Một mục ngoại lệ là gì?
Một mục ngoại lệ là một thuật ngữ ngân hàng được sử dụng để mô tả séc không thể xử lý. Lý do cho trở ngại này có thể bao gồm thực tế là lệnh dừng thanh toán đã được thực hiện, tài khoản của khách hàng đã bị đóng hoặc séc không đầy đủ hoặc thiếu chữ ký.
Giải thích mục ngoại lệ
Như đã lưu ý ở trên, lý do cụ thể cho các mục ngoại lệ bao gồm thanh toán dừng (yêu cầu từ phía chủ tài khoản hủy séc hoặc thanh toán chưa được xử lý.), Tài khoản đã đóng hoặc séc chưa được điền đầy đủ.
Trong những năm gần đây, các chương trình phần mềm máy tính đã phát triển giúp nhân viên ngân hàng phát hiện và giải quyết các mục ngoại lệ theo cách hiệu quả hơn.
Mục ngoại lệ và thanh toán dừng
Để yêu cầu dừng thanh toán, chủ tài khoản cung cấp thông tin cụ thể (ví dụ: số séc, phải trả, ngày, v.v.) cho ngân hàng. Thông tin này là để kiểm tra trong tiến trình mà người trả tiền muốn tạm dừng hoặc hủy bỏ. Ngân hàng sau đó đánh dấu séc và ngăn không cho thanh toán bù trừ. Một số ngân hàng cung cấp cho chủ tài khoản cơ hội gia hạn hoặc làm mới khoản thanh toán dừng, thông qua yêu cầu bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Điều này đặc biệt hữu ích nếu ngân hàng không thể xác định vị trí kiểm tra cụ thể. Nếu ngân hàng không thể tìm thấy séc sau khoảng thời gian sáu tháng, thì thanh toán dừng thường sẽ hết hạn.
Việc phát hành các khoản thanh toán dừng thường khiến chủ tài khoản phải trả một khoản phí nhỏ khoảng 30 đô la (mặc dù chính sách của ngân hàng khác nhau về vấn đề này). Chủ tài khoản có thể phát hành lệnh dừng thanh toán vì nhiều lý do, bao gồm gửi séc với số tiền không chính xác hoặc hủy giao dịch mua sau khi đã gửi séc vào thư. Chỉ trong một số trường hợp, một tổ chức tài chính sẽ không thể tôn vinh việc dừng thanh toán.
Ví dụ về Xử lý tự động các mục ngoại lệ
Nhiều công ty hiện đang tự động hóa quá trình xử lý các mục ngoại lệ. Ví dụ, công ty Blackline cung cấp nền tảng Tự động hóa và Kiểm soát Tài chính toàn diện, được phân phối an toàn qua đám mây. Phần mềm cho phép các tổ chức hợp lý hóa toàn bộ vòng đời kế toán và tài chính một cách tập trung và an toàn.
Ngoài ra, công ty Kiểm tra kỹ thuật số đã phát triển Xử lý tài liệu đặc biệt (SDH) của riêng mình, một quy trình cụ thể để hợp lý hóa các mục ngoại lệ định kỳ. SDH xác định các mục ngoại lệ thông qua số định tuyến / chuyển tuyến của họ (cũng như số tài khoản trong nước hoặc số IBAN của họ). Kiểm tra kỹ thuật số sau đó áp dụng các cài đặt ngưỡng đặc biệt, giúp hình ảnh vượt qua các bài kiểm tra phân tích chất lượng. Điều này liên quan đến việc xóa hình nền khỏi séc trong khi vẫn giữ thông tin quan trọng (ví dụ: mục được viết và chữ ký của ai).
