Sổ cái là gì?
Một sổ cái chung đại diện cho hệ thống lưu giữ hồ sơ cho dữ liệu tài chính của công ty với các hồ sơ tài khoản ghi nợ và tín dụng được xác thực bằng số dư dùng thử. Sổ cái cung cấp một bản ghi của từng giao dịch tài chính diễn ra trong vòng đời của một công ty điều hành.
Sổ cái lưu giữ thông tin tài khoản cần thiết để lập báo cáo tài chính của công ty và dữ liệu giao dịch được phân tách theo loại vào tài khoản cho tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.
Sổ cái
Cách thức hoạt động của một sổ cái
Một sổ cái chung là nền tảng của một hệ thống được sử dụng bởi kế toán để lưu trữ và sắp xếp dữ liệu tài chính được sử dụng để tạo báo cáo tài chính của công ty. Giao dịch được đăng lên các tài khoản sổ cái riêng lẻ, như được xác định theo biểu đồ tài khoản của công ty.
Các giao dịch sau đó được đóng lại hoặc tóm tắt vào sổ cái và kế toán tạo ra số dư dùng thử, đóng vai trò là một báo cáo về số dư của mỗi tài khoản sổ cái. Số dư dùng thử được kiểm tra các lỗi và được điều chỉnh bằng cách đăng thêm các mục cần thiết và sau đó số dư dùng thử đã điều chỉnh được sử dụng để tạo báo cáo tài chính.
Làm thế nào một sổ cái chung hoạt động với kế toán kép
Một sổ cái chung được sử dụng bởi các doanh nghiệp sử dụng phương pháp ghi sổ kép, có nghĩa là mỗi giao dịch tài chính ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản sổ cái phụ và mỗi mục có ít nhất một ghi nợ và một giao dịch tín dụng. Giao dịch nhập kép, được gọi là mục nhật ký, được đăng trong hai cột, với các mục ghi nợ ở bên trái và các mục tín dụng ở bên phải và tổng số tất cả các mục ghi nợ và tín dụng phải cân bằng.
Phương trình kế toán, làm nền tảng cho kế toán kép, như sau:
Hay nói, là một tài tài của, qua, qua, qua một tài khác, qua giữ, qua một tài khác Tài sản Nợ phải trả = Vốn chủ sở hữu của cổ đông
Bảng cân đối theo định dạng này và hiển thị thông tin ở cấp tài khoản chi tiết. Ví dụ: bảng cân đối kế toán hiển thị một số tài khoản tài sản, bao gồm tiền mặt và các khoản phải thu, trong phần tài sản ngắn hạn.
Phương pháp kế toán nhập kép hoạt động dựa trên yêu cầu của phương trình kế toán rằng các giao dịch được đăng vào tài khoản bên trái dấu bằng trong công thức phải bằng tổng số giao dịch được đăng vào tài khoản (hoặc tài khoản) ở bên phải. Ngay cả khi phương trình được trình bày khác nhau (chẳng hạn như Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu), quy tắc cân bằng luôn được áp dụng.
Sổ cái nói gì với bạn?
Các chi tiết giao dịch có trong sổ cái được tổng hợp và tóm tắt ở nhiều cấp độ khác nhau để tạo ra số dư dùng thử, báo cáo thu nhập, bảng cân đối, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và nhiều báo cáo tài chính khác. Điều này giúp kế toán viên, quản lý công ty, nhà phân tích, nhà đầu tư và các bên liên quan khác đánh giá hiệu suất của công ty trên cơ sở liên tục.
Khi chi phí tăng đột biến trong một khoảng thời gian nhất định hoặc một công ty ghi lại các giao dịch khác ảnh hưởng đến doanh thu, thu nhập ròng hoặc các số liệu tài chính quan trọng khác, dữ liệu báo cáo tài chính thường không nói lên toàn bộ câu chuyện.
Trong trường hợp có một số loại lỗi kế toán nhất định, cần quay lại sổ cái chung và tìm hiểu chi tiết về từng giao dịch được ghi lại để xác định vấn đề. Đôi khi, điều này có thể liên quan đến việc xem xét hàng chục mục tạp chí, nhưng bắt buộc phải duy trì báo cáo tài chính của công ty không có lỗi và đáng tin cậy.
Chìa khóa chính
- Sổ cái là nền tảng của hệ thống kế toán kép của một công ty. Các tài khoản sổ cái bao gồm tất cả các dữ liệu giao dịch cần thiết để tạo báo cáo thu nhập, bảng cân đối và các báo cáo tài chính khác. Các giao dịch sổ cái là một bản tóm tắt các giao dịch được thực hiện như các mục nhật ký vào tài khoản sổ cái. Số dư dùng thử là một báo cáo liệt kê mọi tài khoản sổ cái chung và số dư của nó, giúp điều chỉnh dễ dàng hơn để kiểm tra và xác định lỗi dễ dàng hơn.
Ví dụ về giao dịch bảng cân đối kế toán
Ví dụ, nếu một công ty nhận được khoản thanh toán từ một khách hàng cho hóa đơn 200 đô la, kế toán công ty sẽ tăng tài khoản tiền mặt với khoản nợ 200 đô la và hoàn thành mục nhập với khoản tín dụng hoặc giảm 200 đô la cho các khoản phải thu. Các khoản ghi nợ và tín dụng được đăng bằng nhau.
Trong trường hợp này, một tài khoản tài sản (tiền mặt) được tăng thêm 200 đô la, trong khi một tài khoản tài sản khác (các khoản phải thu) giảm 200 đô la. Kết quả cuối cùng là cả tăng và giảm chỉ ảnh hưởng đến một mặt của phương trình kế toán. Do đó, phương trình vẫn cân bằng.
Ví dụ về giao dịch báo cáo thu nhập
Báo cáo thu nhập theo công thức riêng của mình, có thể được viết như sau:
Hay nói, là một tài tài của, qua, qua, qua một tài khác, qua giữ, qua một tài khác Doanh thu Chi phí = Thu nhập ròng (NI) hoặc Lợi nhuận ròng
Một giao dịch kế toán có thể tác động đồng thời cả bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập.
Ví dụ: giả sử rằng một công ty lập hóa đơn cho khách hàng của mình với giá 500 đô la. Kế toán sẽ nhập giao dịch này vào sổ cái kế toán bằng cách đăng một khoản ghi nợ $ 500 (tăng) vào các tài khoản phải thu (tài khoản bảng cân đối kế toán) và tín dụng $ 500 (tăng) vào doanh thu, là tài khoản báo cáo thu nhập. Các khoản nợ và tín dụng đều tăng thêm $ 500 và tổng số vẫn giữ cân bằng.
Tìm hiểu thêm về sổ cái
Đối với cái nhìn sâu sắc liên quan đến sổ cái chung, hãy xem xét đọc thêm về kế toán kép.
