Chi phí trả trước là gì?
Chi phí trả trước là một loại tài sản trên bảng cân đối kế toán do một doanh nghiệp thực hiện thanh toán nâng cao cho hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được nhận trong tương lai. Chi phí trả trước ban đầu được ghi nhận là tài sản, nhưng giá trị của chúng được mở rộng theo thời gian trên báo cáo thu nhập. Không giống như các chi phí thông thường, doanh nghiệp sẽ nhận được một cái gì đó có giá trị từ chi phí trả trước trong suốt một số kỳ kế toán.
Chi phí trả trước
Hiểu chi phí trả trước
Các công ty thực hiện trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ như thiết bị văn phòng cho thuê hoặc bảo hiểm cung cấp lợi ích liên tục theo thời gian. Hàng hóa hoặc dịch vụ có tính chất này không thể được mở rộng ngay lập tức vì chi phí sẽ không phù hợp với lợi ích phát sinh theo thời gian từ việc sử dụng tài sản.
Theo nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP), chi phí phải được ghi lại trong cùng kỳ kế toán với lợi ích được tạo ra từ tài sản liên quan. Ví dụ: nếu một máy Xerox lớn được một công ty cho thuê trong thời gian mười hai tháng, công ty sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng nó trong toàn bộ thời gian. Ghi lại một khoản thanh toán nâng cao được thực hiện cho hợp đồng thuê như một khoản chi phí trong tháng đầu tiên sẽ không phù hợp với chi phí với doanh thu được tạo ra từ việc sử dụng nó. Do đó, nó nên được ghi lại như một khoản chi phí trả trước và được phân bổ cho chi phí trong toàn bộ mười hai tháng.
Các mục nhật ký ghi nhận các chi phí liên quan đến các khoản trả trước được ghi lại trước đó được gọi là các mục điều chỉnh. Họ không ghi lại các giao dịch kinh doanh mới mà chỉ điều chỉnh các giao dịch được ghi lại trước đó. Điều chỉnh các mục cho chi phí trả trước là cần thiết để đảm bảo rằng các chi phí được ghi nhận trong giai đoạn mà chúng phát sinh.
Do tính chất của một số hàng hóa và dịch vụ, chi phí trả trước sẽ luôn tồn tại. Ví dụ, bảo hiểm là một khoản chi phí trả trước vì mục đích của việc mua bảo hiểm là mua sự bảo vệ chủ động trong trường hợp có điều gì đó không may xảy ra trong tương lai. Rõ ràng, không có công ty bảo hiểm nào bán bảo hiểm bao gồm một sự kiện không may sau khi thực tế, vì vậy chi phí bảo hiểm phải được các doanh nghiệp trả trước.
Ví dụ về chi phí trả trước
Ví dụ: giả sử Công ty ABC mua bảo hiểm cho giai đoạn mười hai tháng tới. Nó trả trước 120.000 đô la cho chính sách bảo hiểm. Công ty ABC ban đầu sẽ đặt toàn bộ 120.000 đô la dưới dạng ghi nợ cho bảo hiểm trả trước, một tài sản trên bảng cân đối kế toán và tín dụng thành tiền mặt. Mỗi tháng, một mục nhập điều chỉnh sẽ được thực hiện để chi 10.000 đô la (1/12 số tiền trả trước) cho báo cáo thu nhập thông qua tín dụng cho bảo hiểm trả trước và ghi nợ vào chi phí bảo hiểm. Trong tháng thứ mười hai, 10.000 đô la cuối cùng sẽ được mở rộng hoàn toàn và tài khoản trả trước sẽ bằng không.
