nhất trong sổ cái là tài khoản tiền mặt chi tiết số lượng tiền mặt có sẵn.
Bước 4: Số dư dùng thử chưa được điều chỉnh
Vào cuối kỳ kế toán, số dư dùng thử được tính là bước thứ tư trong chu trình kế toán. Số dư dùng thử cho công ty biết số dư chưa điều chỉnh của mình trong mỗi tài khoản. Số dư thử nghiệm chưa được điều chỉnh sau đó được chuyển sang bước thứ năm để thử nghiệm và phân tích.
Bước 5: Bảng tính
Phân tích một bảng tính và xác định các mục điều chỉnh tạo nên bước thứ năm trong chu trình. Một bảng tính được tạo và sử dụng để đảm bảo rằng các khoản ghi nợ và tín dụng bằng nhau. Nếu có sự khác biệt thì điều chỉnh sẽ cần phải được thực hiện.
Ngoài việc xác định bất kỳ lỗi nào, việc điều chỉnh các mục có thể cần thiết cho doanh thu và chi phí phù hợp khi sử dụng kế toán dồn tích.
Bước 6: Điều chỉnh mục nhật ký
Ở bước thứ sáu, một nhân viên kế toán thực hiện các điều chỉnh. Điều chỉnh được ghi lại như các mục tạp chí khi cần thiết.
Bước 7: Báo cáo tài chính
Sau khi công ty thực hiện tất cả các mục điều chỉnh, sau đó công ty sẽ tạo báo cáo tài chính ở bước thứ bảy. Đối với hầu hết các công ty, các báo cáo này sẽ bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Bước 8: Đóng sách
Cuối cùng, một công ty kết thúc chu kỳ kế toán ở bước thứ tám bằng cách đóng sổ vào cuối ngày vào ngày đóng cửa được chỉ định. Các báo cáo kết thúc cung cấp một báo cáo để phân tích hiệu suất trong giai đoạn này.
Sau khi đóng, chu trình kế toán bắt đầu lại từ đầu với một kỳ báo cáo mới. Lúc đóng cửa thường là thời điểm tốt để nộp giấy tờ, lập kế hoạch cho kỳ báo cáo tiếp theo và xem lại lịch các sự kiện và nhiệm vụ trong tương lai.
Điểm mấu chốt
Quy trình chu trình kế toán tám bước giúp kế toán dễ dàng hơn cho các kế toán viên và doanh nhân bận rộn. Nó có thể giúp loại bỏ phỏng đoán về cách xử lý các hoạt động kế toán. Nó cũng giúp đảm bảo tính nhất quán, chính xác và phân tích hiệu quả tài chính hiệu quả.
