Mua hàng để thanh toán là gì?
Mua để trả tiền là một hệ thống tích hợp tự động hóa hoàn toàn quy trình mua hàng hóa và dịch vụ cho một doanh nghiệp. Hệ thống đạt được tên của nó bởi vì nó xử lý tất cả các khía cạnh của việc mua lại từ việc mua hàng hóa đến thanh toán của nhà cung cấp. Những lợi ích chính của mua hàng để trả tiền là hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tăng khả năng hiển thị tài chính và mua sắm.
Hiểu về mua hàng để thanh toán
Hệ thống mua hàng trả tiền bắt đầu bằng việc trưng dụng, tiến hành mua sắm và kết thúc bằng thanh toán. Yêu cầu là quá trình chính thức yêu cầu dịch vụ, mặt hàng hoặc sản phẩm với mẫu yêu cầu mua hàng. Mua sắm xảy ra khi hàng hóa hoặc dịch vụ được nhận. Hệ thống kết thúc khi thanh toán được thực hiện.
Chìa khóa chính
- Mua hàng trả tiền là một hệ thống mua hàng hoàn chỉnh cho các doanh nghiệp từ mua hàng hóa đến thanh toán của nhà cung cấp. Mua hàng trả tiền còn được gọi là P2P, mua sắm trả tiền, mua sắm điện tử hoặc req-to-cheque. -Quá trình thanh toán được tự động hóa, tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro. Mua trả tiền không được thiết kế để tăng tốc thanh toán của nhà cung cấp vì đây không phải là lợi ích của các công ty muốn giữ tiền mặt càng lâu càng tốt. Hệ thống mua trả tiền được thiết kế để cải thiện hiệu quả và kiểm soát tài chính.
Mua để trả tiền tìm cách tối ưu hóa quy trình mua, từ đó mang lại lợi ích cho tổ chức thông qua kiểm soát tài chính và hiệu quả tốt hơn. Hệ thống tích hợp, hợp lý này giúp tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro. Một hệ thống mua hàng trả tiền thông thường bao gồm năm bước và yêu cầu để hoàn thành:
- Danh mục: Danh mục từ các nhà cung cấp ưa thích là yêu cầu đầu tiên trong hệ thống mua hàng phải trả tiền. Yêu cầu mua hàng: Khi sản phẩm đã được chọn từ danh mục, người mua sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho người quản lý thích hợp. Quy trình đặt hàng mua: Đơn đặt hàng được tạo sau khi yêu cầu mua hàng được người quản lý chấp thuận. Lập hóa đơn: Đây là một thành phần quan trọng của hệ thống mua hàng phải trả tiền vì việc xử lý hóa đơn thủ công là một quá trình tốn nhiều công sức và thời gian. Xử lý hóa đơn tự động giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc và bao gồm tính năng đối chiếu khớp với đơn đặt hàng mua hóa đơn. Thanh toán: Khi hóa đơn được phê duyệt để thanh toán, một tệp được tạo trong hệ thống tài khoản phải trả của công ty. Hóa đơn được phê duyệt dẫn đến thanh toán cho nhà cung cấp vào cuối thời gian mà nhà cung cấp đã gia hạn tín dụng.
Hệ thống mua hàng trả tiền không nhằm tăng tốc quá trình thanh toán. Mặc dù đây sẽ là một mục tiêu đáng khen ngợi, nhưng thực tế là nó sẽ không phải là ưu tiên của hầu hết các công ty bởi vì thanh toán hóa đơn nhanh hơn sẽ ảnh hưởng đến thời gian của dòng tiền của chính họ. Thay vào đó, mục tiêu của một hệ thống mua trả tiền là để cải thiện hiệu quả và kiểm soát tài chính vì các bộ phận tài chính có dữ liệu mua kịp thời trong tầm tay.
Thực tế nhanh
Hệ thống mua trả tiền là các quy trình tự động giúp giảm chi phí lao động và tăng độ chính xác.
Thực tiễn tốt nhất cho các hệ thống mua trả tiền bao gồm công nghệ vững chắc sử dụng một điểm liên lạc duy nhất, chẳng hạn như cổng nhà cung cấp, giảm độ phức tạp trong danh mục và kênh mua hàng và hỗ trợ từ quản lý cấp cao. Nó có thể cung cấp dữ liệu chính về số tiền đang được chi tiêu, sản phẩm hoặc dịch vụ nào đang được nhận và thời gian giao hàng.
