Thư chuyển tiền là một tài liệu được gửi bởi khách hàng, thường là một tổ chức tài chính hoặc một loại công ty khác, cho chủ nợ hoặc nhà cung cấp cùng với thanh toán để giải thích ngắn gọn về việc thanh toán để tài khoản của khách hàng được ghi có đúng. Thư chuyển tiền thường được sử dụng khi khách hàng không có tài khoản được thiết lập đầy đủ với đối tác.
Phá vỡ thư chuyển tiền
Nhiều hóa đơn được gửi qua thư để thanh toán bằng séc có các phiếu chuyển tiền, một phần của hóa đơn được đục lỗ để có thể được xé ra và gửi bằng thanh toán của khách hàng như một cách xác định thanh toán. Phiếu chuyển tiền sẽ chứa tên, địa chỉ, số tài khoản, số dư đến hạn, ngày đáo hạn và số hóa đơn của khách hàng. Phiếu chuyển tiền, giống như thư chuyển tiền, đảm bảo rằng tài khoản của khách hàng được ghi có đúng và nhà cung cấp hoặc chủ nợ giữ sổ chính xác.
Gửi thư chuyển tiền
Khách hàng có thể sử dụng thư chuyển tiền trong trường hợp không có phiếu chuyển tiền kèm theo hóa đơn hoặc hóa đơn. Khách hàng nên bao gồm thông tin trong thư chuyển tiền theo cách thủ công những gì sẽ được đưa vào phiếu chuyển tiền để nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp có thể ghi có một cách thích hợp khoản thanh toán vào tài khoản của khách hàng. Tương tự như phiếu chuyển tiền, thông tin này bao gồm tên, địa chỉ, số tài khoản, số dư đến hạn, ngày đáo hạn và số hóa đơn của khách hàng. Khách hàng cũng nên bao gồm bất kỳ thông tin cụ thể nào khác mà họ cảm thấy sẽ hữu ích cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp trong việc ghi có khoản thanh toán phù hợp.
