Quản lý giao dịch kỹ thuật số (DTM) là gì
Quản lý giao dịch kỹ thuật số (DTM) sử dụng các hệ thống máy tính thay vì giấy để quản lý các thỏa thuận kinh doanh theo cách nhanh chóng, chính xác và an toàn. DTM là dịch vụ dựa trên đám mây kỹ thuật số 100%, giúp tăng tốc quá trình ký hợp đồng và giảm số lỗi có thể xảy ra trên đường đi vì các tài liệu có thể được ký và truyền trực tuyến ngay lập tức thay vì phải được in, ký tên thực tế, quét và gửi qua email, hoặc trả lại qua đường bưu điện.
Phá vỡ quản lý giao dịch kỹ thuật số (DTM)
Công nghệ DTM tạo ra các chữ ký kỹ thuật số có độ an toàn và xác thực cao, khiến chúng có hiệu lực pháp lý cao hơn so với chữ ký truyền thống. Hơn nữa, vì dựa trên nền tảng đám mây, DTM cho phép doanh nghiệp truy cập các tài liệu chính và kinh doanh mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.
Lợi ích quản lý giao dịch kỹ thuật số
DTM mang lại lợi ích cho các tổ chức bằng cách giảm thời gian giao dịch và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tiêu chuẩn công nghiệp cho DTM được gọi là xDTM, và nó có các yêu cầu về quyền riêng tư, bảo mật, tính phổ quát, khả năng mở rộng, tính sẵn sàng, khả năng thực thi, tính mở và tuân thủ. Giám đốc thông tin (CIO) và giám đốc điều hành từ các công ty như DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel và UPS giúp quản lý tiêu chuẩn này. DTM yêu cầu các chuyên gia trong ngành tạo ra và thực hiện các thực tiễn tốt nhất cho các học viên trong các lĩnh vực khác nhau, từ bác sĩ, luật sư đến nhân viên chính phủ. Ví dụ: khi DTM được sử dụng trong cài đặt chăm sóc sức khỏe, tiêu chuẩn bảo mật có thể là tối quan trọng, trong khi về tài chính, tiêu chuẩn bảo mật có thể được thanh toán hàng đầu.
Mọi khía cạnh của một doanh nghiệp có thể gặt hái những lợi ích của DTM.
- Trong bán hàng, nó có thể được sử dụng cho các thỏa thuận bồi thường, thỏa thuận giới thiệu, đăng ký khách hàng mới và thỏa thuận điều khoản và điều kiện. Các bộ phận tài nguyên có thể sử dụng nó cho giấy tờ thuê mới, thỏa thuận không tiết lộ và hình thức trả lương., chuyển tài sản và tài khoản hưu trí. Trong CNTT, nó có thể được sử dụng để quản lý truy cập và ủy quyền bảo trì. Các đội của Chile có thể sử dụng DTM để quản lý hợp đồng và tuân thủ nội bộ. Nhân viên mua sắm có thể sử dụng nó cho đơn đặt hàng và báo cáo công việc.
Quản lý giao dịch kỹ thuật số trong thực tế
Các doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng DTM hơn nếu họ chuyển đổi các quy trình giấy hiện có của mình sang các quy trình kỹ thuật số hoàn toàn từ đầu đến cuối. Các quy trình dựa trên giấy, trong khi quen thuộc và thoải mái hơn đối với nhiều người dùng, không an toàn hoặc đáng tin cậy như một số người dùng nghĩ. Tài liệu giấy có thể bị mất, chúng không an toàn và chúng có thể khó kiểm soát. Một công ty có thể chọn triển khai DTM trong một bộ phận duy nhất hoặc triển khai nó trên toàn công ty.
DocuSign, Adobe và VASCO Data Security (trước đây là Silanis) là ba công ty lớn trong thị trường DTM. Tất cả chuyên về chữ ký số. Các công ty DTM lớn khác bao gồm Box, cung cấp lưu trữ đám mây, hợp tác nhóm và tự động hóa quy trình làm việc cho các doanh nghiệp; Fluix, nơi lưu trữ các tệp, tạo điều kiện hợp tác tài liệu và chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp kỹ thuật số, ngoài việc cung cấp chữ ký điện tử; và MiForms, giúp nhân viên thu thập dữ liệu, GPS, ảnh, mã vạch và chữ ký trong lĩnh vực này. Có một số công ty DTM khác vì vậy người dùng tiềm năng nên thực hiện so sánh chi phí và tính năng, thay đổi thường xuyên. Một số công ty phục vụ cho các doanh nghiệp nhỏ trong khi những công ty khác tập trung vào các giải pháp cấp doanh nghiệp. Một cách hữu ích của các nhà cung cấp kiểm tra là xem họ liệt kê ai là khách hàng.
