Chi phí trả trước không được ghi nhận trên báo cáo thu nhập ban đầu. Thay vào đó, chi phí trả trước ban đầu được ghi lại trên bảng cân đối kế toán, và sau đó, khi lợi ích của chi phí trả trước được thực hiện, hoặc khi chi phí phát sinh, nó được ghi nhận trên báo cáo thu nhập.
Khi một công ty trả trước một khoản chi phí, nó được ghi nhận là một tài sản trả trước trên bảng cân đối kế toán, với một mục nhập đồng thời được ghi lại làm giảm tiền mặt của công ty (hoặc tài khoản thanh toán) bằng cùng một số tiền. Hầu hết các chi phí trả trước xuất hiện trên bảng cân đối kế toán như một tài sản hiện tại, trừ khi chi phí không được phát sinh cho đến sau 12 tháng, đây là một điều hiếm gặp.
Sau đó, khi chi phí phát sinh, tài khoản chi phí trả trước được giảm theo số tiền chi phí và chi phí được ghi nhận trên báo cáo thu nhập của công ty trong giai đoạn phát sinh.
Bảo hiểm có được coi là chi phí trả trước không?
Một trong những hình thức phổ biến hơn của chi phí trả trước là bảo hiểm, thường được trả trước. Ví dụ, Công ty ABC trả phí bảo hiểm $ 12.000 cho bảo hiểm trách nhiệm của giám đốc và cán bộ cho năm tới. Công ty trả tiền cho chính sách trả trước và sau đó mỗi tháng thực hiện một mục điều chỉnh để tính đến chi phí bảo hiểm phát sinh. Mục nhập ban đầu, nơi chúng tôi ghi nợ tài khoản chi phí trả trước và ghi có vào tài khoản được sử dụng để thanh toán chi phí, như sau:
Sau đó, sau một tháng, công ty thực hiện một mục điều chỉnh cho bảo hiểm được sử dụng. Công ty thực hiện ghi nợ vào tài khoản chi phí phù hợp và ghi có vào tài khoản chi phí trả trước để giảm giá trị tài sản. Khoản điều chỉnh hàng tháng cho Công ty ABC sẽ là 12.000 đô la chia cho 12 tháng, hoặc 1.000 đô la một tháng. Mục điều chỉnh vào cuối mỗi tháng sẽ xuất hiện như sau:
Thuê như một khoản chi trả trước?
Các doanh nghiệp có thể trả trước tiền thuê hàng tháng trước để được giảm giá, hoặc có lẽ chủ nhà yêu cầu trả trước theo tín dụng của người thuê nhà. Dù bằng cách nào, giả sử Công ty XYZ đang trả trước cho không gian văn phòng trước sáu tháng, tổng cộng là 24.000 đô la. Mục nhập ban đầu như sau:
Sau đó, khi mỗi tháng kết thúc tài khoản thuê trả trước, trên bảng cân đối kế toán, sẽ bị giảm bởi số tiền thuê hàng tháng, là 24.000 đô la chia cho sáu tháng, hoặc 4.000 đô la mỗi tháng. Đồng thời, công ty ghi nhận chi phí cho thuê là 4.000 đô la trên báo cáo thu nhập. Do đó, mục điều chỉnh hàng tháng sẽ xuất hiện như sau:
Chi phí trả trước khác
Các chi phí bổ sung mà một công ty có thể trả trước bao gồm lãi và thuế. Tiền lãi trả trước có thể phát sinh khi một công ty thực hiện thanh toán trước ngày đáo hạn. Trong khi đó, một số công ty nộp thuế trước khi đến hạn, chẳng hạn như khoản thanh toán thuế ước tính dựa trên những gì có thể đến hạn trong tương lai. Các chi phí trả trước ít phổ biến khác có thể bao gồm tiền thuê thiết bị hoặc tiện ích.
Ví dụ, xem xét Công ty Build Inc. đã thuê một thiết bị cho công việc xây dựng. Công ty đã trả 1.000 đô la vào ngày 1 tháng 4 năm 2019, để thuê một thiết bị cho một công việc sẽ được thực hiện trong một tháng. Công ty sẽ nhận ra giao dịch ban đầu như sau:
Sau đó, khi thiết bị được sử dụng và chi phí thực tế phát sinh, công ty sẽ thực hiện các mục sau để giảm tài khoản tài sản trả trước và có chi phí cho thuê xuất hiện trên báo cáo thu nhập:
Bất kể đó là bảo hiểm, tiền thuê nhà, tiền điện nước hay bất kỳ chi phí nào khác được trả trước, nó sẽ được ghi lại trong tài khoản tài sản trả trước thích hợp. Sau đó, vào cuối mỗi kỳ hoặc khi chi phí thực sự phát sinh, nên thực hiện một mục điều chỉnh để giảm tài khoản tài sản trả trước và ghi nhận (tín dụng) chi phí thu nhập phù hợp, sau đó sẽ xuất hiện trên báo cáo thu nhập.
Tại sao chi phí trả trước ban đầu không phải trên Báo cáo thu nhập?
Chi phí trả trước không được bao gồm trong báo cáo thu nhập theo Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Cụ thể, nguyên tắc khớp GAAP, đòi hỏi kế toán dồn tích. Kế toán dồn tích đòi hỏi doanh thu và chi phí phải được báo cáo trong cùng thời gian phát sinh bất kể khi nào tiền mặt hoặc tiền trao đổi. Đó là, chi phí nên được ghi lại khi phát sinh. Do đó, chi phí trả trước không được ghi nhận trên báo cáo thu nhập khi được thanh toán, vì chúng chưa được phát sinh.
