Giấy báo nợ là gì
Giấy báo nợ là một tài liệu được sử dụng bởi một nhà cung cấp để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ hiện tại hoặc một tài liệu được tạo bởi người mua khi trả lại hàng hóa nhận được bằng tín dụng. Ghi chú ghi nợ có thể cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn sắp tới hoặc có thể đóng vai trò là lời nhắc cho các khoản tiền hiện đang đến hạn. Đối với các mặt hàng được trả lại, tổng số tiền tín dụng dự kiến có thể được bao gồm, cùng với hàng tồn kho của các mặt hàng được trả lại và lý do trả lại.
Giấy báo nợ
Ghi chú ghi nợ
Một ghi chú ghi nợ, còn được gọi là một bản ghi nhớ ghi nợ, thường được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Các giao dịch như vậy thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng, nghĩa là một nhà cung cấp gửi một lô hàng cho công ty trước khi chi phí của hàng hóa được trả bởi người mua. Mặc dù hàng hóa thực sự đang đổi chủ, tiền thật sẽ không được chuyển cho đến khi hóa đơn thực tế được phát hành. Các khoản nợ và tín dụng thay vào đó được đăng nhập vào một hệ thống kế toán để theo dõi hàng tồn kho được vận chuyển và các khoản thanh toán còn nợ.
Ghi chú ghi nợ tách biệt với hóa đơn ở chỗ chúng thường được định dạng dưới dạng chữ cái và chúng có thể không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Điều này đúng khi ghi nợ được sử dụng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ sắp tới dựa trên số tiền chưa được lập hóa đơn chính thức.
Hình thức ghi nợ thay thế
Ngoài định dạng thư, ghi chú ghi nợ cũng có thể được cung cấp dưới dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được. Mặc dù số tiền đến hạn có thể được lưu ý, thanh toán không được mong đợi cho đến khi một hóa đơn chính thức được gửi cho người mua. Điều này có thể cho phép người mua có cơ hội trả lại hàng hóa, nếu cần thiết, mà trước tiên không phải cung cấp thanh toán.
Một số ghi chú ghi nợ có thể được gửi dưới dạng bưu thiếp thông tin chỉ đóng vai trò nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đã tích lũy. Điều này có thể hữu ích trong trường hợp người bán không chắc chắn nếu nhận được hoặc xem xét hóa đơn gốc. Bưu thiếp cũng có thể chứa thông tin về cách giải quyết nợ, chẳng hạn như thông tin liên hệ có liên quan.
Ghi chú ghi nợ là tài liệu tùy chọn
Không phải tất cả các công ty chọn gửi ghi chú nợ cho người mua có nghĩa vụ nợ chưa xử lý hoặc đang chờ xử lý. Nói chung, một người bán hoặc coi đó là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và sử dụng nó theo quy trình nội bộ, hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu một tài liệu với thông tin sẽ có trong một ghi chú ghi nợ, để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.
