Một sổ cái chung hoạt động như một bản ghi của tất cả các tài khoản và giao dịch của họ. Cân bằng sổ cái liên quan đến việc trừ tổng số các khoản ghi nợ khỏi tổng số tín dụng. Để tính toán chính xác các khoản tín dụng và ghi nợ, trước tiên phải hiểu một số quy tắc.
Cách tính số dư
Để bắt đầu, hãy nhập tất cả các tài khoản ghi nợ ở bên trái của bảng cân đối kế toán và tất cả các tài khoản tín dụng ở bên phải. Bao gồm số dư cho mỗi. Xem xét tài khoản ghi nợ nào mỗi giao dịch ảnh hưởng và liệu cuối cùng nó tăng hay giảm tài khoản đó. Chẳng hạn, nó có làm giảm hàng tồn kho hay tăng tiền mặt không? Cuối cùng, tính toán số dư cho từng tài khoản và cập nhật bảng cân đối.
Khi bạn đã hoàn thành, hãy kiểm tra các khoản ghi nợ bằng nhau để đảm bảo các cuốn sách được cân bằng. Một cách khác để đảm bảo các cuốn sách được cân bằng là tạo số dư dùng thử. Điều này có nghĩa là liệt kê tất cả các tài khoản vào sổ cái và số dư của từng khoản ghi nợ và tín dụng. Khi số dư được tính cho cả các khoản ghi nợ và tín dụng, hai khoản phải khớp. Nếu các số liệu không giống nhau, một cái gì đó đã bị bỏ lỡ hoặc tính toán sai và các cuốn sách không được cân bằng.
Các quy tắc quan trọng cần tuân theo
Đầu tiên, các khoản ghi nợ cuối cùng phải bằng tín dụng. Mặc dù điều này ban đầu có thể gây nhầm lẫn và có thể chỉ đơn giản là sử dụng số dương và số âm để tính toán cho các giao dịch, cuối cùng, mối quan hệ ghi nợ và tín dụng thể hiện chính xác hơn những gì xảy ra trong kinh doanh.
Thứ hai, các khoản nợ làm tăng tài sản, chi phí và tài khoản cổ tức trong khi các khoản tín dụng làm giảm chúng. Có thể hữu ích khi sử dụng DEAD ghi nhớ để ghi nhớ điều này: Nợ tăng chi phí, tài sản và cổ tức.
Thứ ba, điều ngược lại đúng với các tài khoản nợ, doanh thu và vốn chủ sở hữu. Tín dụng tăng những điều này trong khi các khoản nợ giảm chúng. Việc ghi nhớ mối quan hệ này là GIRLS: các tài khoản tăng là Lợi nhuận, Thu nhập, Doanh thu, Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu của Cổ đông.
Bởi vì những điều này có tác động ngược lại đối với các tài khoản bổ sung, cuối cùng các khoản tín dụng và ghi nợ bằng nhau và chứng minh rằng các tài khoản được cân bằng. Mọi giao dịch có thể được mô tả bằng định dạng ghi nợ / tín dụng và sách phải được giữ cân bằng để mọi khoản ghi nợ được khớp với tín dụng tương ứng.
Thực hành kế toán
Phần mềm kế toán như QuickBooks, FreshBooks và Xero rất hữu ích cho việc cân bằng sách, vì các chương trình đó tự động đánh dấu bất kỳ lĩnh vực nào thiếu tín dụng hoặc ghi nợ tương ứng. Hầu hết các công ty sẽ có một kế toán viên nội bộ, người sẽ xử lý tất cả những việc này cho bạn, nhưng nếu bạn đang tự xử lý tài chính của mình thì nên chạy các số quan trọng thông qua một nhà tư vấn kế toán bên ngoài như Kế toán viên công chứng (CPA) hoặc Đăng ký Đại lý (EA).
Một khoản ghi nợ không có tín dụng tương ứng được gọi là ghi nợ lơ lửng. Điều này có thể xảy ra khi một mục ghi nợ được nhập vào bên tín dụng hoặc khi một công ty được mua nhưng giao dịch đó không được ghi lại. Tương tự, một vé tín dụng có thể được nhập vào sổ cái khi gửi tiền, nhưng nó cần một vé ghi nợ bù đắp, cùng một lúc hoặc ngay sau đó, để cân bằng sổ sách.
