Biên lai là gì?
Biên lai là một văn bản xác nhận rằng một cái gì đó có giá trị đã được chuyển từ bên này sang bên khác. Ngoài các hóa đơn mà người tiêu dùng thường nhận được từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, biên lai cũng được phát hành trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cũng như các giao dịch trên thị trường chứng khoán. Ví dụ, người nắm giữ hợp đồng tương lai thường được cung cấp một công cụ giao hàng, hoạt động như một biên nhận trong đó nó có thể được trao đổi cho tài sản cơ bản khi hợp đồng tương lai hết hạn.
Thực tế nhanh
In nhiệt là hình thức in hóa đơn vật lý được sử dụng phổ biến nhất vì chi phí thấp và dễ sử dụng.
Biên lai giải thích
Ngoài việc thể hiện quyền sở hữu, biên lai rất quan trọng vì những lý do khác. Chẳng hạn, nhiều nhà bán lẻ khăng khăng rằng khách hàng phải xuất trình biên lai để trao đổi hoặc trả lại hàng trong khi những người khác yêu cầu biên nhận thường được phát hành trong một khung thời gian nhất định được sản xuất cho mục đích bảo hành sản phẩm. Biên lai cũng có thể quan trọng đối với thuế vì IRS yêu cầu tài liệu về các chi phí nhất định. Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) đề xuất rằng các loại biên lai sau nếu được tạo, sẽ được các doanh nghiệp nhỏ giữ lại:
- Biên lai gộp như băng ghi tiền mặt, thông tin tiền gửi (tiền mặt và tín dụng bán hàng), sổ biên lai, hóa đơn, mẫu 1099-MISCReceip từ mua hàng và nguyên liệu (Những thứ này sẽ hiển thị số tiền được trả và xác nhận rằng họ đã mua hàng kinh doanh cần thiết; các tài liệu có thể bao gồm séc bị hủy hoặc các tài liệu khác xác định người nhận thanh toán, số tiền và bằng chứng thanh toán / chuyển khoản điện tử.) Biên lai thanh toán bằng tiền mặt Biên lai thẻ tín dụng và sao kê InvoicesPetty phiếu thanh toán tiền mặt nhỏ
Việc giữ lại biên lai cho các mục đích thuế được cho là bắt nguồn từ Ai Cập cổ đại. Nông dân và thương nhân tìm cách ghi lại các giao dịch để tránh khai thác thuế. Giấy cói đã được sử dụng thay vì giấy. Trong thời hiện đại hơn, các ngân hàng Luân Đôn đã sử dụng máy in của cuộc cách mạng công nghiệp để in hóa đơn với nhãn hiệu riêng của họ.
Chìa khóa chính
- Biên lai là một tài liệu đại diện cho bằng chứng của một giao dịch tài chính. Các khoản tiền được phát hành trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cũng như các giao dịch trên thị trường chứng khoán. Các khoản tiền cũng cần thiết cho các mục đích thuế như bằng chứng về các chi phí nhất định.
Yêu cầu của IRS đối với Biên lai kỹ thuật số
Biên lai kỹ thuật số đang trở thành tiêu chuẩn. Từ năm 1997, IRS đã chấp nhận các hóa đơn được quét và kỹ thuật số làm hồ sơ hợp lệ cho mục đích thuế. Quy trình doanh thu 97-22 nói rằng biên lai kỹ thuật số phải chính xác, dễ dàng lưu trữ, bảo quản, truy xuất và sao chép. Chủ doanh nghiệp phải có khả năng cung cấp một bản sao cho IRS.
Đối với mục đích kiểm toán thuế, không phải tất cả các tài liệu là hợp lệ. IRS chấp nhận các tài liệu khác nhau miễn là chi tiết về số tiền, địa điểm, ngày và loại chi phí.
Các bản ghi kỹ thuật số không bị hao mòn như các hóa đơn vật lý, nhưng chúng có thể bị mất nếu ổ cứng bị hỏng. Do đó, thật khôn ngoan khi lưu trữ chúng trên đám mây hoặc một nơi nào đó mà chúng luôn có thể được truy cập.
Biên lai giấy có thể được lưu trữ kỹ thuật số bằng cách sử dụng máy quét để bàn và ứng dụng điện thoại di động. Loại công nghệ này có thể tổ chức, tạo báo cáo chi phí và tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán.
