Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là một tạp chí tài chính chứa tất cả các khoản thu và giải ngân tiền mặt, bao gồm tiền gửi ngân hàng và rút tiền. Các mục trong sổ quỹ tiền mặt sau đó được đăng vào sổ cái.
Chìa khóa chính
- Sổ quỹ tiền mặt là công ty con của sổ cái chung, trong đó tất cả các giao dịch tiền mặt trong một khoảng thời gian được ghi lại. Sổ tiền mặt được ghi theo thứ tự thời gian, và số dư được cập nhật và xác minh liên tục. Có ba loại sổ tiền mặt phổ biến.: cột đơn, cột đôi và cột ba.
Sổ quỹ tiền mặt
Cách sử dụng sổ quỹ tiền mặt
Một sổ quỹ tiền mặt được thiết lập như một công ty con của sổ cái, trong đó tất cả các giao dịch tiền mặt được thực hiện trong một kỳ kế toán được ghi theo thứ tự thời gian. Các tổ chức lớn hơn thường chia sổ tiền mặt thành hai phần: tạp chí giải ngân tiền mặt ghi lại tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt và tạp chí biên lai tiền mặt, ghi lại tất cả tiền mặt nhận được vào doanh nghiệp.
Tạp chí giải ngân tiền mặt sẽ bao gồm các mục như thanh toán cho nhà cung cấp để giảm các khoản phải trả và tạp chí biên lai tiền mặt sẽ bao gồm các mục như thanh toán của khách hàng đối với các khoản phải thu hoặc tiền mặt tồn đọng.
Sổ quỹ tiền mặt so với tài khoản tiền mặt
Một cuốn sổ tiền mặt và một tài khoản tiền mặt khác nhau theo một số cách. Sổ quỹ tiền mặt là một sổ cái riêng biệt trong đó các giao dịch tiền mặt được ghi lại, trong khi tài khoản tiền mặt là một tài khoản trong sổ cái. Một cuốn sổ tiền mặt phục vụ mục đích của cả nhật ký và sổ cái, trong khi một tài khoản tiền mặt có cấu trúc như một sổ cái. Chi tiết hoặc tường thuật về nguồn hoặc sử dụng tiền được yêu cầu trong sổ quỹ tiền mặt nhưng không có trong tài khoản tiền mặt.
Có nhiều lý do tại sao một doanh nghiệp có thể ghi lại các giao dịch bằng sổ quỹ tiền mặt thay vì tài khoản tiền mặt. Số dư tiền mặt hàng ngày dễ dàng truy cập và xác định. Những sai lầm có thể được phát hiện dễ dàng thông qua xác minh và các mục được cập nhật kể từ khi số dư được xác minh hàng ngày. Với tài khoản tiền mặt, số dư thường được đối chiếu vào cuối tháng sau khi phát hành báo cáo ngân hàng hàng tháng.
Ghi vào sổ quỹ
Tất cả các giao dịch trong sổ quỹ tiền mặt đều có hai mặt: ghi nợ và tín dụng. Tất cả các khoản thu tiền mặt được ghi ở phía bên trái dưới dạng ghi nợ và tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt được ghi theo ngày ở phía bên phải dưới dạng tín dụng. Sự khác biệt giữa bên trái và bên phải cho thấy số dư tiền mặt trong tay, đây phải là số dư nợ ròng nếu dòng tiền dương.
Sổ quỹ tiền mặt được thiết lập trong các cột. Có ba phiên bản phổ biến của sổ quỹ tiền mặt: cột đơn, cột đôi và cột ba. Sổ tiền mặt một cột chỉ hiển thị các khoản thu và thanh toán bằng tiền mặt. Sổ tiền mặt hai cột hiển thị các khoản thu và thanh toán tiền mặt cũng như chi tiết về các giao dịch ngân hàng. Sổ tiền mặt ba cột hiển thị tất cả các thông tin trên cộng với thông tin về giảm giá mua hoặc bán.
Một sổ tiền mặt cột đơn điển hình sẽ có các tiêu đề cột: ngày, mô tả, tham chiếu (hoặc số folio) và số tiền. Các tiêu đề này có mặt cho cả bên trái hiển thị biên lai và cho bên phải hiển thị các khoản thanh toán. Cột ngày là ngày giao dịch.
Bởi vì sổ tiền mặt được cập nhật liên tục, nó sẽ theo thứ tự thời gian của giao dịch. Trong cột mô tả, kế toán viết một mô tả ngắn hoặc tường thuật về giao dịch. Trong cột folio tham chiếu hoặc sổ cái, kế toán nhập số tài khoản cho tài khoản sổ cái chung có liên quan. Số tiền của giao dịch được ghi lại trong cột cuối cùng.
