Đối với một doanh nghiệp nhỏ có ít giao dịch, chủ doanh nghiệp hiểu biết có thể sử dụng Excel để thay thế cho phần mềm kế toán. Excel có tất cả các công cụ cần thiết để tạo và duy trì một sổ cái chung, nhưng nó đòi hỏi một sự hiểu biết vững chắc về kế toán cơ bản và chú ý đến chi tiết. Đối với các chủ doanh nghiệp không chắc chắn liệu họ đã sẵn sàng hoặc có nguồn lực để đầu tư vào phần mềm kế toán, Excel có thể là một nơi tốt để bắt đầu lưu giữ hồ sơ kế toán cho đến khi phần mềm kế toán được mua.
Sử dụng Excel làm sổ cái chung
Thiết lập lưu giữ hồ sơ đơn giản trước tiên phải bao gồm các cột cho ngày giao dịch, mô tả giao dịch và số tham chiếu, chẳng hạn như hóa đơn hoặc số kiểm tra. Các cột tiếp theo sẽ liệt kê từng tài khoản sẽ được sử dụng trong năm. Suy nghĩ cẩn thận nên đi vào việc lựa chọn các tài khoản, vì sẽ rất khó để quay lại và thực hiện các thay đổi sau này. Từ trái sang phải, các tài khoản đầu tiên được liệt kê phải là tài khoản báo cáo thu nhập, bắt đầu bằng doanh thu và kết thúc bằng chi phí. Tiếp theo sẽ là các tài khoản tài sản, sau đó là tài khoản nợ và cuối cùng là bất kỳ tài khoản vốn chủ sở hữu nào.
Sổ cái chung sử dụng sổ sách kế toán kép để theo dõi tất cả các giao dịch của công ty và điều quan trọng là phải có hiểu biết vững chắc về khái niệm này trước khi bắt đầu sử dụng Excel làm sổ cái chung.
Sổ sách kế toán kép là gì?
Nếu đây là một công ty mới, giao dịch đầu tiên có thể sẽ là vốn chủ sở hữu đầu tư vào công ty. Ví dụ, giả sử một doanh nhân tên Jane quyết định mở một cửa hàng máy móc. Cô có 750.000 đô la từ khoản tiết kiệm để bắt đầu kinh doanh và mở một tài khoản kiểm tra kinh doanh bằng tiền.
Sử dụng khái niệm sổ sách kế toán kép, Jane biết rằng giao dịch này sẽ tăng tài khoản tiền mặt của công ty (mục ghi nợ) và sẽ được bù đắp bằng sự gia tăng tài khoản vốn chủ sở hữu (mục nhập tín dụng). Trong hệ thống Excel này, tất cả các mục ghi nợ phải được ghi lại dưới dạng giá trị dương, trong khi tất cả các mục tín dụng phải được ghi lại bằng các giá trị âm.
Trong ví dụ này, Jane nên nhập ngày giao dịch và một mô tả, chẳng hạn như đầu tư vốn đầu tư trực tiếp vào dòng đầu tiên của bảng tính. Sau đó, cô ấy sẽ đặt một mục nhập 750.000 đô la tích cực vào cột tài khoản tiền mặt của bảng tính và một mục nhập 750.000 đô la âm vào cột tài khoản chủ sở hữu của chủ sở hữu trên bảng tính. Để xác minh các số, Jane nên sử dụng công thức Sum để đảm bảo rằng tất cả các mục trên mỗi hàng tổng bằng 0 đô la.
Từ đó, Jane sẽ tiếp tục nhập một dòng cho mỗi giao dịch. Nếu cô mua thiết bị bằng tiền mặt của công ty, Jane sẽ tham gia giao dịch để hiển thị một khoản ghi nợ hoặc mục nhập tích cực vào cột tài khoản "thiết bị" và tín dụng hoặc mục nhập âm vào cột tài khoản "tiền mặt". Nếu cô ấy bán dịch vụ gia công cho khách hàng, cô ấy sẽ ghi có vào tài khoản "doanh thu" và ghi nợ vào tài khoản "vốn chủ sở hữu".
Cuối cùng, tổng số cho mỗi cột tài khoản nên được tổng hợp ở dưới cùng của bảng tính. Tổng của tất cả các tài khoản thu nhập có thể được cộng lại để tính thu nhập ròng hiện tại. Các cột khác có thể được cấu hình khi cần thiết để tính toán, ví dụ: tổng tài sản, tổng nợ phải trả và tổng vốn chủ sở hữu.
