Kế hoạch có trách nhiệm là gì?
Kế hoạch chịu trách nhiệm là một kế hoạch tuân theo các quy định của Sở Thuế vụ (IRS) để bồi hoàn cho người lao động cho các chi phí kinh doanh trong đó khoản bồi hoàn không được tính là thu nhập. Điều này có nghĩa là các khoản bồi hoàn không phải chịu thuế khấu trừ hoặc báo cáo W-2. Tuy nhiên, các chi phí này phải liên quan đến kinh doanh để thuộc một kế hoạch chịu trách nhiệm.
Chìa khóa chính
- Kế hoạch chịu trách nhiệm là một quá trình bồi hoàn cho nhân viên các chi phí liên quan đến công việc của họ. Các kế hoạch có thể không phải chịu thuế, vì chúng không được coi là một hình thức bồi thường công việc. Các khoản chỉ có thể được coi là một phần của kế hoạch chịu trách nhiệm nếu họ đang kinh doanh liên quan, được báo cáo chính xác và nếu hoàn trả vượt quá. Nếu một chi phí được hoàn trả được coi là không chịu trách nhiệm, thì IRS phải chịu thuế. Tiền thừa thường phải được trả lại trong vòng 120 ngày.
Kế hoạch có trách nhiệm hoạt động như thế nào
Một kế hoạch chịu trách nhiệm khác với một kế hoạch không chịu trách nhiệm. Nếu kế hoạch hoàn trả của một doanh nghiệp không tuân theo các yêu cầu của IRS đối với kế hoạch chịu trách nhiệm, thì kế hoạch đó không chịu trách nhiệm và việc hoàn trả các chi phí được coi là một phần trong bồi thường của nhân viên và do đó phải được báo cáo trong mẫu W của nhân viên.
Theo quy định của IRS, theo kế hoạch chịu trách nhiệm, các chi phí được hoàn trả nếu chúng liên quan đến kinh doanh và được hạch toán đầy đủ. Ngoài ra, số tiền thanh toán vượt quá chi phí thực tế phải được trả lại cho công ty trong một khung thời gian xác định. Các chi phí liên quan đến kinh doanh mà nhân viên phải chịu có thể bao gồm những thứ như đi lại, ăn uống, ở, giải trí hoặc vận chuyển. Nhân viên được yêu cầu hạch toán đầy đủ các chi phí với hồ sơ và trả lại bất kỳ khoản bồi hoàn vượt quá trong một khoảng thời gian hợp lý.
Người sử dụng lao động không phải nộp chi tiết về kế hoạch của họ cho IRS, nhưng họ phải có khả năng chứng minh rằng họ đáp ứng các yêu cầu của kế hoạch chịu trách nhiệm.
Người sử dụng lao động thường có thể sử dụng các yêu cầu kế hoạch có trách nhiệm chặt chẽ hơn so với được đăng bởi IRS.
Yêu cầu cho một kế hoạch có trách nhiệm
Các yêu cầu cho một kế hoạch có trách nhiệm là chúng có liên quan đến kinh doanh, rằng chi phí nhân viên được hạch toán đầy đủ cho chủ lao động của họ một cách hợp lý và kịp thời, và bất kỳ khoản bồi hoàn vượt quá nào cũng phải được trả lại cho chủ lao động trong một khoảng thời gian hợp lý.
Đối với các chi phí được coi là liên quan đến kinh doanh, họ phải (một cách lỏng lẻo) đáp ứng các yêu cầu sau: rằng các chi phí phải chịu trong quá trình làm việc, và mọi chi phí pha trộn giữa chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh đều được hạch toán một cách thích hợp như như vậy, phân chia chi phí giữa người sử dụng lao động và người lao động. Một ví dụ phổ biến là của một chiếc xe cá nhân được sử dụng cho các chuyến đi kinh doanh: trong trường hợp này, một nhân viên có thể được dự kiến sẽ chiếm dặm đã được phát sinh trong quá trình vận chuyển cá nhân của họ và vận chuyển công việc liên quan, tách các chi phí thích hợp.
Kế toán đầy đủ thường được xác nhận bởi bên thứ ba cho các mục đích chứng minh rằng các quỹ của nhân viên có liên quan đến kinh doanh. Biên lai là một hình thức chứng minh phổ biến của bên thứ ba mà nhân viên sẽ sử dụng để chứng minh tính hợp pháp của các yêu cầu tài trợ của họ. Tuy nhiên, có các trường hợp ngoại lệ cho quy tắc này, bao gồm các trường hợp chi phí không phải ở dưới 75 đô la, hoàn trả tiền ăn nằm trong tiêu chuẩn IRS trên mỗi diem và chi phí vận chuyển để có bằng chứng thanh toán chính thức là khó khăn, chẳng hạn như taxi, tàu điện ngầm, và xe buýt. Nói chung, kỳ vọng trả lại các khoản hoàn trả vượt mức là các khoản tiền đó được trả lại cho người sử dụng lao động trong vòng 120 ngày kể từ ngày giải ngân.
