Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phương pháp định hướng quy trình, tích hợp các hệ thống được sử dụng giữa các bộ phận khác nhau của công ty, cho phép luồng thông tin dễ dàng và thống nhất dưới các điều khiển xác định, hỗ trợ bằng cách sử dụng các ứng dụng phần mềm và xác định các thực tiễn tốt nhất.
Bài viết này mô tả các công cụ được sử dụng trong ERP và đặc điểm của chúng cho các chức năng khác nhau mà chúng phục vụ. Để hiểu rõ hơn về các công cụ, hãy bắt đầu với các yêu cầu chức năng.
Những gì cần thiết từ một hệ thống ERP?
Bất kỳ hệ thống ERP về cơ bản cần phải đáp ứng các yêu cầu chức năng sau đây.
- Nó phải là một hệ thống hợp nhất, với các ứng dụng và giao diện dễ sử dụng, hoạt động trơn tru trên nhiều bộ phận với cơ sở dữ liệu chung truy cập được kiểm soát cần thiết (hoặc nhiều cơ sở dữ liệu dùng chung) có thể truy cập thông qua các ứng dụng khác nhau Tìm kiếm và báo cáo tiện ích để tạo báo cáo dựa trên nhiều ứng dụng khác nhau các tham số (như tất cả các đơn đặt hàng chưa được chuyển vào ngày hôm qua trong danh mục 'đồ chơi') Khả năng mở rộng, tùy chỉnh và tích hợp dễ dàng các mô-đun ad hoc, khi cần
Các công cụ đáp ứng các yêu cầu ERP:
Để đáp ứng nhu cầu của các yêu cầu chức năng nêu trên, các công cụ và ứng dụng sau đây được tích hợp bắt buộc vào hệ thống ERP.
Lưu trữ dữ liệu và quản lý thông tin với quy trình công việc được thiết lập trên các bộ phận và chức năng khác nhau là xương sống của bất kỳ hệ thống ERP nào. Nhiều giải pháp và công cụ có sẵn để lưu trữ dữ liệu, bao gồm cơ sở dữ liệu quan hệ từ các công ty như Oracle, Sybase, DB2 và các dịch vụ miễn phí nguồn mở như Microsoft MySQL, PostgreQuery, Apache Derby, v.v. Các công cụ quản lý thông tin khác có thể bao gồm Hệ thống quản lý nội dung (CMS) và các ứng dụng kho lưu trữ.
Tùy thuộc vào ngành và các chức năng cần thiết, cần phải chọn một chức năng phù hợp. Một nhà sản xuất có thể tìm thấy một cơ sở dữ liệu giao dịch như Oracle hoặc MySQL có liên quan hơn khi dữ liệu dựa trên giao dịch chuyển qua các trạng thái khác nhau (từ sản xuất đến hàng tồn kho để đặt hàng để bán sang trạng thái cung cấp). Mặt khác, một công ty viết nội dung trực tuyến có thể tìm thấy một hệ thống kho lưu trữ CMS với kiểm soát phiên bản phù hợp hơn với nhu cầu của họ.
Cơ sở dữ liệu hoặc kho lưu trữ có thể là một tập trung duy nhất hoặc nhiều tập hợp với luồng dữ liệu tự động từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu khác. Quy trình công việc được xác định đảm bảo di chuyển dữ liệu liền mạch. Cơ sở dữ liệu có thể được lưu trữ cục bộ hoặc từ xa hoặc thậm chí trong đám mây.
· Ứng dụng và giao diện với điều khiển cấp phép phù hợp:
Quản lý và lưu trữ dữ liệu yêu cầu truy cập chỉ đọc hoặc chỉnh sửa để xử lý dữ liệu. Khi các mặt hàng được sản xuất, chúng cần được đánh dấu là hàng tồn kho sẵn sàng. Bộ phận quản lý chứng khoán sau đó cập nhật nó như đã sẵn sàng để bán. Sau khi mua, mặt hàng nên được cập nhật đến trạng thái bán và như vậy. Để thực hiện điều này, các ứng dụng và giao diện dễ sử dụng là một phần không thể thiếu của bất kỳ hệ thống ERP nào cũng có các điều khiển và quyền được xác định. Ví dụ: một khi một mặt hàng được đánh dấu là đã bán, chỉ những người vận hành bộ phận hậu cần mới có thể cập nhật thêm, trong khi những mặt hàng từ bộ phận sản xuất hoặc hàng tồn kho chỉ có quyền truy cập.
Tương tự, đối với một công cụ viết nội dung ERP, một khi người viết gửi nội dung cho biên tập viên để xem xét, chỉ người biên tập mới có thể sửa đổi nó, để tránh mọi xung đột trùng lặp và nội dung.
Để cho phép các điều khiển, ứng dụng và giao diện dựa trên quyền như vậy được tích hợp, mọi giải pháp ERP có thể dựa trên trình duyệt, cài đặt trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng máy tính bảng / thiết bị di động. Một nhóm sản xuất tại một địa điểm cố định sẽ thích giao diện dựa trên máy tính để bàn, trong khi nhóm bán hàng liên tục di chuyển sẽ được hưởng lợi từ giao diện dựa trên trình duyệt hoặc ứng dụng di động.
Một hệ thống ERP cấu thành nhiều mô-đun và kho lưu trữ dữ liệu trong đó các cập nhật và hành động dữ liệu tuân theo trình tự được xác định hợp lý dựa trên nhu cầu kinh doanh. Điều này tạo thành quy trình công việc. Quy trình làm việc có thể được coi là tâm trí kiểm soát các chức năng khác nhau của cơ thể (lưu lượng máu, không khí, thức ăn và các vật tư khác, chuyển động bộ phận cơ thể, v.v.). Một quy trình công việc được xác định rõ ràng với quyền truy cập phù hợp ở các cấp độ khác nhau là phần cần thiết của bất kỳ giải pháp ERP nào.
Các công cụ thường được sử dụng được triển khai trong khung ERP bao gồm Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, v.v.
Cấp quản lý, cấp phòng ban, cấp nhóm hoặc tạo báo cáo cấp cá nhân là một yêu cầu quan trọng khác đối với hệ thống ERP. Nó thường có sẵn ở dạng bảng điều khiển (với chế độ xem dữ liệu thời gian thực - hiển thị thông tin như đơn đặt hàng đã nhận nhưng chưa được giao, thanh toán không thành công của tuần trước, v.v.) hoặc báo cáo có thể tùy chỉnh được tạo trong từ thông thường hoặc dữ liệu- chỉnh sửa các ứng dụng như bảng tính.
Hầu hết các công cụ báo cáo và bảng điều khiển hoạt động trong thời gian thực (hoặc có độ trễ thời gian tối thiểu). Giống như các ứng dụng được sử dụng bởi các bộ phận để cập nhật dữ liệu, các công cụ báo cáo / chế độ xem bảng điều khiển này có sẵn dưới dạng cài đặt dựa trên trình duyệt hoặc máy tính để bàn. Chúng cũng bao gồm các tính năng báo cáo cuối ngày cung cấp gửi email báo cáo với biểu đồ / biểu đồ / bảng dưới dạng tệp đính kèm Microsoft Excel hoặc Word.
· Công cụ truyền thông:
Trong bất kỳ hệ thống nào làm việc trên nhiều bộ phận, giao tiếp là bắt buộc. Hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc này bằng cách cung cấp các công cụ để tạo thư tự động dựa trên hành động, nhắn tin tức thời, trò chuyện hoặc các tính năng phát sóng chung ở cấp độ cá nhân và nhóm. Giả sử một khi một đơn đặt hàng được đánh dấu là Sẵn sàng gửi tàu, một người gửi thư tự động nên được kích hoạt cho bộ phận hậu cần để bắt đầu quá trình gửi hàng; Hoặc nếu một nhà bếp cửa hàng pizza đã phát triển một vấn đề, một thông điệp phát sóng chung có thể được gửi đến tất cả các bộ phận khác để ngừng nhận đơn đặt hàng tiếp theo.
Các chức năng nhắn tin tức thời khác (như các chức năng từ Lync, Trò chuyện hoặc Yammer) được kết hợp để cho phép liên lạc nhanh chóng và dễ dàng.
Ngoài các công cụ trên là một phần không thể thiếu của bất kỳ hệ thống ERP nào, còn có các công cụ bổ sung có thể được tích hợp trên cơ sở cần thiết:
Rất nhiều công cụ phân tích có thể được tích hợp trong hệ thống ERP cho doanh nghiệp thông minh, phân tích dự đoán, khai thác dữ liệu và phân tích liên quan. Các công cụ phân tích này được sử dụng để có được những hiểu biết có giá trị để tạo ra các quyết định kinh doanh chiến lược dựa trên dữ liệu có sẵn (như theo dõi hành vi của người tiêu dùng xung quanh việc mua sắm trong kỳ nghỉ, kết quả so sánh cho các sản phẩm trong kệ màu đỏ có doanh số cao hơn so với các sản phẩm trong kệ màu xanh, v.v.)
· Công cụ phân bổ tài nguyên & lập lịch tác vụ:
Hệ thống ERP cũng có thể tích hợp các công cụ để phân bổ nguồn lực giữa các phòng ban và nhiệm vụ (đối với các ngành sử dụng nhiều lao động). Các công cụ này hoạt động theo nguyên tắc đơn giản về thời gian xác định được thực hiện bởi một nhiệm vụ / dự án so với lịch trình sẵn có tài nguyên. Khi hoàn thành nhiệm vụ, tài nguyên được tự động gán một nhiệm vụ mới phù hợp với các kỹ năng của anh ta hoặc được đặt trong nhóm cho nhiệm vụ tiếp theo. Các công cụ có chức năng can thiệp thủ công ở cấp độ giám sát trong trường hợp một nhiệm vụ bị trì hoãn. Lợi ích bao gồm khả năng hiển thị rõ ràng về khối lượng công việc hiện tại và tương lai, sử dụng tài nguyên tối ưu, khám phá các khả năng tự động hóa, v.v.
· Các tính năng bổ sung khác: Hệ thống ERP có thể tích hợp các mô-đun cho Quản lý nguồn nhân lực, Quản lý dự án, Hệ thống theo dõi thời gian, Quản lý tài liệu, v.v., theo nhu cầu kinh doanh. Có một số lượng lớn các công cụ có sẵn cụ thể cho từng ngành và loại chức năng, và các nhà cung cấp ERP cung cấp hỗ trợ cho các khách hàng quan tâm về việc lựa chọn phù hợp nhất. Internet luôn có sẵn để tự giúp đỡ về việc nhận thông tin cần thiết.
Điểm mấu chốt:
ERP là một khung phức tạp để thực hiện và thường cần một nhà cung cấp chuyên dụng để thực hiện. Hai nút thắt lớn được xác định khi triển khai ERP là chi phí cao và việc không tuân thủ các thông lệ tốt nhất. Mặc dù chi phí có thể được giảm thiểu đến một mức độ nhất định bằng cách định giá cẩn thận các nhà cung cấp khác nhau và đánh giá các công cụ nguồn mở miễn phí, nhưng thách thức khác về thất bại do không tuân thủ các thực tiễn tốt nhất có thể được giảm thiểu bằng cách đào tạo tập trung cho nhân viên. Đánh giá đúng ở giai đoạn ban đầu, hợp tác với các nhà cung cấp có chuyên môn phù hợp và rõ ràng về các yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp triển khai hiệu quả và thành công các công cụ ERP. (Để đọc liên quan, xem "Nghiên cứu điển hình về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thành công")
