Khách hàng của bạn sẽ sử dụng thông tin trên W-9 của bạn để đặt tên, tên doanh nghiệp, địa chỉ và số nhận dạng người nộp thuế (TIN) của bạn trên 1099-MISC mà họ gửi về bạn. Họ sẽ gửi một bản sao 1099-MISC cho IRS và một bản sao khác cho bạn vào cuối tháng 1, sau khi kết thúc năm thuế.
Các trường hợp khác mà bạn có thể được yêu cầu điền vào W-9 bao gồm:
- một số giao dịch bất động sản nhất định phải trả lãi hoặc từ bỏ tài sản bảo đảm của các khoản nợ cho một thỏa thuận hưu trí cá nhân (IRA)
(Để biết thêm về cách sử dụng của nó - và khi nào bạn nên đặt câu hỏi phải ký một - hãy đọc Mục đích của Mẫu W-9 .)
Hướng dẫn từng bước
Mẫu W-9 là một trong những mẫu IRS dễ hoàn thành nhất, nhưng nếu mẫu thuế khiến bạn lo lắng, đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua cách thích hợp để hoàn thành nó.
Bước 1: Nhập tên của bạn như thể hiện trên tờ khai thuế của bạn. Dễ thôi phải không?
Bước 2: Nhập tên doanh nghiệp hoặc tên "thực thể không quan tâm" của bạn, nếu khác với tên bạn đã nhập cho bước 1. Ví dụ: bạn có thể là chủ sở hữu duy nhất, nhưng vì mục đích tiếp thị, bạn không sử dụng tên cá nhân của mình làm tên tên doanh nghiệp; thay vào đó, bạn đang làm kinh doanh như một số tên khác. Bạn sẽ nhập tên đó vào đây. Đối với phần thực thể không quan tâm, nếu bạn không biết nó là gì, có lẽ bạn không phải là một. Loại thực thể không quan tâm phổ biến nhất là một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Bước 3: Loại thực thể kinh doanh nào của bạn để phân loại thuế liên bang: quyền sở hữu duy nhất, đối tác, công ty C, công ty S, ủy thác / bất động sản, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc khác. Kiểm tra hộp thích hợp. Nếu bạn không chắc chắn, có lẽ bạn là chủ sở hữu duy nhất, bởi vì bạn sẽ phải nộp rất nhiều giấy tờ để trở thành một trong những thực thể khác.
Bước 4: Miễn trừ. Có thể bạn sẽ để trống những ô này. Dưới đây là một vài trường hợp ngoại lệ:
1. Những người được trả tiền được miễn giữ lại dự phòng, chẳng hạn như các công ty (trong hầu hết các trường hợp), có thể cần phải nhập mã vào hộp Mã người nhận thanh toán của Exemem. Hướng dẫn Mẫu W-9 liệt kê những người được trả tiền được miễn thuế, mã của họ và các loại thanh toán mà các mã này sẽ được sử dụng. Các công ty điền vào W-9 để nhận tiền lãi hoặc tiền lãi cổ tức, chẳng hạn, sẽ nhập mã mã 5. 5.
2. Những người được trả tiền được miễn báo cáo theo Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài (FATCA) có thể cần phải nhập mã trong Miễn trừ mã từ hộp báo cáo mã FATCA. Cả hai hộp này sẽ không áp dụng cho nhà thầu độc lập hoặc freelancer.
Bước 5: Cung cấp địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã zip của bạn. Nếu địa chỉ nhà của bạn khác với địa chỉ doanh nghiệp của bạn thì sao? Địa chỉ nào bạn nên cung cấp trên mẫu W-9? Sử dụng địa chỉ mà bạn sẽ sử dụng trên tờ khai thuế của bạn. Ví dụ: nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất thuê không gian văn phòng, nhưng bạn nộp tờ khai thuế bằng địa chỉ nhà của bạn, hãy nhập địa chỉ nhà của bạn trên mẫu W-9 để IRS không gặp khó khăn khi khớp 1099 với mẫu 1040 của bạn.
Bước 6: Trong bước tùy chọn này, bạn có thể cung cấp tên và địa chỉ của người yêu cầu. Bạn có thể muốn điền vào ô này để lưu hồ sơ về người mà bạn đã cung cấp mã số thuế.
Bước 7: IRS gọi phần này là Phần I, điều này khiến bạn tự hỏi tất cả những bước bạn vừa hoàn thành là gì. Tại đây, bạn phải cung cấp mã số thuế của doanh nghiệp, đây sẽ là số An sinh xã hội cá nhân (SSN) nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất hoặc số nhận dạng chủ nhân của bạn (EIN) nếu bạn là một loại hình kinh doanh khác. Bây giờ, một số quyền sở hữu duy nhất cũng có EIN, nhưng IRS thích các chủ sở hữu duy nhất sử dụng SSN của họ trên mẫu W-9. Một lần nữa, làm như vậy sẽ giúp dễ dàng khớp với bất kỳ 1099 nào bạn nhận được với tờ khai thuế mà bạn sẽ nộp theo SSN của mình.
Điều gì xảy ra nếu doanh nghiệp của bạn mới và không có EIN? Bạn vẫn có thể điền vào mẫu W-9. IRS nói rằng bạn nên đăng ký số điện thoại của mình và viết vào ứng dụng cho ứng dụng TIN trong không gian cho TIN. Bạn sẽ muốn có được số này càng nhanh càng tốt bởi vì, cho đến khi bạn làm, bạn sẽ phải chịu khấu trừ dự phòng. Bạn có thể đăng ký EIN tại trang web của IRS. Xem hướng dẫn bên dưới cho Bước 8, Phần II, để biết thêm về giữ lại dự phòng.
Bước 8: Trong Phần II, bạn phải chứng thực tính trung thực của tất cả các thông tin của bạn trước khi bạn có thể ký vào mẫu W-9. Cố ý nằm trên một hình thức thuế có thể có nghĩa là bạn sẽ phải trả tiền phạt hoặc đi tù; IRS không gây rối. Trước khi ký vào mẫu W-9, đây là những tuyên bố bạn phải chứng nhận là đúng, theo hình phạt khai man:
Hầu hết người nộp thuế được miễn giữ lại dự phòng. Nếu bạn không biết IRS đang nói gì ở đây, có lẽ bạn được miễn. Nếu bạn không được miễn, IRS sẽ thông báo cho bạn và công ty trả tiền cho bạn cần biết vì bắt buộc phải khấu trừ thuế thu nhập từ khoản thanh toán của bạn với mức lãi suất cố định là 24% và gửi cho IRS., bây giờ bạn biết một lý do chính đáng khác để không gian lận trong tờ khai thuế của mình: Bạn có thể phải nói với khách hàng trong tương lai về điều đó và điều đó có thể khiến công ty nghĩ hai lần về bạn. Mục (c) về cơ bản nói rằng nếu bạn đã từng bị giữ lại dự phòng nhưng không còn nữa, thì không ai cần biết.
Nếu bạn là người nước ngoài thường trú, bạn rõ ràng. IRS cũng coi những người sau đây là một người Mỹ của Hoa Kỳ: một quan hệ đối tác, công ty, công ty hoặc hiệp hội được thành lập hoặc tổ chức tại Hoa Kỳ hoặc theo luật pháp Hoa Kỳ; một bất động sản trong nước; và một niềm tin trong nước. Nếu doanh nghiệp của bạn là đối tác có đối tác nước ngoài, các quy tắc đặc biệt sẽ được áp dụng; đọc về chúng trong các hướng dẫn để tạo thành W-9. Nếu bạn không phải là công dân Hoa Kỳ, bạn có thể cần điền vào mẫu W-8 hoặc mẫu 8233 thay thế.
Có lẽ bạn sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề này, điều này có liên quan đến Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài.
Một vài điểm nữa trước khi bạn đăng nhập
Mẫu W-9 yêu cầu bạn bỏ qua mục 2 ở trên nếu bạn được IRS thông báo rằng bạn hiện đang bị khấu trừ dự phòng vì bạn đã không báo cáo tất cả tiền lãi và cổ tức trên tờ khai thuế của mình.
Bạn có thể gạch bỏ mục 2 nếu bạn điền vào mẫu W-9 liên quan đến giao dịch bất động sản. Mục 2 không áp dụng trong trường hợp này, vì vậy sẽ không có vấn đề gì nếu bạn bị giữ lại dự phòng.
Bây giờ, nếu bạn đọc kỹ bản in trong hướng dẫn W-9, có vẻ như chỉ ra rằng hầu hết mọi người không bắt buộc phải ký vào mẫu này. Nói chung, bạn chỉ được yêu cầu ký tên nếu IRS đã thông báo cho bạn rằng trước đây bạn đã cung cấp TIN không chính xác. Tuy nhiên, về mặt kỹ thuật, người yêu cầu bạn điền vào mẫu W-9 có thể sẽ coi nó không đầy đủ hoặc không hợp lệ nếu bạn chưa ký và chúc may mắn thuyết phục họ bằng cách khác.
Trả lại mẫu
Trả lại mẫu W-9 đã hoàn thành của bạn cho doanh nghiệp yêu cầu bạn điền vào. Lý tưởng nhất là bạn sẽ trực tiếp cung cấp nó để hạn chế tiếp xúc với hành vi trộm cắp danh tính, nhưng phương pháp này thường không thực tế. Thư được coi là tương đối an toàn. Nếu bạn phải gửi email biểu mẫu, bạn nên mã hóa cả tài liệu và thông điệp email của mình và kiểm tra ba lần xem bạn có địa chỉ email chính xác của người nhận trước khi gửi tin nhắn của bạn không. Các dịch vụ miễn phí có sẵn trực tuyến để giúp bạn làm điều này, nhưng hãy kiểm tra danh tiếng của họ trước khi tin tưởng tài liệu của bạn cho họ.
Điểm mấu chốt
Cung cấp thông tin chính xác trên biểu mẫu W-9 của bạn sẽ giúp đảm bảo rằng các khoản thanh toán bạn nhận được - hoặc các giao dịch khác yêu cầu biểu mẫu này - được báo cáo chính xác cho IRS. Nếu bạn không chắc chắn về một số mặt hàng, chẳng hạn như phân loại doanh nghiệp phù hợp, hãy kiểm tra với kế toán viên hoặc cố vấn tài chính khác.
