Chi phí hành chính là gì?
Chi phí hành chính là chi phí mà một tổ chức phải chịu không liên quan trực tiếp đến một chức năng cụ thể như sản xuất, sản xuất hoặc bán hàng. Các chi phí này có liên quan đến toàn bộ tổ chức, trái ngược với một bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh riêng lẻ. Tiền lương của giám đốc điều hành cấp cao và chi phí liên quan đến các dịch vụ chung như kế toán và công nghệ thông tin (CNTT) là ví dụ về chi phí hành chính. Họ có xu hướng không liên quan đến lợi nhuận gộp.
Chìa khóa chính
- Chi phí hành chính là chi phí phát sinh bởi một doanh nghiệp không liên quan trực tiếp đến chức năng kinh doanh cụ thể. Một số chi phí hành chính sẽ luôn phải chịu như một phần cần thiết của hoạt động. Chi phí quản trị thường được xác định đầu tiên trong khi cắt giảm ngân sách vì chúng không có tác động trực tiếp đến chức năng kinh doanh chính của công ty. Quản lý có thể phân bổ chi phí hành chính cho các đơn vị kinh doanh hoặc bộ phận dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu, chi phí hoặc các biện pháp khác.
Hiểu chi phí hành chính
Trên báo cáo thu nhập, chi phí hành chính được liệt kê dưới giá vốn hàng bán và có thể được hiển thị dưới dạng tổng hợp với các chi phí khác như chi phí chung hoặc chi phí bán hàng. Chi phí hành chính là cần thiết cho hoạt động cơ bản của một thực thể. Những chi phí này rất quan trọng đối với thành công của một công ty vì chúng phải chịu để tăng hiệu quả hoặc tuân thủ luật pháp và quy định.
Một phần chi phí hành chính thường được cố định về bản chất vì chúng được phát sinh như là một phần của nền tảng của hoạt động kinh doanh. Những chi phí này sẽ tồn tại bất kể mức độ sản xuất hoặc bán hàng xảy ra. Chi phí hành chính khác là bán biến. Ví dụ, một số mức điện tối thiểu sẽ luôn được sử dụng bởi một doanh nghiệp chỉ để bật đèn và các máy cần thiết hoạt động. Ngoài thời điểm đó, các biện pháp có thể được thực hiện để giảm chi phí điện.
Bởi vì chi phí hành chính có thể được loại bỏ mà không ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được bán hoặc sản xuất, chúng thường là chi phí đầu tiên được xác định cho việc cắt giảm ngân sách. Có động lực mạnh mẽ từ ban quản lý để duy trì chi phí hành chính thấp so với các chi phí khác vì một tổ chức có thể sử dụng đòn bẩy hiệu quả hơn với chi phí hành chính thấp hơn. Một thực thể có thể sử dụng tỷ lệ bán hàng trên hành chính để đánh giá phần doanh thu bán hàng được quy cho việc trang trải chi phí hành chính.
Chi phí hành chính hợp lý, thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh có thể được khấu trừ trên tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty. Các chi phí này phải được khấu trừ trong năm phát sinh và chúng phải được sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.
Ví dụ về chi phí hành chính
Tiền lương và lợi ích cho một số nhân viên, chẳng hạn như bộ phận kế toán và CNTT, được coi là chi phí hành chính. Tất cả các khoản bồi thường và lợi ích điều hành cũng được coi là một chi phí hành chính. Tiền thuê nhà, bảo hiểm, đăng ký, tiện ích và vật tư văn phòng có thể được phân loại là chi phí chung hoặc chi phí hành chính.
Tùy thuộc vào tài sản được khấu hao, chi phí khấu hao có thể được phân loại là chi phí chung, hành chính hoặc chi phí bán hàng. Các tổ chức có thể chọn bao gồm phí tư vấn và phí pháp lý là một chi phí hành chính. Chi phí nghiên cứu và phát triển không được coi là chi phí hành chính.
Để xem toàn bộ chi phí liên quan đến việc điều hành một số đơn vị kinh doanh nhất định, một công ty có thể phân bổ chi phí hành chính của mình cho từng đơn vị kinh doanh dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu, chi phí, thước vuông hoặc biện pháp khác. Trong nội bộ công ty, điều này cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định về việc mở rộng hoặc giảm các đơn vị kinh doanh cá nhân.
Ví dụ: nếu tổng hóa đơn tiền điện tại Công ty XYZ là 4.000 đô la mỗi tháng và doanh nghiệp ghi lại hóa đơn tiền điện theo chi phí hành chính, họ có thể phân bổ chi phí điện cho các bộ phận riêng dựa trên diện tích vuông. Giả sử cơ sở sản xuất là 2.000 sq ft, sản xuất là 1.500 sq ft, kế toán là 500 sq ft và doanh thu là 500 sq ft. Tổng diện tích vuông là 4.500, vì vậy hóa đơn tiền điện có thể được phân bổ cho mỗi bộ phận như sau: sản xuất 1.777, 78 đô la (2.000 / 4.500 * 4.000 đô la), sản xuất 1.333, 33 đô la (1.500 / 4.500 * 4.000 đô la), và cả kế toán và bán hàng đều nhận được 444, 44 đô la (500 / 4.500 * 4.000 đô la).
