Mục lục
- 1. Người AIS
- 2. Thủ tục và hướng dẫn
- 3. Dữ liệu AIS
- 4. Phần mềm AIS
- 5. Cơ sở hạ tầng CNTT
- 6. Kiểm soát nội bộ
- AIS hoạt động như thế nào trong cuộc sống thực
- Điểm mấu chốt
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu trúc mà doanh nghiệp sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính của mình để các kế toán viên, chuyên gia tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, quản lý, giám đốc tài chính (CFO) sử dụng, kiểm toán viên, cơ quan quản lý, và cơ quan thuế.
Kế toán viên được đào tạo đặc biệt làm việc chuyên sâu với AIS để đảm bảo mức độ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và lưu giữ hồ sơ của công ty, cũng như cung cấp dữ liệu tài chính dễ dàng cho những người cần truy cập hợp pháp vào đó..
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu thành phần chính: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ. Chúng ta hãy xem xét từng thành phần một cách chi tiết.
Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán
1. Người AIS
Những người trong AIS chỉ đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên gia có thể cần sử dụng AIS của một tổ chức bao gồm kế toán viên, chuyên gia tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. AIS giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau.
Ví dụ: quản lý có thể thiết lập mục tiêu bán hàng mà sau đó nhân viên có thể đặt hàng số lượng hàng tồn kho thích hợp. Lệnh kiểm kê thông báo cho bộ phận kế toán của một khoản phải trả mới. Khi bán hàng được thực hiện, nhân viên bán hàng có thể nhập đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán có thể xuất hóa đơn cho khách hàng, kho có thể lắp ráp đơn đặt hàng, bộ phận vận chuyển có thể gửi đi và bộ phận kế toán được thông báo về một khoản phải thu mới. Bộ phận dịch vụ khách hàng sau đó có thể theo dõi lô hàng của khách hàng và hệ thống có thể tạo báo cáo bán hàng để quản lý. Người quản lý cũng có thể thấy chi phí tồn kho, chi phí vận chuyển, chi phí sản xuất, v.v.
Với AIS được thiết kế tốt, mọi người trong một tổ chức được ủy quyền làm như vậy có thể truy cập vào cùng một hệ thống và nhận được cùng một thông tin. AIS cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, khi cần thiết.
Ví dụ: chuyên gia tư vấn có thể sử dụng thông tin trong AIS để phân tích hiệu quả của cấu trúc giá của công ty bằng cách xem dữ liệu chi phí, dữ liệu bán hàng và doanh thu. Ngoài ra, kiểm toán viên có thể sử dụng dữ liệu để đánh giá kiểm soát nội bộ, tình trạng tài chính và tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX).
AIS nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử dụng nó. Hệ thống cũng phải dễ sử dụng và nên cải thiện, không cản trở hiệu quả.
2. Thủ tục và hướng dẫn
Quy trình và hướng dẫn của AIS là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu. Các phương pháp này là cả thủ công và tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả nguồn nội bộ (ví dụ: nhân viên) và nguồn bên ngoài (ví dụ: đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng). Các quy trình và hướng dẫn sẽ được mã hóa thành phần mềm AIS. Họ cũng nên được "mã hóa" thành nhân viên thông qua tài liệu và đào tạo. Để có hiệu quả, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ một cách nhất quán.
3. Dữ liệu AIS
Để lưu trữ thông tin, AIS phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường được sử dụng cho cơ sở dữ liệu. AIS cũng sẽ cần nhiều màn hình nhập khác nhau cho các loại người dùng hệ thống và nhập dữ liệu khác nhau, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau để đáp ứng nhu cầu của những người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.
Dữ liệu trong AIS là tất cả các thông tin tài chính phù hợp với thực tiễn kinh doanh của tổ chức. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào ảnh hưởng đến tài chính của công ty nên được đưa vào AIS.
Loại dữ liệu có trong AIS sẽ phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, nhưng nó có thể bao gồm các yếu tố sau:
- Đơn đặt hàng bán Báo cáo thanh toán của khách hàng Báo cáo phân tích bán hàng Yêu cầu mua hàng Hóa đơn của người đăng ký Kiểm tra đăng ký Dữ liệu không chính xác Thông tin thanh toán Thời gian chờ Thông tinTax
Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để chuẩn bị báo cáo và báo cáo kế toán, chẳng hạn như lão hóa tài khoản phải thu, khấu hao / khấu hao, số dư dùng thử, lãi và lỗ, v.v. Có tất cả dữ liệu này ở một nơi, trong AIS, tạo điều kiện cho các hoạt động lưu trữ, báo cáo, phân tích, kiểm toán và ra quyết định của doanh nghiệp. Để dữ liệu trở nên hữu ích, nó phải đầy đủ, chính xác và phù hợp.
Mặt khác, các ví dụ về dữ liệu sẽ không đi vào AIS bao gồm các bản ghi nhớ, thư từ, bài thuyết trình và hướng dẫn sử dụng. Các tài liệu này có thể có mối quan hệ tiếp tuyến với tài chính của công ty, nhưng, ngoại trừ các chú thích tiêu chuẩn, chúng không thực sự là một phần của việc lưu giữ hồ sơ tài chính của công ty.
4. Phần mềm AIS
Thành phần phần mềm của AIS là các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính của công ty. Trước khi có máy tính, AIS là một hệ thống thủ công, trên giấy, nhưng ngày nay, hầu hết các công ty đều sử dụng phần mềm máy tính làm nền tảng của AIS. Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng Quickbooks của Intuit hoặc Sage 50 Sage, nhưng có những thứ khác. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng Business One của SAP. Các doanh nghiệp vừa và lớn có thể sử dụng Động lực học GP của Microsoft, Tập đoàn MAS 90 hoặc MAS 200, Quản lý tài chính PeopleSoft hoặc Epicor của Oracle.
Chất lượng, độ tin cậy và bảo mật là các thành phần chính của phần mềm AIS hiệu quả. Các nhà quản lý dựa vào thông tin mà nó đưa ra để đưa ra quyết định cho công ty và họ cần thông tin chất lượng cao để đưa ra quyết định hợp lý.
Các chương trình phần mềm AIS có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Nếu một chương trình hiện tại không đáp ứng nhu cầu của công ty, phần mềm cũng có thể được phát triển nội bộ với đầu vào đáng kể từ người dùng cuối hoặc có thể được phát triển bởi một công ty bên thứ ba dành riêng cho tổ chức. Hệ thống thậm chí có thể được gia công cho một công ty chuyên biệt.
Đối với các công ty giao dịch công khai, bất kể chương trình phần mềm và tùy chọn tùy chỉnh nào mà doanh nghiệp lựa chọn, các quy định của Sarbanes-Oxley sẽ áp đặt cấu trúc của AIS ở một mức độ nào đó. Điều này là do các quy định SOX thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ và kiểm toán mà các công ty đại chúng phải tuân thủ.
5. Cơ sở hạ tầng CNTT
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chỉ là một cái tên lạ mắt cho phần cứng được sử dụng để vận hành hệ thống thông tin kế toán. Hầu hết các mặt hàng phần cứng này mà một doanh nghiệp sẽ cần phải có, bao gồm máy tính, thiết bị di động, máy chủ, máy in, thiết bị bảo vệ đột biến, bộ định tuyến, phương tiện lưu trữ và có thể cung cấp điện dự phòng. Ngoài chi phí, các yếu tố cần xem xét trong việc lựa chọn phần cứng bao gồm tốc độ, khả năng lưu trữ và liệu nó có thể được mở rộng và nâng cấp hay không.
Có lẽ quan trọng nhất, phần cứng được chọn cho AIS phải tương thích với phần mềm dự định. Lý tưởng nhất là nó không chỉ tương thích, mà còn tối ưu một hệ thống cồng kềnh sẽ ít hữu ích hơn nhiều so với hệ thống tốc độ. Một cách mà các doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu tương thích phần cứng và phần mềm là bằng cách mua một hệ thống chìa khóa trao tay bao gồm cả phần cứng và phần mềm mà doanh nghiệp cần. Mua một hệ thống chìa khóa trao tay có nghĩa là về mặt lý thuyết, doanh nghiệp sẽ có được sự kết hợp tối ưu giữa phần cứng và phần mềm cho AIS của mình.
Một AIS tốt cũng nên bao gồm một kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế và nâng cấp các thành phần của hệ thống phần cứng, cũng như một kế hoạch xử lý phần cứng bị hỏng và lỗi thời để dữ liệu nhạy cảm bị phá hủy hoàn toàn.
6. Kiểm soát nội bộ
Các kiểm soát nội bộ của AIS là các biện pháp bảo mật mà nó chứa để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Chúng có thể đơn giản như mật khẩu hoặc phức tạp như nhận dạng sinh trắc học. AIS phải có kiểm soát nội bộ để bảo vệ chống truy cập máy tính trái phép và hạn chế quyền truy cập đối với người dùng được ủy quyền, bao gồm một số người dùng trong công ty. Nó cũng phải ngăn chặn truy cập tệp trái phép bởi các cá nhân được phép truy cập chỉ một số phần của hệ thống.
Một AIS chứa thông tin bí mật không chỉ thuộc về công ty mà còn cho nhân viên và khách hàng của công ty. Dữ liệu này có thể bao gồm số An sinh xã hội, thông tin tiền lương, số thẻ tín dụng, v.v. Tất cả dữ liệu trong AIS phải được mã hóa và quyền truy cập vào hệ thống phải được ghi lại và giám sát. Hoạt động hệ thống nên được theo dõi là tốt.
AIS cũng cần các kiểm soát nội bộ để bảo vệ nó khỏi virus máy tính, tin tặc và các mối đe dọa bên trong và bên ngoài khác đối với an ninh mạng. Nó cũng phải được bảo vệ khỏi thiên tai và tăng sức mạnh có thể gây mất dữ liệu.
AIS hoạt động như thế nào trong cuộc sống thực
Chúng ta đã thấy AIS được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động trơn tru hàng ngày hoặc cản trở hoạt động của nó nếu hệ thống được thiết kế kém. Việc sử dụng thứ ba cho AIS là, khi một doanh nghiệp gặp khó khăn, dữ liệu trong AIS của nó có thể được sử dụng để khám phá câu chuyện về những gì đã xảy ra.
Các trường hợp của WorldCom và Lehman Brothers cung cấp hai ví dụ.
Vào năm 2002, các kiểm toán viên nội bộ của WorldCom, Eugene Morse và Cynthia Cooper đã sử dụng AIS của công ty để khám phá 4 tỷ đô la phân bổ chi phí gian lận và các mục kế toán khác. Cuộc điều tra của họ đã dẫn đến việc chấm dứt CFO Scott Sullivan, cũng như luật mới - phần 404 của Đạo luật Sarbanes-Oxley, quy định về kiểm soát và thủ tục tài chính nội bộ của các công ty.
Khi điều tra nguyên nhân của sự sụp đổ của Lehman, đánh giá về AIS và các hệ thống dữ liệu khác của nó là một thành phần quan trọng, cùng với việc thu thập và đánh giá tài liệu, cộng với các cuộc phỏng vấn nhân chứng. Việc tìm kiếm nguyên nhân thất bại của công ty "đòi hỏi phải có một cuộc điều tra và đánh giá sâu rộng về hệ thống điều hành, giao dịch, định giá, tài chính, kế toán và các dữ liệu khác của Lehman", theo báo cáo của giám khảo gồm 2.200 trang.
Các hệ thống của Lehman cung cấp một ví dụ về cách AIS không nên được cấu trúc. Báo cáo của giám khảo Anton R. Valukas tuyên bố: "Tại thời điểm nộp đơn phá sản, Lehman đã duy trì một bản vá của hơn 2.600 hệ thống và ứng dụng phần mềm… Nhiều hệ thống của Lehman là phức tạp, lỗi thời hoặc không chuẩn."
Giám khảo đã quyết định tập trung nỗ lực của mình vào 96 hệ thống có vẻ phù hợp nhất. Kiểm tra này yêu cầu đào tạo, nghiên cứu, thử nghiệm và lỗi chỉ để tìm hiểu làm thế nào để sử dụng các hệ thống.
Báo cáo của Valukas cũng lưu ý: "Các hệ thống của Lehman rất phụ thuộc lẫn nhau, nhưng các mối quan hệ của chúng rất khó giải mã và không được ghi chép đầy đủ. Phải nỗ lực phi thường để gỡ rối các hệ thống này để có được thông tin cần thiết."
Điểm mấu chốt
Sáu thành phần của AIS đều phối hợp với nhau để giúp nhân viên chủ chốt thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính của họ. Có một hệ thống thông tin kế toán được phát triển và duy trì hiệu quả và chính xác là một thành phần không thể thiếu của một doanh nghiệp thành công.
