Phiếu quà tặng là gì?
Chứng từ là một tài liệu được sử dụng bởi bộ phận tài khoản phải trả của công ty để thu thập và nộp tất cả các tài liệu hỗ trợ cần thiết để phê duyệt thanh toán trách nhiệm pháp lý. Một chứng từ về cơ bản là các tài liệu dự phòng cho các tài khoản phải trả. Tài khoản phải trả là các hóa đơn ngắn hạn mà các công ty nợ các nhà cung cấp và nhà cung cấp.
Chứng từ rất quan trọng vì đây là một cơ chế kiểm soát kế toán nội bộ nhằm đảm bảo mọi khoản thanh toán đều được ủy quyền chính xác và hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua thực sự được nhận.
Chìa khóa chính
- Chứng từ là chứng từ được sử dụng bởi bộ phận tài khoản phải trả của công ty có chứa các tài liệu hỗ trợ cho hóa đơn. Chứng từ về cơ bản là chứng từ dự phòng cho các tài khoản phải trả, là các hóa đơn mà các công ty nợ nhà cung cấp và nhà cung cấp. hóa đơn, số tiền còn nợ, ngày đáo hạn, tài khoản sổ cái và biên lai vận chuyển. Tất cả các khoản chứng từ còn nợ được tính tổng cộng và một khoản tiền được ghi là tài khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán.
Voucher hoạt động như thế nào
Các công ty có các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn khác nhau đối với các nhà cung cấp và nhà cung cấp trong suốt một kỳ kế toán. Một công ty có thể cần mua hàng tồn kho hoặc nguyên liệu từ các nhà cung cấp được sử dụng để sản xuất hàng hóa của công ty. Các nhà cung cấp về cơ bản cấp gia hạn tín dụng cho công ty cho phép thanh toán được thực hiện trong tương lai gần, chẳng hạn như 30, 60 hoặc 90 ngày.
Chứng từ là một hình thức bao gồm tất cả các tài liệu hỗ trợ cho thấy số tiền còn nợ và bất kỳ khoản thanh toán nào được trả cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cho khoản nợ phải trả. Các chứng từ và các tài liệu cần thiết được ghi lại trong sổ đăng ký chứng từ. Một số tài liệu hỗ trợ trong một chứng từ có thể bao gồm:
- Hóa đơn từ nhà cung cấp Nhà cung cấp hoặc tên nhà cung cấp được thanh toán Các khoản thanh toán như số tiền còn nợ, ngày đáo hạn và bất kỳ khoản chiết khấu nào được cung cấp bởi nhà cung cấp để thanh toán hóa đơn sớm. Đơn đặt hàng mua của công ty tài khoản được sử dụng cho mục đích kế toán Ký nhận từ các đại diện được ủy quyền tại công ty để mua và thanh toán Chương trình thanh toán và ngày sau khi hóa đơn cho nhà cung cấp đã được thanh toán
Tổng số tiền của tất cả các chứng từ có số dư nợ còn nợ được ghi nhận là tài khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán. Khi chứng từ đã được thanh toán, bằng chứng thanh toán được bao gồm trong chứng từ và được ghi lại như một chứng từ thanh toán.
Voucher hữu ích như thế nào
Chứng từ của công ty đóng vai trò là nguồn chứng cứ chính khi thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên thực hiện một bộ các thủ tục để xác định xem báo cáo tài chính không có sai sót trọng yếu. Chứng từ chứng minh rằng hàng hóa đã mua thực sự được nhận, điều này hỗ trợ cho kiểm toán viên khẳng định rằng hàng hóa và dịch vụ được đăng lên báo cáo tài chính thực sự tồn tại. Chứng từ cũng biện minh cho các khoản thanh toán tiền mặt của công ty cho các nhà cung cấp và ghi lại các tài khoản sổ cái chung được sử dụng để đăng giao dịch.
Sử dụng một hệ thống chứng từ cũng làm giảm nguy cơ nhân viên thông đồng để đánh cắp tài sản của công ty. Các doanh nghiệp sử dụng sự phân biệt nhiệm vụ để ngăn chặn hành vi trộm cắp nhân viên, điều đó có nghĩa là các nhiệm vụ quan trọng được giao cho những người khác nhau trong tổ chức. Các chứng từ chứng minh rằng các nhiệm vụ được thực hiện bởi nhiều người và tạo ra một dấu vết giấy để kiểm toán viên có thể xác nhận rằng các nhiệm vụ đã được tách riêng.
Ví dụ về một Phiếu quà tặng
Một nhà hàng địa phương đặt hàng thịt và cá cứ sau vài ngày từ các nhà cung cấp. Người quản lý nhà hàng điền vào một đơn đặt hàng cho 30 pound thịt, và chủ sở hữu khởi tạo đơn đặt hàng để phê duyệt lô hàng. Khi lô hàng được nhận, nội dung của lô hàng được so sánh với đơn đặt hàng để đảm bảo rằng lô hàng khớp với những gì đã đặt hàng. Nhà hàng hoàn thành biên lai vận chuyển để ghi lại quy trình và biên lai vận chuyển được so sánh với hóa đơn của nhà cung cấp.
Chứng từ, một trang bìa giải thích các tài liệu đính kèm, bao gồm đơn đặt hàng, biên lai vận chuyển và hóa đơn. Số tiền mua được thêm và ghi vào tài khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán cho đến khi thanh toán. Chủ sở hữu xem xét tất cả các thông tin chứng từ trước khi ký séc.
Chứng từ cũng bao gồm các tài khoản sổ cái chung được sử dụng để ghi lại giao dịch. Nhà hàng, ví dụ, có thể ghi có (tăng) tài khoản tồn kho thịt và ghi nợ (giảm) tài khoản tiền mặt để ghi lại khoản thanh toán. Biên lai thanh toán và ngày được ghi lại để cho thấy rằng chứng từ đã được thanh toán. Tài khoản phải trả sẽ phản ánh số dư thấp hơn do hóa đơn được thanh toán, giả sử không có khoản phải trả bổ sung nào được tạo.
