Hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Hàng tồn kho vĩnh viễn là một phương pháp kế toán hàng tồn kho ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho ngay lập tức thông qua việc sử dụng hệ thống điểm bán hàng được vi tính hóa và phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp. Hàng tồn kho vĩnh viễn cung cấp một cái nhìn rất chi tiết về những thay đổi trong hàng tồn kho với báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn kho trong kho, và phản ánh chính xác mức độ hàng hóa trong tay. Trong hệ thống này, một công ty không nỗ lực trong việc lưu giữ hồ sơ tồn kho chi tiết của sản phẩm; thay vào đó, mua hàng hóa được ghi lại như một khoản ghi nợ vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho. Thực tế, giá vốn hàng bán bao gồm các yếu tố như chi phí nhân công và vật liệu trực tiếp và chi phí trực tiếp của nhà máy.
Một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn được phân biệt với hệ thống kiểm kê định kỳ, một phương pháp trong đó một công ty duy trì hồ sơ về hàng tồn kho của mình bằng cách đếm vật lý theo lịch trình thường xuyên.
Tồn kho vĩnh viễn
Hiểu về hàng tồn kho vĩnh viễn
Một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn vượt trội hơn hệ thống kiểm kê định kỳ cũ bởi vì nó cho phép theo dõi ngay lập tức mức bán hàng và hàng tồn kho cho các mặt hàng riêng lẻ, giúp ngăn chặn hàng tồn kho. Hàng tồn kho vĩnh viễn không cần phải được điều chỉnh thủ công bởi kế toán của công ty, ngoại trừ mức độ không đồng ý với số lượng hàng tồn kho vật lý do mất mát, vỡ hoặc trộm cắp.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ hoạt động như thế nào
Một hệ thống điểm bán thúc đẩy sự thay đổi về mức tồn kho khi hàng tồn kho giảm và chi phí bán hàng, một tài khoản chi phí, được tăng lên bất cứ khi nào bán được thực hiện. Báo cáo hàng tồn kho được truy cập trực tuyến bất cứ lúc nào, giúp quản lý mức tồn kho dễ dàng hơn và tiền mặt cần thiết để mua thêm hàng tồn kho. Một hệ thống định kỳ yêu cầu quản lý ngừng kinh doanh và đếm vật lý trước khi đăng bất kỳ mục kế toán nào. Các doanh nghiệp bán các mặt hàng đô la lớn, chẳng hạn như đại lý xe hơi và cửa hàng trang sức, phải thường xuyên đếm hàng tồn kho, nhưng các công ty này cũng duy trì một hệ thống điểm bán. Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện thường xuyên để ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản, không duy trì mức tồn kho trong hệ thống kế toán.
Chìa khóa chính
- Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn theo dõi việc bán sản phẩm ngay lập tức thông qua việc sử dụng hệ thống điểm bán. Phương pháp kiểm kê vĩnh viễn không cố gắng duy trì số lượng sản phẩm vật lý. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn trái ngược với hệ thống kiểm kê định kỳ, trong đó tính lại số lượng sản phẩm được sử dụng trong lưu trữ hồ sơ.
Bao thanh toán về số lượng đặt hàng kinh tế
Sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn giúp công ty sử dụng số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ) dễ dàng hơn nhiều để mua hàng tồn kho. EOQ là công cụ quản lý công thức sử dụng để quyết định khi nào nên mua hàng tồn kho và EOQ xem xét chi phí để giữ hàng tồn kho, cũng như chi phí của công ty để đặt hàng tồn kho.
Ví dụ về hệ thống chi phí hàng tồn kho
Các công ty có thể chọn từ một số phương pháp để tính chi phí hàng tồn kho được giữ để bán, nhưng tổng chi phí hàng tồn kho là như nhau bằng cách sử dụng bất kỳ phương pháp nào. Sự khác biệt giữa các phương pháp là thời điểm khi chi phí hàng tồn kho được ghi nhận và chi phí hàng tồn kho được bán được đăng vào chi phí của tài khoản chi phí bán hàng. Phương thức nhập trước xuất trước (FIFO) giả định các đơn vị cũ nhất được bán trước, trong khi phương thức nhập trước xuất trước (LIFO) cuối cùng ghi lại các đơn vị mới nhất là đơn vị được bán trước. Doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình chi phí hàng tồn kho bằng cách sử dụng chi phí trung bình có trọng số hoặc tổng chi phí hàng tồn kho chia cho số đơn vị trong kho.
