Hệ thống họp điện tử là gì?
Một hệ thống họp điện tử (EMS) là phần mềm nhằm kích động giải quyết vấn đề và ra quyết định trong một nhóm. Các tính năng tiêu chuẩn của hệ thống họp điện tử bao gồm động não điện tử (thường ở định dạng ẩn danh), xử lý song song, các công cụ thảo luận và bỏ phiếu. Các tính năng độc đáo của EMS khắc phục những hạn chế của các cuộc gặp mặt trực tiếp truyền thống như thiếu sự tham gia, chỉ trích và thống trị tố tụng chỉ bởi một vài thành viên.
Một cuộc họp điện tử là bất kỳ cuộc họp nào diễn ra trực tuyến. Hệ thống cuộc họp điện tử (EMS) có thể cung cấp nền tảng phần mềm để tạo điều kiện cho các cuộc họp điện tử, cho phép sự tham gia nhiều hơn từ những người lao động có thể ở xa về mặt địa lý hoặc không tham gia vào một cuộc họp công ty truyền thống.
Hiểu hệ thống họp điện tử
Hệ thống cuộc họp điện tử (EMS) khác với hệ thống cuộc họp hội nghị qua web hoặc video, mặc dù cả hai đều có một số tính năng chung và bổ sung cho nhau trong môi trường làm việc hiện đại. Một EMS cung cấp nhiều lợi thế cho các tổ chức và người dùng, chẳng hạn như giảm chi phí đi lại, tăng sự tham gia, do tính ẩn danh mà hệ thống cung cấp, ít gián đoạn hơn so với cuộc họp trong văn phòng bận rộn và sự sẵn có của người tham gia tốt hơn.
Những lợi thế này nhiều hơn bù đắp cho nhược điểm lớn của các hệ thống như vậy, đó là thiếu sự tiếp xúc cá nhân và tương tác của con người. Có những lợi thế rõ ràng để có thể đọc ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp bằng mắt khi giao tiếp với người khác. Một EMS thường chặn hoặc ít nhất là hạn chế loại tương tác này. Một nhược điểm khác của EMS là nguy cơ gián đoạn công nghệ hoặc điện tử, nếu kết nối kỹ thuật số trở nên không ổn định hoặc thậm chí không cho ra ngoài.
Chìa khóa chính
- Hệ thống họp điện tử (EMS) là một nền tảng phần mềm cung cấp không gian họp kỹ thuật số để hợp tác nhóm, giải quyết vấn đề và cung cấp phản hồi ẩn danh, trong số các tính năng khác. Hệ thống hội nghị điện tử giúp các công ty bằng cách cắt giảm chi phí đi lại và bằng cách tham gia dễ dàng hơn bởi vì mọi thứ đều ẩn danh và có thể truy cập từ bất cứ nơi nào người lao động được đặt. Một EMS không bao giờ có thể thay thế liên hệ cá nhân mà một cuộc họp truyền thống hơn có thể tạo điều kiện; một EMS cũng dễ bị tổn thương nếu một cơ sở gặp sự cố kết nối, điều này sẽ khiến việc giao tiếp trực tuyến trở nên khó khăn.
Ví dụ về hệ thống họp điện tử
Một EMS có thể được thiết kế cho các mục đích hạn chế hoặc cụ thể như đào tạo và thuyết trình bán hàng. Một ví dụ về việc sử dụng tiềm năng cho một EMS sẽ là khi một công ty có kế hoạch tung ra một sản phẩm mới và muốn thử nghiệm sự hấp dẫn tiềm năng giữa các nhân viên có kiến thức và kiến thức để đưa ra đề xuất về đề xuất này. Sử dụng một hệ thống cuộc họp điện tử, những người tham gia có thể chia sẻ ý kiến và chỉ trích không có xung đột tiềm ẩn và nhóm có thể ảnh hưởng đến phản ứng.
