Mẫu W-9 là gì?
Biểu mẫu W-9 là biểu mẫu thuế của Sở Thuế vụ (IRS) được sử dụng để xác nhận tên, địa chỉ và số nhận dạng người nộp thuế (TIN) của một người cho mục đích tạo việc làm hoặc thu nhập khác. Xác nhận có thể được yêu cầu cho một cá nhân được xác định là công dân Hoa Kỳ hoặc một người được xác định là người nước ngoài thường trú.
Mẫu W-9 còn được gọi là Mẫu Yêu cầu Số Nhận dạng Người nộp thuế và Mẫu Chứng nhận.
Khái niệm cơ bản của mẫu W-9
Mẫu W-9 là một yêu cầu chính thức bằng văn bản chỉ cung cấp thông tin và chỉ được sử dụng cho mục đích xác nhận số nhận dạng người nộp thuế (TIN) của một người. Một thực thể được yêu cầu nộp tài liệu thông tin cho IRS, chẳng hạn như Mẫu 1099, phải có được TIN chính xác của bạn để báo cáo mọi khoản thu nhập hoặc tổn thất có thể ảnh hưởng đến tờ khai thuế liên bang hoặc thu nhập chịu thuế của bạn. Đối với hầu hết các cá nhân, TIN sẽ là số an sinh xã hội (SSN) của họ.
W-9 khác với Mẫu W-4 - thường được nhân viên cung cấp cho người sử dụng lao động trực tiếp - trong đó W-9 vốn không sắp xếp để khấu trừ bất kỳ khoản thuế nào. Bất kỳ khoản thuế bắt buộc nào dựa trên lợi nhuận liên quan đến W-9 được cung cấp là trách nhiệm của chủ sở hữu TIN được liệt kê trên tài liệu trừ khi người nộp thuế phải chịu khấu trừ dự phòng. Nếu việc giữ lại dự phòng là bắt buộc, điều này sẽ cần được lưu ý trên W-9, để thông báo chính xác cho thực thể nhận thông tin về nhu cầu giữ lại theo đó.
Chìa khóa chính
- W-9 là mẫu chính thức do IRS cung cấp cho chủ lao động hoặc các tổ chức khác để xác minh tên, địa chỉ và mã số thuế của một cá nhân nhận thu nhập. Thông tin được lấy từ mẫu W-9 thường được sử dụng để tạo 1099 mẫu thuế, được yêu cầu cho mục đích nộp thuế thu nhập. Thông tin được thu thập bởi một thực thể trên mẫu W-9 không thể được tiết lộ cho bất kỳ mục đích nào khác, theo các quy định nghiêm ngặt về quyền riêng tư.
Sử dụng thông tin W-9
Thông tin thu được trên mẫu W-9 thường được sử dụng để tạo phiên bản của Mẫu 1099. Mẫu 1099 chứa thông tin về bất kỳ thu nhập nào mà người giữ TIN có thể nhận được mà thường không được liệt kê trên W-2. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, thu nhập trả cho một người như một phần của hợp đồng; một số giao dịch bất động sản; lãi thế chấp được trả bởi một cá nhân; cổ tức trả cho một khoản đầu tư; và nhiều giao dịch tài chính khác.
IRS yêu cầu những người không được xác định là công dân Hoa Kỳ hoặc người ngoài hành tinh thường trú phải sử dụng Mẫu W-8 thích hợp thay cho mẫu W-9.
Mẫu 1099 chỉ được yêu cầu phát hành khi đạt đến ngưỡng thu nhập tối thiểu, được đặt ở mức 600 đô la vào năm 2018. Các khoản dưới ngưỡng này phải được báo cáo là thu nhập của chủ sở hữu TIN nhưng không yêu cầu mẫu 1099.
Mặc dù nhân viên được yêu cầu về mặt pháp lý để cung cấp thông tin cá nhân nhất định cho chủ lao động, quyền riêng tư của nhân viên vẫn được pháp luật bảo vệ. Chủ nhân tiết lộ thông tin cá nhân của nhân viên theo bất kỳ cách trái phép nào có thể bị truy tố hình sự và dân sự.
Hướng dẫn từng bước
Mẫu W-9 là một trong những mẫu IRS đơn giản nhất cần hoàn thành, nhưng nếu mẫu thuế khiến bạn lo lắng, đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua cách thích hợp để hoàn thành nó.
Bước 1: Nhập tên của bạn như thể hiện trên tờ khai thuế của bạn. Dễ thôi phải không?
Bước 2: Nhập tên doanh nghiệp hoặc tên "thực thể không quan tâm" của bạn, nếu khác với tên bạn đã nhập cho bước 1. Ví dụ: bạn có thể là chủ sở hữu duy nhất, nhưng vì mục đích tiếp thị, bạn không sử dụng tên cá nhân của mình làm tên tên doanh nghiệp; thay vào đó, bạn đang làm kinh doanh như một số tên khác. Bạn sẽ nhập tên đó vào đây. Đối với phần thực thể không quan tâm, nếu bạn không biết nó là gì, có lẽ bạn không phải là một. Loại thực thể không quan tâm phổ biến nhất là một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyền sở hữu duy nhất và các tập đoàn S không bao giờ được phân loại là các thực thể không quan tâm.
Bước 3: Loại thực thể kinh doanh nào của bạn để phân loại thuế liên bang: quyền sở hữu duy nhất, đối tác, công ty C, công ty S, ủy thác / bất động sản, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc khác. Kiểm tra hộp thích hợp. Nếu bạn không chắc chắn, có lẽ bạn là chủ sở hữu duy nhất, bởi vì bạn sẽ phải nộp rất nhiều giấy tờ để trở thành một trong những thực thể khác.
Bước 4: Miễn trừ. Có thể bạn sẽ để trống những ô này. Dưới đây là một vài trường hợp ngoại lệ:
- Những người được trả tiền được miễn giữ lại dự phòng, chẳng hạn như các công ty (trong hầu hết các trường hợp), có thể cần phải nhập mã vào hộp Mã người nhận thanh toán của Exemem. Hướng dẫn Mẫu W-9 liệt kê những người được trả tiền được miễn thuế, mã của họ và các loại thanh toán mà các mã này sẽ được sử dụng. Các công ty điền vào W-9 để nhận tiền lãi hoặc tiền lãi cổ tức, chẳng hạn, sẽ nhập mã mã số 5. Người được trả tiền được miễn báo cáo theo Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài (FATCA) có thể cần nhập mã vào mã hóa Miễn trừ từ mã báo cáo FATCA hộp. Cả hai hộp này sẽ không áp dụng cho nhà thầu độc lập hoặc freelancer.
Bước 5: Cung cấp địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã zip của bạn. Nếu địa chỉ nhà của bạn khác với địa chỉ doanh nghiệp của bạn thì sao? Địa chỉ nào bạn nên cung cấp trên Mẫu W-9? Sử dụng địa chỉ mà bạn sẽ sử dụng trên tờ khai thuế của bạn. Ví dụ: nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất thuê không gian văn phòng, nhưng bạn nộp tờ khai thuế bằng địa chỉ nhà của bạn, hãy nhập địa chỉ nhà của bạn trên mẫu W-9 để IRS không gặp khó khăn khi khớp 1099 với mẫu 1040 của bạn.
Bước 6: Trong bước tùy chọn này, bạn có thể cung cấp tên và địa chỉ của người yêu cầu. Bạn có thể muốn điền vào ô này để lưu hồ sơ về người mà bạn đã cung cấp mã số thuế.
Bước 7: IRS gọi phần này là Phần I, điều này khiến bạn tự hỏi tất cả những bước bạn vừa hoàn thành là gì. Tại đây, bạn phải cung cấp mã số thuế của doanh nghiệp, đây sẽ là số An sinh xã hội cá nhân (SSN) nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất hoặc số nhận dạng chủ nhân của bạn (EIN) nếu bạn là một loại hình kinh doanh khác. Bây giờ, một số quyền sở hữu duy nhất cũng có EIN, nhưng IRS thích các chủ sở hữu duy nhất sử dụng SSN của họ trên mẫu W-9. Một lần nữa, làm như vậy sẽ giúp dễ dàng khớp với bất kỳ 1099 nào bạn nhận được với tờ khai thuế mà bạn sẽ nộp theo SSN của mình.
Điều gì xảy ra nếu doanh nghiệp của bạn mới và không có EIN? Bạn vẫn có thể điền vào mẫu W-9. IRS nói rằng bạn nên đăng ký số điện thoại của mình và viết vào ứng dụng cho ứng dụng TIN trong không gian cho TIN. Bạn sẽ muốn có được số này càng nhanh càng tốt bởi vì, cho đến khi bạn làm, bạn sẽ phải chịu khấu trừ dự phòng. Bạn có thể đăng ký EIN tại trang web của IRS. Xem hướng dẫn bên dưới cho Bước 8, Phần II, để biết thêm về giữ lại dự phòng.
Bước 8: Trong Phần II, bạn phải chứng thực tính trung thực của tất cả các thông tin của bạn trước khi bạn có thể ký vào mẫu W-9. Cố ý nằm trên một hình thức thuế có thể có nghĩa là bạn sẽ phải trả tiền phạt hoặc đi tù; IRS không gây rối. Trước khi ký vào mẫu W-9, đây là những tuyên bố bạn phải chứng nhận là đúng, theo hình phạt khai man:
- Nếu bạn đang suy nghĩ về việc sử dụng số ID vay mượn, mã số thuế bị đánh cắp hoặc bị đánh cắp, hãy suy nghĩ kỹ trước khi tuyên thệ.
- Hầu hết người nộp thuế được miễn giữ lại dự phòng. Nếu bạn không biết IRS đang nói gì ở đây, có lẽ bạn được miễn. Nếu bạn không được miễn, IRS sẽ thông báo cho bạn và công ty trả tiền cho bạn cần biết vì bắt buộc phải khấu trừ thuế thu nhập từ khoản thanh toán của bạn với mức thuế suất 28% và gửi cho IRS. Ngẫu nhiên, bây giờ bạn biết một lý do chính đáng khác để không gian lận trong tờ khai thuế của mình: Bạn có thể phải nói với khách hàng trong tương lai về điều đó và điều đó có thể khiến công ty nghĩ hai lần về bạn. Mục (c) về cơ bản nói rằng nếu bạn đã từng bị giữ lại dự phòng nhưng không còn nữa, thì không ai cần biết.
- Nếu bạn là người nước ngoài thường trú, bạn rõ ràng. IRS cũng coi những người sau đây là một người Mỹ của Hoa Kỳ: một quan hệ đối tác, công ty, công ty hoặc hiệp hội được thành lập hoặc tổ chức tại Hoa Kỳ hoặc theo luật pháp Hoa Kỳ; một bất động sản trong nước; và một niềm tin trong nước. Nếu doanh nghiệp của bạn là đối tác có đối tác nước ngoài, các quy tắc đặc biệt sẽ được áp dụng; đọc về chúng trong các hướng dẫn để tạo thành W-9. Nếu bạn không phải là công dân Hoa Kỳ, bạn có thể cần điền vào mẫu W-8 hoặc mẫu 8233 thay thế.
- Có lẽ bạn sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề này, điều này có liên quan đến Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài.
Một vài điểm nữa trước khi bạn đăng nhập
Mẫu W-9 yêu cầu bạn bỏ qua mục 2 ở trên nếu bạn được IRS thông báo rằng bạn hiện đang bị khấu trừ dự phòng vì bạn đã không báo cáo tất cả tiền lãi và cổ tức trên tờ khai thuế của mình.
Bạn có thể gạch bỏ mục 2 nếu bạn điền vào Mẫu W-9 liên quan đến giao dịch bất động sản. Mục 2 không áp dụng trong trường hợp này, vì vậy sẽ không có vấn đề gì nếu bạn bị giữ lại dự phòng.
Bây giờ, nếu bạn đọc kỹ bản in trong hướng dẫn W-9, có vẻ như chỉ ra rằng hầu hết mọi người không bắt buộc phải ký vào mẫu này. Nói chung, bạn chỉ được yêu cầu ký tên nếu IRS đã thông báo cho bạn rằng trước đây bạn đã cung cấp TIN không chính xác. Tuy nhiên, về mặt kỹ thuật, người yêu cầu bạn điền vào Mẫu W-9 có thể sẽ xem xét nó không đầy đủ hoặc không hợp lệ nếu bạn chưa ký và chúc may mắn thuyết phục họ bằng cách khác.
Trả lại mẫu
Trả lại mẫu W-9 đã hoàn thành của bạn cho doanh nghiệp yêu cầu bạn điền vào. Lý tưởng nhất là bạn sẽ trực tiếp cung cấp nó để hạn chế tiếp xúc với hành vi trộm cắp danh tính, nhưng phương pháp này thường không thực tế. Thư được coi là tương đối an toàn. Nếu bạn phải gửi email biểu mẫu, bạn nên mã hóa cả tài liệu và thông điệp email của mình và kiểm tra ba lần xem bạn có địa chỉ email chính xác của người nhận trước khi gửi tin nhắn của bạn không. Các dịch vụ miễn phí có sẵn trực tuyến để giúp bạn làm điều này, nhưng hãy kiểm tra danh tiếng của họ trước khi tin tưởng tài liệu của bạn cho họ. (Để đọc liên quan, xem "Mục đích của Mẫu W-9")
