Xác nhận tích cực là gì?
Xác nhận tích cực là một cuộc điều tra kiểm toán đòi hỏi khách hàng phải trả lời, xác nhận tính chính xác của một mặt hàng. Xác nhận tích cực yêu cầu bằng chứng về tính chính xác bằng cách xác nhận rằng thông tin ban đầu là chính xác hoặc bằng cách cung cấp thông tin chính xác nếu không chính xác.
Chìa khóa chính
- Xác nhận tích cực là một cuộc điều tra kiểm toán yêu cầu khách hàng phản hồi, xác nhận tính chính xác của một mặt hàng. Xác nhận tích cực yêu cầu bằng chứng về tính chính xác bằng cách xác nhận rằng thông tin ban đầu là chính xác hoặc bằng cách cung cấp thông tin chính xác nếu không chính xác. số tiền nợ phải trả, đầu tư, tài khoản ngân hàng, khoản phải thu và phải trả.
Hiểu xác nhận tích cực
Xác nhận tích cực là một phần của quy trình xác nhận mà kiểm toán viên sử dụng để xác nhận các mẩu thông tin cụ thể. Người nhận thư phải trả lời để xác nhận tính chính xác hoặc cung cấp thông tin và gửi lại cho kiểm toán viên. Một số ví dụ về thông tin cần thiết từ kiểm toán viên bao gồm xác nhận những điều sau:
- Số tiền và mô tả của các loại nợ khác nhau Thông tin tài khoản ngân hàng bao gồm số dư Số tiền và loại hình đầu tư Đầu tư hoặc chứng khoán Hóa đơn bán hàng để đảm bảo bán hàng được thực hiện Thông tin hoặc bản sao hóa đơn vận chuyển để đảm bảo sản phẩm được vận chuyển
Phân tích xác nhận
Kiểm toán viên cũng sử dụng thư xác nhận tích cực để xác minh tài khoản phải trả và tài khoản phải thu hoặc công ty. Các khoản phải trả tài khoản là các khoản nợ ngắn hạn mà các công ty nợ các nhà cung cấp của họ. Các khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng của một công ty nợ để bán hàng hóa. Các khoản phải thu và phải trả thường có thời hạn thanh toán là 30, 60 hoặc 90 ngày, nghĩa là một khoản thanh toán cần phải được thực hiện trong khung thời gian đó.
Kiểm toán viên có thể xác minh tính chính xác của hồ sơ các khoản phải thu đang được kiểm tra bằng cách xác định xem hồ sơ có phản ánh chính xác các giao dịch đã xảy ra giữa công ty và khách hàng hay không. Liên hệ trực tiếp với khách hàng giúp kiểm toán viên xác minh rằng các tài khoản được liệt kê thực sự tồn tại, số dư được hiển thị là nợ là chính xác và các khoản thanh toán được đánh dấu là đã nhận là đúng.
Các khoản phải thu là tài sản ngắn hạn và có thể được các công ty sử dụng làm tài sản thế chấp để vay hoặc tài trợ từ ngân hàng. Do đó, điều quan trọng là các khoản phải thu được kiểm toán để xác nhận rằng doanh số đã được thực hiện cũng như xác nhận rằng các khoản tiền từ việc bán hàng đang được thu đúng hạn.
Nếu một công ty muốn kiểm toán hồ sơ tài khoản phải trả, công ty phải xem xét mọi khoản tiền gửi đi liên quan đến nghĩa vụ nợ hoặc thanh toán của chủ nợ. Quá trình này có thể yêu cầu xem xét lại các hóa đơn và đối chiếu các khoản đó với các khoản thanh toán được ghi nhận là được thực hiện. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chọn khớp số tiền nói trên với số tiền rút thực tế từ tài khoản thanh toán để xác nhận tính chính xác.
Xác nhận tích cực so với tiêu cực
Mặc dù xác nhận tích cực yêu cầu thông tin hỗ trợ mặc dù tính chính xác của hồ sơ gốc, xác nhận tiêu cực chỉ yêu cầu phản hồi nếu có sự khác biệt. Trong yêu cầu xác nhận tiêu cực, một doanh nghiệp có thể được yêu cầu xác nhận rằng số dư tài khoản được liệt kê ở một số tiền cụ thể, chẳng hạn như 100.000 đô la. Nếu số dư tài khoản hiện tại là 100.000 đô la, không cần thực hiện thêm hành động nào. Nếu số dư khác nhau, thông tin bổ sung phải được cung cấp để giải thích sự khác biệt. Thư xác nhận phủ định cũng được sử dụng để xác định nếu người nhận muốn từ chối một sự kiện được nêu trong thư.
Xác nhận tiêu cực thường được sử dụng nếu hồ sơ của cá nhân hoặc doanh nghiệp thường được coi là có độ chính xác cao. Thông thường, công ty nhận được xác nhận tiêu cực được cho là có các yêu cầu nội bộ và thực tiễn kinh doanh nghiêm ngặt. Do đó, xác nhận tiêu cực sẽ ít tốn kém và mất nhiều thời gian hơn cho các kiểm toán viên vì họ thường chỉ cần gửi một lá thư.
Ngược lại, các yêu cầu xác nhận tích cực có liên quan nhiều hơn vì hồ sơ tài chính phải được cung cấp ngay cả khi thông tin ban đầu trong thư là chính xác. Ngoài ra, các yêu cầu xác nhận tích cực có nhiều khả năng được sử dụng nếu sách của công ty bị nghi ngờ có lỗi. Tuy nhiên, một thư xác nhận tích cực phổ biến hơn trong các giao dịch phức tạp vì nó chính xác hơn và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang hoặc có cùng thông tin tài chính. Ví dụ, trong cho vay, kiểm toán viên sử dụng các xác nhận tích cực cho các ngân hàng và công ty để xác định chính xác số tiền nợ.
Do đó, một xác nhận tích cực có xu hướng thể hiện thông tin tài chính tốt hơn so với xác nhận tiêu cực vì đó là một yêu cầu rõ ràng đã được người nhận trả lại. Nếu có bất kỳ tranh chấp nào phát sinh, một xác nhận tích cực là bằng chứng vật lý cho thấy thông tin đã được xác nhận.
Ví dụ về xác nhận tích cực
Nếu một cá nhân hoặc doanh nghiệp được chọn để kiểm toán bởi Sở Thuế vụ (IRS), người nộp thuế phải xuất trình hồ sơ để xác nhận thông tin được liệt kê trên tờ khai thuế được chọn. Việc kiểm toán có thể bao gồm yêu cầu xác nhận tích cực đối với tất cả các nguồn thu nhập, xác minh các khoản khấu trừ được áp dụng và bằng chứng về các khoản lãi hoặc lỗ được yêu cầu. Ngay cả khi thông tin cần thiết cho cuộc kiểm toán khớp với những gì đã được báo cáo, tất cả bằng chứng phải được gửi để đáp ứng các yêu cầu kiểm toán.
