Ghi chú ghi nợ là một hình thức chứng minh rằng một doanh nghiệp đã tạo ra một mục ghi nợ hợp pháp trong quá trình giao dịch với một doanh nghiệp khác. Điều này có thể xảy ra khi người mua trả lại vật liệu cho nhà cung cấp và cần xác thực số tiền được hoàn trả. Trong trường hợp này, người mua phát hành một ghi chú ghi nợ phản ánh giao dịch kế toán.
Một doanh nghiệp có thể phát hành một ghi chú ghi nợ để đáp ứng với một ghi chú tín dụng nhận được. Những sai lầm (thường là lãi suất và phí) trong hóa đơn bán hàng, mua hàng hoặc cho vay có thể khiến một công ty phát hành một ghi chú ghi nợ để giúp sửa lỗi.
Chìa khóa chính
- Giấy báo nợ là một giao dịch bằng văn bản nêu rõ một doanh nghiệp đã thực hiện hành động tài chính do giao dịch với một doanh nghiệp khác; ghi chú tương ứng với một ghi chú ghi nợ trong nhật ký kế toán. Các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp sử dụng cả ghi chú ghi nợ và tín dụng; tất cả các ghi chú đều được ghi ngày, bao gồm số sê-ri, mô tả giao dịch, chi tiết về việc hoàn trả và chữ ký của những người liên quan. Hóa đơn chưa thanh toán mà nhà cung cấp sau đó tìm cách khắc phục sẽ là một ví dụ điển hình của ghi nợ; một cửa hàng trả lại sản phẩm cho nhà cung cấp và tìm cách hoàn tiền sẽ là một ví dụ khác.
Ghi chú ghi nợ trong giao dịch
Ghi chú ghi nợ và ghi chú tín dụng hầu như luôn liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B). Chúng tương ứng với các mục ghi nợ và tín dụng trong nhật ký kế toán, đóng vai trò là bằng chứng của giao dịch kinh doanh trước đó. Chúng cũng có thể được gọi là bản ghi nhớ ghi nợ.
Tất cả các ghi chú ghi nợ thường bao gồm cùng một thông tin chung: ngày ghi chú, số sê-ri, mô tả ngắn gọn về giao dịch kinh doanh trước đó, chi tiết về các mặt hàng được trả lại (bao gồm thuế bán hàng và tham chiếu đến hóa đơn) và chữ ký của công ty thích hợp cơ quan chức năng.
Bạn rất có thể nghe về một ghi chú ghi nợ sau một hóa đơn chưa được lập hóa đơn. Giả sử một nhà cung cấp vận chuyển vật liệu trị giá 10.000 đô la cho khách hàng, nhưng chỉ gửi hóa đơn với giá 9.500 đô la. Khi nhận ra sai lầm của mình, nhà cung cấp có thể gửi một ghi chú nợ cho khách hàng của mình về khoản chênh lệch $ 500 để giải quyết vấn đề và thực hiện bất kỳ điều chỉnh thích hợp nào đối với hồ sơ kế toán của mình.
Ghi chú ghi nợ, ghi nhớ ghi nợ, biên lai ghi nợ và hóa đơn đều có bản chất tương tự nhau và đều là những tài liệu hợp pháp chứng minh các giao dịch tài chính giữa các doanh nghiệp; tuy nhiên, thuật ngữ "biên lai ghi nợ" hiếm khi được sử dụng trong các giao dịch B2B.
Biên lai ghi nợ
Có một sự mơ hồ giữa các thuật ngữ "ghi nợ" và "biên lai ghi nợ". Đôi khi, biên lai ghi nợ được sử dụng thay thế cho nhau bằng một ghi chú ghi nợ - vào thời điểm khác, biên lai ghi nợ chỉ nhằm mô tả các hồ sơ bằng văn bản chứng minh khách hàng nợ tiền công ty. Rất hiếm khi thấy biên lai ghi nợ có thời hạn được sử dụng cho các giao dịch B2B.
Hóa đơn
Một ghi chú ghi nợ hoặc biên lai ghi nợ rất giống với một hóa đơn. Sự khác biệt chính là hóa đơn luôn hiển thị việc bán hàng, trong đó ghi chú ghi nợ và biên lai ghi nợ phản ánh các điều chỉnh hoặc lợi nhuận của các giao dịch đã diễn ra.
Ghi chú ghi nợ cũng có thể được thay thế cho hóa đơn truyền thống khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp nằm ngoài phạm vi kinh doanh thông thường. Điều này giúp phân biệt giao dịch cho cả hai bộ phận kế toán và cũng giữ cho công ty phát hành tạo ra một loại hóa đơn mới.
Các giao dịch B2B thường dựa trên việc gia hạn tín dụng, trong đó một nhà cung cấp gửi một lô hàng cho một công ty trước khi được thanh toán, sau đó gửi hóa đơn cho công ty về số tiền còn nợ sau khi giao hàng; ghi nợ và tín dụng là phương pháp kế toán được sử dụng để theo dõi các giao dịch này.
Trả về vật liệu
Hãy nghĩ về ghi nợ là khiếu nại chống lại lỗi kinh doanh. Trong trường hợp hàng trả lại từ người mua cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp, giấy ghi nợ cho thấy sự thay đổi trong sổ sách của người mua (nhật ký kế toán) và yêu cầu trả lại tín dụng. Nhà cung cấp / nhà cung cấp thường gửi một ghi chú tín dụng như bằng chứng về sự đảo ngược.
Ví dụ, hãy xem xét trường hợp công ty XYZ trả lại tài liệu cho nhà cung cấp, công ty ABC. Để chứng minh số tiền cần được hoàn trả, XYZ sẽ soạn thảo một ghi chú ghi nợ. Mua ban đầu là 5.000 đô la, vì vậy ghi nợ sẽ phản ánh chi phí nguyên vật liệu, cộng với thuế suất bán hàng địa phương. Thuế và chi phí hàng hóa phải luôn là các chi tiết đơn hàng riêng biệt trong ghi chú.
Khi nhận, ABC nên tạo một ghi chú tín dụng nhỏ làm bằng chứng về sự hiểu biết, sau đó tiến hành hoàn trả (hoặc cung cấp tín dụng cho) XYZ (miễn là ghi chú ghi nợ có thông tin chính xác).
Tiền lãi / hoa hồng phải thu
Giả sử một doanh nghiệp nợ lãi cho chủ nợ hoặc hoa hồng cho bên thứ ba cho các dịch vụ được cung cấp. Trong trường hợp như vậy, ghi chú ghi nợ thường được phát hành để trả lời cho một ghi chú tín dụng đã nhận, nhưng một con nợ luôn có thể phát hành một ghi chú không được giải quyết.
Hoa hồng ghi nợ phải thu là phổ biến giữa các công ty mẹ và các công ty con. Ghi chú nợ phải thu có thể được sử dụng để điều chỉnh các khoản thanh toán trước hoặc như một hình thức lưu trữ hồ sơ đơn giản.
