Yêu cầu là gì?
Một yêu cầu đề cập đến quá trình chính thức yêu cầu một dịch vụ hoặc mặt hàng, thường sử dụng một hình thức yêu cầu mua hàng. Quy trình trưng dụng là một cách chuẩn hóa để theo dõi và hạch toán cho tất cả các yêu cầu được thực hiện trong một doanh nghiệp.
Cách thức hoạt động của yêu cầu
Một yêu cầu bắt đầu yêu cầu cho một hành động cụ thể và cũng ghi lại hành động đó cho các nhu cầu báo cáo tiếp theo. Ví dụ, nhân viên trong một công ty sẽ sử dụng yêu cầu mua hàng nếu họ cần thêm nguồn cung cấp. Tại một thời điểm, các yêu cầu đã được thực hiện thông qua các biểu mẫu trên giấy, nhưng hầu hết các công ty hiện sử dụng các quy trình trưng dụng kỹ thuật số cho phép theo dõi quá trình dễ dàng hơn, bao gồm cả việc hạch toán hàng tồn kho có liên quan. Những loại yêu cầu thường xuyên tự động cập nhật hàng tồn kho để kiểm soát tốt hơn.
Một quy trình trưng dụng chính thức cải thiện hiệu quả và trách nhiệm trên tất cả các điểm tiếp xúc. Trái ngược với nhân viên chỉ đơn giản là lấy bất kỳ nguồn cung nào họ muốn khi họ muốn, yêu cầu mua hàng cung cấp một phương pháp được kiểm soát và ghi chép hơn để quản lý hàng tồn kho cung ứng nội bộ và nhu cầu trong tương lai. Ví dụ, trong ngành y, các bác sĩ hoàn thành mẫu yêu cầu khi yêu cầu xét nghiệm. Các hình thức kỹ thuật số này bao gồm thông tin ID bệnh nhân và thông tin y tế khác, do đó đảm bảo bệnh nhân nhận được các xét nghiệm trong phòng thí nghiệm chính xác.
Các mẫu yêu cầu thường bao gồm tên của người đưa ra yêu cầu, ngày yêu cầu, các mặt hàng được yêu cầu, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng và bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện yêu cầu. Các hình thức cũng bao gồm chữ ký của cá nhân thực hiện yêu cầu và ngày hoàn thành. Trong các tập đoàn lớn với nhiều địa điểm và mua hàng tập trung, các quy trình trưng dụng này rất quan trọng trong việc duy trì năng suất của nhân viên.
Một ví dụ khác về quy trình trưng dụng xảy ra trong thế giới tài chính khi các cổ đông chọn trưng dụng một ban giám đốc của một công ty để bỏ phiếu về các nghị quyết được đề xuất. Về bản chất, quy trình trưng dụng là chìa khóa thủ tục được chính thức hóa để cải thiện hiệu quả trong môi trường kinh doanh.
Yêu cầu mua hàng hoặc đơn đặt hàng?
Yêu cầu mua hàng là một hình thức nội bộ được sử dụng để mua sắm hàng hóa và dịch vụ và không có nghĩa vụ hợp đồng hoặc ràng buộc pháp lý. Đơn đặt hàng là một thỏa thuận hợp đồng được sử dụng bởi các công ty khi đặt hàng hóa và dịch vụ từ một nhà cung cấp bên ngoài. Ví dụ: một công ty đặt hàng vật tư từ một cửa hàng văn phòng sẽ phát hành một đơn đặt hàng chi tiết các mặt hàng được mua, giá của họ, điều khoản thanh toán, ngày giao hàng và bất kỳ giảm giá đặc biệt nào được cung cấp cho thanh toán sớm. Mẫu yêu cầu mua hàng nội bộ tại một công ty dành cho những nhân viên muốn yêu cầu vật tư cho bộ phận của họ hoặc chính họ. Thông thường các hình thức này yêu cầu đăng nhập quản lý.
