Thanh toán Per Diem là gì?
Các khoản thanh toán cho mỗi diem là các khoản phụ cấp hàng ngày được trả cho nhân viên để trang trải chi phí phát sinh trong khi đi công tác. Chi phí kinh doanh thường bao gồm chỗ ở, vận chuyển, thực phẩm và bất kỳ chi phí ngẫu nhiên nào khác. Per diem, thuật ngữ tiếng Latin có nghĩa là "mỗi ngày" có thể nói đến một hệ thống lương thưởng cơ cấu, trong đó một nhân viên được trả lương theo ngày, trái ngược với mỗi giờ hoặc mỗi tháng.
Chìa khóa chính
- Các khoản thanh toán cho mỗi diem là các khoản phụ cấp hàng ngày được trả cho nhân viên để trang trải các chi phí phát sinh trong khi đi công tác. Các khoản thanh toán diem rất hữu ích khi nhân viên thanh toán các chi phí kinh doanh hàng năm như ăn ở, ăn uống, đi lại, v.v. thẻ tín dụng của công ty, bảo hiểm chi phí toàn bộ hoặc một phần hoặc lãi suất cố định hàng ngày. Các công ty hầu hết sử dụng tỷ lệ tiêu chuẩn do chính phủ liên bang quy định làm hướng dẫn cho mỗi diem của họ.
Hiểu về thanh toán theo Diễm
Các khoản thanh toán trên mỗi diem rất hữu ích cho một số vai trò công việc đòi hỏi phải đi lại nhiều, khiến nhân viên phải trả các chi phí kinh doanh hàng năm như chỗ ở, bữa ăn, du lịch, v.v. Các công ty có các hệ thống khác nhau để chi trả cho các chi phí này:
- Thẻ tín dụng của công ty: Một số công ty phát hành thẻ tín dụng cho nhân viên của họ. Điều này cho phép họ thanh toán ngay lập tức cho các chi phí kinh doanh trong khi làm việc mà không phải chịu bất kỳ chi phí nào. Bảo hiểm chi phí toàn bộ hoặc một phần: Mặc dù một số công ty chi trả toàn bộ chi phí nhân viên, một số công ty chỉ cung cấp các khoản thanh toán cho mỗi diem cho các chi phí một phần, đặc biệt cho những thứ như nhà ở, thực phẩm và du lịch. Số tiền cố định: Nhiều tập đoàn cung cấp cho nhân viên của họ một tỷ lệ cố định hàng ngày cụ thể. Nhân viên dự kiến sẽ chi trả toàn bộ hoặc một phần chi phí của họ với mỗi diem này.
Mỗi khoản thanh toán diem cũng đề cập đến cấu trúc bồi thường mà một số công nhân nhận được. Công nhân trên một cấu trúc diem nhận tiền lương của họ theo ngày hoặc theo số lượng công việc được thực hiện. Những loại công nhân này thường theo hợp đồng tạm thời hoặc ngắn hạn, trái ngược với công việc toàn thời gian. Nhân viên y tế và giáo viên thay thế là những ví dụ về công nhân theo lịch thanh toán mỗi diem.
Cân nhắc đặc biệt
Per diems cho hầu hết các nhân viên chính phủ liên bang được thiết lập bởi Cơ quan quản lý dịch vụ tổng hợp Hoa Kỳ (GSA). Các công ty có chính sách thanh toán cho mỗi diem cho chi phí kinh doanh sử dụng tỷ lệ liên bang trên mỗi diem này làm hướng dẫn. Giá tiêu chuẩn cho cả du lịch trong nước và quốc tế có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 mỗi năm. Mặc dù mức giá do chính phủ Hoa Kỳ quy định dựa trên chi phí sinh hoạt trong thành phố của công ty, nhưng nó có thể đặt mức giá cao hơn hoặc thấp hơn mức tiêu chuẩn.
Mỗi khoản thanh toán diem lớn hơn tỷ lệ tiêu chuẩn yêu cầu nhân viên trả thuế cho số tiền vượt quá. Khoản thanh toán vượt mức được bao gồm trong Hộp 12 của Mẫu W-2. Việc không nộp báo cáo chi phí kinh doanh với người sử dụng lao động trong vòng 60 ngày thường dẫn đến việc thanh toán thuế trên toàn bộ tiền giải ngân.
Nhân viên được yêu cầu phải trả thuế cho bất kỳ số tiền nào so với tỷ lệ tiêu chuẩn trên mỗi diem.
Các khoản thanh toán cho mỗi diem không phải là một phần tiền lương của nhân viên nếu khoản thanh toán bằng hoặc thấp hơn tỷ lệ liên bang trên mỗi diem và nhân viên đưa ra một báo cáo chi phí kinh doanh cho chủ nhân của mình. Các khoản thanh toán thường được tính là thu nhập không chịu thuế cho nhân viên và được hiển thị tách biệt với thu nhập chịu thuế trên Mẫu W-2. Báo cáo chi phí kinh doanh phải được nộp cho người sử dụng lao động trong vòng 60 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến đi và phải ghi chi tiết mục đích của chuyến đi, ngày và địa điểm, cùng với biên lai cho các chi phí được chi trả.
Per Diems cho các cá nhân tự làm chủ
Các cá nhân tự làm việc chỉ có thể sử dụng tỷ lệ trên mỗi diem cho chi phí bữa ăn. Giống như các nhân viên khác, những người tự làm việc phải lưu giữ hồ sơ báo cáo chi phí cho biết ngày, địa điểm và mục đích của chuyến công tác. Giữ biên lai cũng có thể được yêu cầu, mặc dù trong trường hợp họ không có, vẫn nên giữ chúng.
Các loại thanh toán Per Diem
Các công ty xử lý mỗi thanh toán diem khác nhau. Như đã lưu ý ở trên, họ có thể phát hành thẻ tín dụng, chi trả toàn bộ hoặc một phần chi phí, đưa ra mức giá cố định hoặc yêu cầu nhân viên trang trải chi phí ra khỏi túi để hoàn trả vào một ngày sau đó.
Mỗi khoản thanh toán diem có thể chi trả toàn bộ hoặc một phần chi phí kinh doanh. Các công ty có thể sử dụng tỷ lệ trên mỗi diem cho chỗ ở và bữa ăn, hoặc tỷ lệ trên mỗi diem để chỉ bao gồm các bữa ăn. Chẳng hạn, một phần cho mỗi diem, có thể tổng cộng 100 đô la chỉ để chi trả cho các bữa ăn, trong khi chi phí ăn ở và các sự cố được trả hết tiền túi. Một số công ty thực hiện thanh toán cho mỗi diem bằng cách thực hiện kiểm tra cho nhân viên như một dấu hiệu cho thấy nó tách biệt với thu nhập của nhân viên.
Giá cố định
Một doanh nghiệp thực hiện một phương pháp cố định cho mỗi diem cho chi phí kinh doanh thường trả cho nhân viên một khoản cố định mỗi ngày. Ví dụ: một khoản thanh toán cho mỗi diem cho một nhà tư vấn công nghệ thông tin (CNTT) làm việc trong tuần ở một thành phố khác có thể là 200 đô la mỗi ngày. 100 đô la cho nhà ở, 50 đô la cho thực phẩm và 50 đô la cho chi phí phát sinh.
Chi phí ngẫu nhiên là chi phí không được xác định cụ thể nhưng được xác định theo quyết định của người lao động. Chi phí ngẫu nhiên có thể bao gồm chi phí vận chuyển, dịch vụ giặt ủi, internet, dịch vụ phòng, tiền boa cho máy chủ, v.v. Nếu một nhân viên sử dụng xe hơi cá nhân của mình trong một chuyến công tác, họ sẽ được hoàn trả theo tỷ lệ hoàn trả theo dặm của Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS), một mức giá tùy chọn được sử dụng để tính chi phí khấu trừ khi vận hành phương tiện cho mục đích kinh doanh.
Chi phí bỏ túi
Trong trường hợp nhân viên được yêu cầu thanh toán chi phí trả trước và tự mình, các công ty thường yêu cầu họ gửi yêu cầu bồi thường. Nếu các khiếu nại được chấp thuận cho các chi phí tự trả, các công ty sẽ hoàn trả cho nhân viên của họ các chi phí kinh doanh. Phương pháp này tốn nhiều thời gian hơn, vì nó yêu cầu nhân viên xem xét các yêu cầu và biên lai, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu hoàn trả và phát hành thanh toán cho nhân viên.
Lợi ích của thanh toán Per Diem
Các công ty sử dụng thanh toán trả trước cho mỗi diem và / hoặc thẻ tín dụng của công ty giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và rắc rối trong việc giữ và nộp biên lai. Nếu khoản thanh toán đã được chi trả cho mỗi diem và chi phí thấp hơn số tiền trên mỗi diem, khoản thanh toán được phê duyệt mà không cần chứng từ. Nếu chi phí bữa ăn được phân bổ của nhân viên là 100 đô la mỗi ngày, bất kỳ số tiền chi tiêu bằng hoặc dưới 100 đô la cho thực phẩm mỗi ngày không cần biên lai kinh doanh. Tuy nhiên, nhân viên chi trên số tiền này cho thực phẩm, biên lai sẽ cần phải được nộp cho bộ phận nhân sự (HR) của anh ấy hoặc cô ấy.
Điều gì xảy ra với bất kỳ số tiền vượt quá? Nhân viên có thể giữ số tiền chưa được sử dụng. Điều này có thể phục vụ như một động lực cho chi tiêu tiết kiệm cho các nhân viên muốn tiết kiệm một số tiền.
