Tài khoản phải trả là gì?
Được xác định một cách chặt chẽ, thuật ngữ kinh doanh các tài khoản có nghĩa vụ phải trả, đề cập đến một khoản nợ, trong đó một công ty nợ tiền của một hoặc nhiều chủ nợ. Một số người lầm tưởng các tài khoản phải trả liên quan đến chi phí thường xuyên của các hoạt động cốt lõi của công ty, tuy nhiên đó là cách hiểu không chính xác về thuật ngữ này.
Số dư tài khoản của một công ty phải trả là một điểm dữ liệu thống kê chung được bao gồm trong báo cáo chi phí một nghiên cứu khi xem xét báo cáo tài chính chung của công ty. Do đó, các tài khoản phải trả là một số liệu quan trọng để phân tích khi một công ty sẵn sàng xem xét cho hoạt động mua bán hoặc sáp nhập có thể. Chi phí của một công ty cũng được bao gồm trong báo cáo tài chính của công ty. Và trong khi các tài khoản phải trả và chi phí chắc chắn có liên quan với nhau, về cơ bản chúng là các khái niệm độc lập.
Tài khoản trách nhiệm so với tài khoản chi phí
Cách tốt nhất để phân biệt giữa nợ và chi phí là bằng cách phân tích quá khứ so với hành động trong tương lai. Trong đó nợ phải trả là những nghĩa vụ chưa được thanh toán, chi phí là nghĩa vụ đã được thanh toán trong nỗ lực tạo doanh thu.
Nợ phải trả được hiển thị trên bảng cân đối kế toán của công ty, cho thấy ảnh chụp nhanh rõ ràng và dễ hiểu về tình hình tài chính của công ty cho một ngày cụ thể. Theo truyền thống, chúng được ghi lại trong các tài khoản sổ cái phải trả cho sổ cái phụ tại thời điểm hóa đơn được thanh toán. Vouched mệnh lệnh (còn được gọi là Vouched, có nghĩa là hóa đơn được phê duyệt để thanh toán và đã được ghi vào sổ cái là một khoản nợ chưa thanh toán, trong đó giao dịch thanh toán vẫn đang được xử lý. Các khoản phải trả như vậy thường được gọi là các khoản phải trả thương mại.
Các tài khoản trách nhiệm bao gồm tiền lãi từ các khoản vay từ các chủ nợ, được gọi là lãi phải trả, lãi cũng như bất kỳ nghĩa vụ thuế nào được tích lũy bởi một công ty, được gọi là thuế phải trả.
Nợ phải trả cho các chủ nợ thường phải được thanh toán trong một khung thời gian ngắn từ 30 ngày trở xuống. Quan trọng nhất, các khoản thanh toán này không liên quan đến một lưu ý kỳ hạn. Mặt khác, nghĩa vụ thế chấp sẽ không được nhóm lại với các tài khoản phải trả vì thực tế chúng đi kèm với một lưu ý kỳ hạn kèm theo. Vì lý do này, các nghĩa vụ thế chấp thuộc các ghi chú phải trả, mà được phân loại là một loại chi tiêu riêng biệt.
Chi phí của hoàng cung được hiển thị trên báo cáo thu nhập của công ty, ghi rõ doanh thu và chi phí, để chuyển thu nhập ròng trong một thời gian nhất định. Một ví dụ về giao dịch chi phí sẽ là bất kỳ chi phí nào phát sinh trong khi nhân viên bán hàng đang cố gắng tạo doanh thu trên một chuyến đi mạng. Những chi phí này có thể bao gồm chỗ ở, bữa tối của khách hàng, thuê xe, xăng dầu, đồ dùng văn phòng và các tài liệu đa phương tiện được sử dụng để thuyết trình.
Các biện pháp theo dõi hậu cần
Không có gì đáng ngạc nhiên, việc theo dõi các tài khoản phải trả có thể là một nhiệm vụ phức tạp và khó khăn. Vì lý do này, các công ty thường sử dụng kế toán và kế toán, những người thường sử dụng phần mềm kế toán tiên tiến để theo dõi hóa đơn và dòng tiền gửi đi. Các trách nhiệm theo dõi này trở nên phức tạp hơn theo cấp số nhân với các công ty lớn có nhiều ngành nghề kinh doanh và với các nhà sản xuất sản phẩm lớn sản xuất nhiều đơn vị giữ hàng (hoặc SKU). Đối với các đơn vị như vậy, nhân viên kế toán ngày càng phụ thuộc vào việc sử dụng các giải pháp tự động hóa tài khoản phải trả chuyên dụng, thường được gọi là Nhật ký điện tử để đơn giản hóa các quy trình bằng cách tự động hóa các yếu tố giấy và thủ công liên quan đến việc điều phối hóa đơn của tổ chức.
